Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура личных дел сотрудников». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При оформлении личных дел уволенных сотрудников в папку подшивается копия заявления об увольнении и копия соответствующего приказа. Если у работодателя появляется необходимость разглашения персональных данных подчиненного, он должен получить его согласие и присовокупить его к остальным документам.
Что же должно быть в личной папке работника? Наполнение папки зависит от того, чем занимается сотрудник и какая информация будет важной руководству или другим лицам.
Содержание:
Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации. Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях.
В соответствии с требованиями законодательства и в целях организации эффективного делопроизводства в организации разрабатывается номенклатура дел. Папка не должна передаваться на руки без соответствующей отметки в специальном журнале для регистрации личных дел. Сам работник может лишь ознакомиться со своим делом в кабинете отдела кадров. На руки папка не выдается.
Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.
Все документы складываются в хронологической последовательности, и каждой странице присваивается номер.
В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:
- заполненная анкета компании;
- копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
- копия ИНН;
- копия СНИЛС;
- копия военного билета (для мужчин);
- диплом или иные документы об образовании;
- фотография (цветная или черно-белая);
- характеристика с прошлого места работы;
- заявление работника о приёме на работу;
- копия приказа о приёме сотрудника на работу;
- копия трудового договора и должностной инструкции;
- опись документов в личном деле;
- иные документы;
- копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.
Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в 2007 г. (т.е. личные дела работников, уволенных в 2007 г.), должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив в течение 2008 г.
Если да, то работодатель должен оговорить это в локальном нормативном акте, получить согласие на хранение, а затем быть готовым объяснить проверяющим, для чего они используются.
Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки).
Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом. Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:
- название юридического лица;
- структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
- номер;
- фамилия, имя, отчество работника;
- дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
- дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
- количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
- срок хранения.
Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:
- заявление о приеме на работу;
- документ, подтверждающий трудовые взаимоотношения между работником и предприятием (контракт, договор);
- листок учета кадров с дополнением;
- автобиографические сведения о сотруднике;
- дипломы, аттестаты, свидетельства и другие документы, подтверждающие образовательный уровень, а также различные сведения о повышении квалификации;
- приказы, протоколы, заключения конкурсных комиссий и результаты тестирований, либо другие документы, подтверждающие занимаемую должность;
- письма-рекомендации, характеристики, ходатайства;
- должностная инструкция;
- данные паспорта, свидетельство о браке (копии);
- копии приказов или выписок, представления, свидетельствующие о переводе на другие должности;
- документы, подтверждающие поощрения, награждения, благодарности, взыскания;
- документы, подтверждающие сведения о доходах, имуществе сотрудника (касается муниципальных и государственных служащих);
- прочие невостребованные документы (дипломы, свидетельства, трудовые и медкнижки и пр.);
- заявления об увольнении, переводе, в виде копий или выписок;
- иные документы, предусмотренные законодательством.
Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц.
Чем крупнее компания, тем больше в ней ежегодный документооборот, это касается и отделов кадров. Уже при приеме сотрудника на работу на него заполняется личная карточка, после этого его личное дело пополняется новыми бумагами.
Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут таким образом вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.
На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации. Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения.
Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.
Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.
Порядок формирования личного дела
Составлением самого перечня дел занимается, как правило, делопроизводитель или секретарь. Тогда как разработка приказа, с учетом потребностей компании, ложится на плечи более квалифицированного работника — юриста, кадровика, бухгалтера. После составления текста распоряжения он передается для утверждения директору предприятия.
Общему отделу (Тарарайко О.А.) направить в отделы выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.
Таким образом, ведение личного дела работника школы в электронном виде включается в себя всю необходимую для работодателя информацию и позволяет исключить хранение копий документов.
Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников.
Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.
Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.
Эту работу сотрудники кадровой службы обычно выполняют в конце уходящего года. Подготовленный проект должен пройти утверждение, он утверждается руководителем кадровой службы. Также может потребоваться виза начальника юридического отдела. После этого документ направляется на подпись руководителю предприятия, для его утверждения может издаваться отдельный приказ.
