Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Делопроизводство как закрыть журнал входящих писем если он не закончин». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В текущем году этот регламент будет заменен ГОСТ Р 7.0.
Содержание:
Вопрос
Расширенный поиск. Рубрика : Справочное бюро. Дело такое Нужно ли составлять какой-нить реестр или еще чего-нибудь Девчонки подскажите.. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления Я делала реестр дела за год: В дело может входить входящие, исходящие и внутренние документы.
Здесь вы сможете бесплатно скачать бланки журнала регистрации входящих документов. Указанные бланки представлены в PDF, Word doc и Excel форматах.
Приказом руководителя назначают сотрудника, в обязанности которого будет входить прием входящей корреспонденции и ее первичная обработка. На крупных предприятиях этим занимаются отдельные подразделения, на средних и небольших — секретарь или делопроизводитель.
Он помогает вести учет поступающей корреспонденции. Форму журнала выбирает руководство. Необходимо занесение подробной информации о каждом документе.
Что нужно сделать в конце года?
Приведем примеры итоговых записей в разных журналах регистрации, начиная с самой простой в Журнале регистрации входящих документов и заканчивая развернутой в Журнале регистрации почтовых отправлений.
Буквенное обозначение обычно присваивается для обозначения типа или классификации входящего документа, отнесения его к какой-либо группе. Например, буквенный индекс «к», стоящий после порядкового номера, может означать, что данный документ относится к кадровым, а индекс «л/с» — распорядительным документам по личному составу.
Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря (или службы ДОУ) в бухгалтерском учете.
Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге.
Как правильно закрыть журнал в делопроизводстве
Реестр наклевывается сверху на папку. Если есть архив,делается акт о принятии дела. Копию принятого реестра остается у вас. По ГОСТу дело не должно быть толще 5 см. Порядок сшивания документов можно прочитать в любом учебнике по делопроизводству.
В организации ведут журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, журналы скреплены скобами, они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью директора организации, покупаем эти журналы в магазине канцтоваров.
Письма с пометкой «Лично» принято передавать адресату не вскрывая. Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе – лишь элемент делового этикета.
При этом, регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.).
Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4.
Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.
Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.
Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица.
Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.
Не все учетные журналы обязательны к ведению. А наличие некоторых зависит к тому же от потребностей и особенностей компании. Если в компании не ведутся личные дела работников, то и незачем заводить журнал их регистрации. А если, например, сотрудники часто ездят в командировки, то без соответствующих журналов учета просто не обойтись.
Входящие документы распаковывают, проверяют на читаемость и целостность, наличие всех приложений, указанных в сопроводительных письмах. Если в сопроводительном письме не указана дата регистрации или адрес отправителя, конверт не уничтожают. Его нужно подколоть к документу.
Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов.
Ни один из поступивших в организацию документов не должен потеряться. Порядок, по которому обрабатывают входящие и исходящие документы организации, устанавливают внутренней инструкцией или положением о документообороте. В этих локальных нормативных актах определяют, какие документы относятся к входящим и каким образом их регистрировать и учитывать.
После того как необходимые регистрационные формы будут созданы и работа по окончании затяжных праздников потечет в обычном темпе, нужно будет заняться планированием своей деятельности на ближайший год.
Плановая документация по делопроизводству в основном касается архивной деятельности, т.е. тех ее процессов, которые требуют участия коллег из других структурных подразделений.
Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов и скреплению заверительных надписей. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.
При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.
Система электронного документооборота
У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.
Вообще, все кадровые журналы и книги учета можно разделить на три группы. Те, что нужно обязательно вести в бумажном виде и оформлять по строгим правилам. Таких книг всего две, о них я написала только что чуть выше. Те, в которых работники или кадровики расписываются за что-то.
Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.
С новым годом, дорогие мои читатели! Сегодня первый рабочий день, и сегодня же можно начинать процесс закрытия ушедшего 2016 года.
Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.
См. более свежую публикацию по этой теме – «Исправляем ошибку в журнале путевых листов» Пожалуй, наиболее распространенными случаями недочетов в ходе регистрации документов являются пропуски в нумерации. Возникают они обычно из-за «резервирования» номеров.
В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.
Все документы регистрируют в пределах одного календарного года. Присвоенный номер (регистрационный индекс) не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа.
Журнал регистрации входящих документов: зачем нужен и как его вести?
В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. ФАЙЛЫ Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия.
Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем.
Специалистам кадровых служб ежедневно приходится иметь дело с большим количеством самых разных документов. Приказы, трудовые договоры, справки, заявления и личные дела отражают движение персонала. Для того чтобы без труда разобраться в этом массиве бумаг, необходимо вести их учет, фиксируя документы в специальных учетных журналах.
Подводить итоги прошедшего года рекомендуется не ранее начала февраля, поскольку до этого работники еще будут передавать в канцелярию запоздавшую документацию и какой-нибудь давно забытый из-за праздников документ еще возвратится от руководителя с подписью. Если «закрыть» прошлый год в первый рабочий день января, то потом не раз придется вносить исправления в завершенные формы.
Как упорядочить текущее делопроизводство
Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы — это инструмент, с помощью которого ваша компания взаимодействует с вышестоящими организациями, дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами.
В любом журнале обязательно нужна подпись работника, который будет его вести. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), на последней странице журнала или на каждой его странице.
Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений.