Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт сожжения документов с истекшим сроком хранения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Только после этого можно приступать к последнему этапу. После окончания процедуры факт ее завершения фиксируется экспертной комиссией, что подтверждается соответствующей отметкой.
Процесс предусматривает проведение экспертной оценки ценности, при которой комиссия отбирает, систематизирует, оформляет дела, списывает и архивирует их. После этого составляется акт на списание, он утверждается в государственном архиве и происходит фактическое уничтожение бумаг.
Содержание:
Процесс уничтожения документов
На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны:
- заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
- годы;
- количество дел или листов;
- сроки хранения;
- в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.
Экспертной комиссии в бланк акта об уничтожении документов следует включить следующие сведения:
- данные об организации (можно использовать фирменный бланк организации);
- данные об оформляемом бланке — номер, дата, название, заголовок;
- данные о месте оформления — название населенного пункта;
- документ, служащий основанием для проведения проверки экспертной комиссией, например, приказ руководителя;
- состав экспертной комиссии — перечень всех членов с выделением среди них председателя;
- результаты, полученные в ходе проверки — список документов, подлежащих уничтожению, перечень может быть оформлен в виде таблицы, образец которой можно посмотреть в бланке, представленном для бесплатного скачивания ниже;
- количество дел и документов, подлежащих уничтожению (цифрами и прописью);
- подпись председателя комиссии и всех ее членов;
- подпись руководителя.
Каждый документ имеет свой срок хранения, в течение этого периода его нельзя уничтожать, а следует хранить надлежащим образом. Документ может быть запрошен контролирующими органами. Архивное законодательство устанавливает срок хранения для каждого вида бланка.
Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре.
В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.
Мы обеспечиваем тщательную сортировку и проверку всех имеющихся документов, чтобы исключить вероятность появления ошибок. Кому понравится такое развитие событий, когда из-за невнимательности будет уничтожена важная бумага, по случайности попавшая в список утративших ценность? Поэтому в ООО «Фирма «АРТ» всегда соблюдают порядок списания документов.
Производить сжигание документации по всем требованиям закона могут лишь специализированные компании с использованием высокотемпературных печей, в которых также утилизируются информационные носители с пластиковым корпусом (дискеты, флешки и т.д.).
Образец акта бухгалтерских документов нужен для правильного выполнения всех действий, предотвращающих разглашение конфиденциальной информации.
Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению
Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.
Однако утилизируемый таким способом документ можно (если постараться) восстановить. В связи с этим выездной шредер не пригоден для уничтожения конфиденциальной документации. Вслед за измельчением документы, превратившиеся уже в отходы, подвергаются прессованию и транспортировке к месту последующей переработки.
Шредер, установленный в организации, позволяет осуществлять одновременное уничтожение бумаг в размере 7-85 листов. В состав установки входит емкость, рассчитанная на объем от 13 до 300 литров. Как правило, большинство организаций устанавливают в свои офисы стационарные шредерные машины. В зависимости от техники измельчения документов шредеры подразделяются на:
- плоскорезы – производят разрезание бумаг на тонкие полосы и их сбрасывание в специальную емкость;
- крошители – превращают бумажные листы в крошку, используются при утилизации секретной документации;
- шлифмашины – оснащены экраном, позволяющим осуществлять регулировку ширины разрезаемых документов;
- промышленные – применяются для уничтожения бумаги высокой плотности.
Акты о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения утверждаются Руководителем только после утверждения Экспертно-приемочной комиссией Архивного агентства Иркутской области описей дел документов постоянного хранения в соответствии с Положением о порядке комплектования архивных фондов муниципального архива администрации г.
Если экспертиза ценности проводится впервые
Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организациях создают постоянно действующую экспертную комиссию.
Бухгалтерскую документацию, срок хранения которой закончился, изымают из подразделений организации. В ходе данной процедуры важно проследить за тем, чтобы ее срок истек до 31 декабря предшествующего года. В случае, когда он завершается в текущем году, утилизацию можно будет провести лишь через год.
В процессе экспертизы ценности определяют ценность или значение документов организации и сроки их хранения.
Бухгалтерскую документацию, срок хранения которой закончился, изымают из подразделений организации. В ходе данной процедуры важно проследить за тем, чтобы ее срок истек до 31 декабря предшествующего года. В случае, когда он завершается в текущем году, утилизацию можно будет провести лишь через год.
ПриватБанк это мошенники! Самое печальное, что на него нету никакой управы, Он ведь теперь государственный.
Уничтожение документов методом сжигания.
Необходимо соблюдать законодательно установленные сроки хранения разных категорий. Например, у бухгалтерских документов он не может быть меньше 5 лет с даты окончания отчётного периода. В остальном компании свободны в обращении с документацией, методах её утилизации и документальном оформлении.
Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК».
На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.
Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.
Окончательное разрешение на это дает руководитель предприятия, подписывая соответствующий приказ (где также определяется экспертная комиссия).
Экспертиза ценности документов в Структурном подразделении проводится ежегодно работниками Структурного подразделения совместно с Экспертной комиссией под методическим руководством заместителя начальника отдела — главного архивариуса отдела регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации г.
Об утверждении Порядка уничтожения документов с истекшим сроком хранения, образовавшихся в процессе деятельности структурного подразделения администрации г.
В деятельности любой организации образуются документы всех трех указанных групп, что неизбежно вызывает вопрос о необходимости уничтожения документов, которые не представляют практического либо научного интереса.
Как оформить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения? Зависят ли особенности процедуры от вида документации? Кто должен заниматься уничтожением служебных бумаг, и какие нормы регламентируют этот процесс?
Ведение архива документов можно поручить специализированной организации на основании договора. Если же вы решили самостоятельно хранить свои документы, требуется разработать локальный нормативный акт, который будет регламентировать порядок хранения.
Одной из причин утилизации официальных бумаг можно считать истечение срока их хранения. Руководствуясь номенклатурой дел организации, комиссия отбирает бумаги с истекшим сроком для утилизации и составляет акт о выделении документов к уничтожению.
Для уничтожения документов и дел временного хранения необходимо произвести следующий алгоритм действий.
В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.
Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция). Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.
Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)
Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации. Часть устаревших договоров, приказов, распоряжений, отчётов не имеет никакой ценности. Чтобы архив предприятия не зарастал лишними бумагами, важно своевременно утилизировать их.
ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.
Порядок списания документов с истекшим сроком хранения
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.
Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.
В организациях, передающих свои документы на хранение в государственный архив, в состав этой комиссии в обязательном порядке включают работника этого архива.