Закон обязывает все государственные и муниципальные органы власти заводить личные дела на служащих и сотрудников данных предприятий (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. за № 609). Организации, не принадлежащие к вышеперечисленным сферам деятельности, не обязаны следовать данному порядку. В большинстве случаев, руководители предприятий сами определяют потребность в ведении личных дел сотрудников.
В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.
Обложка папки со сформированным личным делом сотрудника должна содержать следующую информацию:
- указание ФИО работника в именительном падеже (это считается заголовком личного дела);
- возможные варианты написания имени, фамилии или отчества работника, зафиксированные в документах (изменение фамилии после брака или его расторжения и тому подобные случаи). Например, Сафарова Махребан Каниз кызы (Мария Константиновна), Назарова (Кравченко) Анастасия Валентиновна и т.п.;
- при архивировании личных дел сшитые папки, в которых находится по нескольку пакетов документов, кроме наименования заголовка имеют буквенные индексы, указывающие на то, что здесь находятся личные дела работников, фамилии которых начинаются на определенные буквы: например, «А»-«К» 2010 г.;
- даты принятия на работу и увольнения должны совпадать с указанными числами в приказах или выписках;
- личные дела могут содержать документы, даты на которых являются быть более ранними, чем сотрудники официально приняты на работу. В данном случае это не имеет значения при определении крайних сроков личных дел;
- согласно статье № 656 Типового перечня, личные дела руководителей не имеют крайнего срока хранения, а документы работников хранятся 75 лет от даты их увольнения, вне зависимости от возраста.
Оформление личного дела сотрудника не является обязательной для работодателя процедурой. Исключение составляют государственные учреждения. Если полная информационная база о кадровом ресурсе необходима компании, ведение личных дел будет целесообразным.
Неотъемлемой частью любого личного дела является опись-лист, в которую заносится информация обо всех документах, содержащихся в досье. Вносить изменения в личное дело имеет право только сотрудник отдела кадра, которому доверено формирование и ведение личных дел работников.
Утвержденный на уровне компании порядок оформления личных дел регламентирует перечень обязательных документов, которые подшиваются в досье. В основном, в этот список попадает документация длительного хранения (до 75 лет). Это документы, предъявляемые перед приемом на работу, подтверждающие факт трудоустройства и возникающие в процессе работы человека в компании.
Состав документов личного дела работника
Эта классификация была первоначально разработана для государственных и муниципальных организаций. Однако сейчас она повсеместно внедряется в практику частными компаниями. Эти наработки уже унифицированы и проверены многолетним использованием, поэтому их очень удобно применять в кадровых службах частных коммерческих организаций.
Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации. Что представляет собой личное дело Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие.
Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Однако сейчас многие архивы систематизированы и не заполняют данные строчки от руки, как это было раньше, а проставляют заранее подготовленный штамп, поэтому организации достаточно будет оставить сверху немного места для него. Обязательными для отображения являются следующие элементы:
- По центру с отступом сверху места для штампа архива указывается наименование полное и сокращенное, составившей личное дело организации.
- Еще ниже, также по центру указывается наименование отдела предприятия, где работает человек.
Важно после указанной строчки оставить немного места, для уточнения указанной информации, при смене сотрудником отдела.
Персональное дело является документом длительного хранения. Оно должно находиться в цельнокартонной обложке, которая играет роль титульного листа. Требования к оформлению обложки персонального дела регламентируются ГОСТом 17914-72 от 17.07.1972.
В образовательных организациях личные дела работников формируются зачастую без какого-либо правового обоснования. Структура личных дел не выстраивается. В личном деле в хаотичном порядке хранятся копии личных документов, заявлений и приказов, поощрительных грамот и так далее.
При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.
Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год
В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист — заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера), физическое состояние документов дела.
Личные дела на руки работникам никогда не выдаются! Работники не менее одного раза в год должны знакомиться в присутствии уполномоченного лица с информацией, находящейся в деле. Это делается для поддержания его в актуальном состоянии.
Необходимость ведения номенклатуры дел прописано законодательно, она нашла отражение в законе «Об архивном деле» № 125-ФЗ. Кроме того, в 2002 году разработаны правила работы с архивами, обязательные для применения в государственных учреждениях. Однако они удобны в использовании, поэтому легко могут применяться и частными компаниями.