Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Зачастую ведение журнала учета – это задача кадрового специалиста. Но где численность очень маленькая, этим занимается бухгалтер или даже сам руководитель.
В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.
Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.
Содержание:
Как оформляется книга учета — опломбирование и шнуровка
Имеет стандартную форму, но меньший размер: 9 разворотов для фиксации сведений о месте работы, 8 – для награждений. Регистрация вкладышей – бланков строгой отчётности – осуществляется точно так же в реестре, но, кроме того, в ТК ставится ещё и штамп о выдаче такого бланка.
Подобного рода реестр ведётся для учёта приобретения бланков и формуляров, т. е. новых ТК и вкладышей, которые были получены от производителей или распространителей, и выдачи их сотрудникам.
Кроме того, совершенно очевидно, что разнообразие реальных жизненных ситуаций, возникающих при ведении трудовых книжек, не может быть учтено и регламентировано никакими подробными правилами и инструкциями.
Печать является сложной, т. к. в ней присутствуют очевидные недостатки: проблемы в изготовлении, большой объем, хрупкость. Тип пломбы, используемый на практике, с точки зрения законодательства не установлен.
Предназначение журнала регистрации трудовых книжек ясно из названия документа: он необходим, чтобы отслеживать все перемещения документа внутри предприятия-работодателя. Согласно пунктам 40–41 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» (Постановление Правительства России №225 от 16 апреля 2003 года) указанный журнал относится к числу обязательных для ведения документов.
В законодательстве отсутствует исчерпывающий список, в котором отражены все совершаемые операции с трудовыми книжками.
Работодатель, официально нанимающий сотрудника, в соответствии с нормами российского права должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке или (при её отсутствии) завести для работника новую.
Когда журнал записи документов отсутствует – это плохо. Придется платить штрафы, если инспекторы по труду обнаружат нарушения. Наступают санкции по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.
Скачать бесплатно образец книги. Сколько она хранится? Как ее правильно пронумеровать, прошить и опломбировать? Порядок учета в кадровом отделе. Заполнение титульного листа и других страниц.
Пример заполнения книги учета трудовых книжек
Реестр должен быть прошит, по месту прошивки на тыльной странице наклеивается лист бумаги, на котором находится заверительная надпись и подпись ответственного лица, как правило, руководителя предприятия.
Нельзя произвольно записывать информацию. Нужно придерживаться правил заполнения кадровой документации.
Статья рассказывает, как выглядит образец для заполнения книги учета движения трудовых книжек, и разъясняет нюансы заполнения журнала.
Книга учета и движения трудовых книжек и дополнительных вкладышей в них заверяется специальной пломбой. Нужна контрольная пломба, чтобы надежно заверить тетрадь учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Общие правила учета кадровой документации
В журнал, или книгу, движения трудовых книжек вносятся как заведённые ранее документы, так и выданные человеку, в первый раз устраивающемуся на работу, а также дубликаты утерянных документов. В идеале в нём должны содержаться сведения обо всех книжках, имеющих хождение внутри предприятия.
После неправильной записи сделать приписку: «Запись за номером таким-то считать недействительной», после чего вносится верная запись.
На предприятии допускается наличие только одного журнала учета трудовых книжек. Существует строгий порядок учета и хранения трудовых книжек:
- Все приходно-расходные операции в отношении подконтрольных ответственному лицу документов должны быть внесены в хронологическом порядке.
- В самом начале ведения хозяйственной деятельности работодатель должен купить, а затем прошить книгу учета. После того, как тетрадь прошивают, ее нужно опломбировать.
- Приходно-расходная книга должна иметь только пронумерованные листы. Их замена в дальнейшем категорически не допускается.
- Заполнение журнала в электронном виде не допускается. Причина: любая приходно-расходная операция подтверждается подписью. Сделать же это в электронном виде возможности нет.
- Зачастую покупают уже готовый бланк – журнал, напечатанный в типографии. Но правила ведения и хранения трудовых книжек не запрещают купить обычную тетрадь, скачать в интернете образец заполнения и далее вести его самостоятельно. Если нужна книга для учета движения трудовых книжек скачать можно любой актуальный бланк, но при этом важно учесть, что тетрадь будет храниться очень долго и поэтому нужно позаботиться о плотной обложке.
- Каких либо правил как прошить книгу нет. Поэтому это можно сделать даже старым проверенным способом, используя плотные нитки, конца которых завязываются и далее на них накладывается пломба. Сзади прошивка фиксируется подписью руководителя и печатью. Также указывается дата введения книги в оборот.
