Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Внутренняя опись приказов о предоставлении отпусков образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Документы, которые касаются проведения аттестации рабочих мест, нужно сохранять 45 лет. Если на рабочих местах выявили вредные или опасные факторы, образцы документов по личному составу храните 75 лет.
Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.
Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.
Содержание:
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
С 1 июля 2003 г. введен в действие новый Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
Поэтому, если работодатель захочет написать документ в произвольном порядке, никто его за это наказывать не будет. Главное, чтобы в таком документе были все обязательные реквизиты. Кроме того, разработанная форма должна содержаться в учетной политике организации, ведь она будет служить основанием для выплаты отпускных.
Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.
Примеры приказов по личному составу
Часть приказов составляется по унифицированной форме (например, приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 для одного и Т-1а для нескольких работников). Если унифицированной формы не предусмотрено, то он оформляется в произвольном виде.
В свою очередь, принадлежность приказов на отпуск к категории документов по личному составу определяет нормативные сроки их хранения. Кроме того, необходимо принимать во внимание, что приказы, направляющие работников в разные типы отпусков, подлежат хранению в течение различных промежутков времени.
Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.
Требования к приказам по личному составу
В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.
В некоторых случаях для правильного документального оформления процедуры направления работника на отдых потребуется также получить от него соответствующее заявление.
Кроме того, сроки хранения приказов на отпуск затрагиваются также в статье 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Наиболее распространенными документами-основаниями для издания приказов по личному составу являются заявление (когда работник информирует или просит работодателя) и уведомление (когда инициирующей стороной является организация). Автор перечисляет ситуации, в которых составление этих документов является обязательным (согласно ТК РФ).
Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.
Следует отметить, что нормативная база кадрового делопроизводства не содержит требований об обязательном рукописном способе оформления заявления. В то же время применение трафаретных текстов заявлений позволяет избежать принципиальных ошибок в оформлении.
В статье вы найдете порядок подготовки, проведения экспертизы, оформление результатов деятельности комиссии и непосредственной передачи в архив.
Следует отметить, что нормативная база кадрового делопроизводства не содержит требований об обязательном рукописном способе оформления заявления. В то же время применение трафаретных текстов заявлений позволяет избежать принципиальных ошибок в оформлении.
Коммерческие организации вправе не соблюдать весь перечень требований к оборудованию специального помещения для хранения документов (п. 1.4 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526). Документы-основания по личному составу нужно сохранять таким способом, чтобы обеспечить их сохранность от пыли и воздействия света.
Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.
Вне зависимости от того, на унифицированном или разработанном самостоятельно бланке будет оформлен этот кадровый локальный акт, у него обязательно должны быть порядковый номер и дата составления. Кроме того, предусмотрены обязательные реквизиты:
- наименование организации-работодателя;
- Ф.И.О. лица, которое уходит отдыхать;
- вид отпуска (основной ежегодный, дополнительный и т. п.), их может быть несколько;
- период работы, за который предоставлен отдых;
- даты начала и окончания отпускного периода и его продолжительность;
- подпись и данные руководителя организации.
В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения.
Только при наличии этих документов можно приступать к составлению самого распоряжения. Для этого можно применить как унифицированную форму (их есть две: для одного работника и сразу для нескольких), так и самостоятельно разработанный шаблон.
Согласно трудовому законодательству, работники сферы образования должны своевременно проходить проверку на предмет соответствия занимаемой должности. В 2019 году порядок аттестации педагогических работников на соответствие должности претерпел некоторые изменения. По каким правилам теперь проходит проверка, расскажем в статье.
Кто должен составлять документ
Например, приказы по личному составу имеют индекс в соответствии со сводной номенклатурой дел 02-01.
Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.
Сколько времени он находится в архиве, зависит от того, краткосрочный ли он (5 лет хранения), или долгосрочный (75 лет).
В каждом конкретном случае заявление работника с резолюцией руководителя организации является основанием для издания соответствующего приказа.
Скажите, пожалуйста, как по правилам правильно оформлять формирование трудовых договоров. Если человек пришел допустим в 2000 году, а уволился в 2002 году. А затем через год решил снова устроиться в эту же компания, а потом уволился в другом году. То есть неоднократные прием и увольнение в этой компании. Трудовые договора формируются по последнему году увольнения, или по каждому году увольнения?
Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.
Сроки хранения указаны в статье 22.1 Закона от 22.10.2004 №125-ФЗ и в перечне, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Началом этого срока считают 1 января года, который следует за годом, в котором было закончено делопроизводство, а не с даты их создания (п. 2 ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 №125-ФЗ).
Внутренняя опись приказов о предоставлении отпусков образец
Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:
- копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
- документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
- документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
- прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
- документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).
И второй вопрос: листы ознакомления с приказом об исполнении обязанностей будут подшиваться в одно дело с приказом и храниться 50 лет? Или при обработке их нужно изъять?
С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.
Отметка о нарушении нумерации приказов делается в листе-заверителе дела в графе «особенности физического состояния и формирования дела». Указываются номера пропущенных приказов, приказов с литерной отметкой.
Способ ведения журнала регистрации отпусков
Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про полное оформление дел находится по ссылке).
Так, формат бланка должен быть А4, шрифт: №13. Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ – 1,25 см. Для наиболее удобной работы все предписания по кадровому составу распределяют в зависимости от года их принятия, соблюдая хронологию, и хранят отдельно от других документов.
Приказ о предоставлении отпуска работнику — это распорядительный акт локального значения, в котором обозначаются даты и продолжительность отдыха сотрудника, а также условия его замены на период отсутствия, если это предусмотрено рабочим процессом.
Для грамотного ведения делопроизводства вам понадобится ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Рекомендую использовать также «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009. Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.