- Обязателен титульный лист. На нем указываются данные организации, а также начало внесения данных в бланк. Если вдруг тетрадь закончилась или организация была ликвидирована, то на титульном листе должна быть сделана отметка об этом, а также должна значиться дата завершения внесения данных.
После неправильной записи сделать приписку: «Запись за номером таким-то считать недействительной», после чего вносится верная запись.
Преимущество на данный момент в том, что каких-либо изменений в правила заполнения не вносится и поэтому многие годы они остаются прежними.
В «ЦОК» можно получить профобразование по бухгалтерской, кадровой, финансовой тематике. Обучение происходит на онлайн-площадке, полностью удаленно.
Кто назначает ответственное лицо?
Формально ведение рукописной книги учёта трудовых книжек не является нарушением, однако значительно легче (как для ответственного сотрудника, так и для проверяющих), если она будет заполняться в электронном виде. Унифицированную форму журнала можно бесплатно скачать, воспользовавшись приведённой в последнем параграфе ссылкой.
Бесплатно скачать книгу (журнал) движения трудовых книжек в удобном для печати, заполнения и редактирования формате DOC, совместимом с большинством текстовых редакторов, можно по ссылке ниже.
Административные взыскания в виде штрафных санкций накладываются на предприятие, если приходно-расходный реестр не заведён, а также если были нарушены правила внесения записей в реестр.
Заполнением документа занимается специалист, работающий в кадровой службе. Это может быть главный кадровик, его подчиненный, а также любое уполномоченное лицо.
Принято считать, что основной документ о стаже может быть у работника в единственном экземпляре на протяжении всей его деятельности. Но случаются исключения из этого правила. Из статьи вы узнаете, можно ли завести новую трудовую книжку.
Необходимо учитывать, что выдавать книжки можно только по письменному заявлению сотрудника. При порче или утере по вине работника кадровик не понесет ответственности.
При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.
Записи делаются каждый раз, когда в организацию устраивается новый работник. Нужно быть предельно внимательным при оформлении книги учета трудовых книжек. Ведь ошибки при оформлении означают, что компании придется выплатить штраф.
Номер приказа о приеме на работу или номер иного документа, в соответствии с которым соискатель устраивается на новую должность.
Заверяется исключительно работодателем, несмотря на то, что записи будет заносить делопроизводитель или специалист по кадрам.
Сотрудник кадровой службы, допустивший ошибку, может в скобках после неверной записи оставить следующую строчку: «запись недействительна». И в месте, ниже неверной записи указать верный вариант. При этом неверную информацию зачеркивать не стоит.
Трудовая книжка хранится в отделе кадров предприятия с момента оформления сотрудника до его увольнения.
Постановлением Правительства еще в 2003 году было определено, что ведение книги учета движения трудовых книжек является обязательным для любой организации. Несоблюдение данного правила будет расценено контролирующими органами как нарушение основных норм законодательства.
Бланк Книги учета движения трудовых книжек
Прошивать следует шнурком, суровой нитью или обычными нитками за No10, сложенными в несколько раз. Сначала нитки продеваются в крайние два отверстия с задней стороны на титульный лист, затем оба конца продевают обратно к задней стороне через центральное отверстие. Завязывается прочный узел на обратной стороне книги, концы нужно ровно обрезать, оставив 5-7 см.
Последняя страница содержит подпись ответственного лица либо руководителя организации. Журнал учета должен быть опечатан сургучной либо пленочной печатью, в соответствии с ГОСТом.
Согласно общему порядку, установленному в законодательных нормах, во время прихода сотрудника на рабочее место он отдает трудовую книжку в отдел кадров. После этого работодатель вносит в документ соответствующую запись, подтверждающую факт приема в штат. Если ранее специалист нигде не работал, работодатель заводит на него трудовую книжку, а потом заполняет ее.
Несмотря на то что журнал учета имеет строгую структуру, единого правила оформления для данного документа нет. Несмотря на это, процедура регистрации трудовых книжек структурирована.
Книга учета движения трудовых книжек должна быть в каждой организации. Дополнить документ можно необходимыми разделами, если стандартных для заполнения недостаточно.
Ведение Книги учета поручают кадровой службе. В небольших компаниях, в которых отсутствует кадровая служба, обязанности кадровиков возложены непосредственно на руководителя.
Ответа на вопрос о прошивке этот документ не содержит. Однако в любом случае кончики шнура должны быть свободными, чтобы провести опломбирование или установить печать.
Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников. После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.
Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.