Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ознакомление работников с помощью эцп». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Пункты 8-11 указанных Требований описывают 4 уровня защищенности информационных систем, при этом для большинства организаций, обрабатывающих персональные данные только своих работников и не оперирующих персональными данными третьих лиц, Требования указывают на необходимость обеспечения 2-го уровня защищенности информационной системы.
Принятие Федерального закона «Об электронно-цифровой подписи» стало токой отсчета для введения в оборот термина «юридически значимый электронный документооборот». Сейчас этот термин трактуется весьма широко, что часто вызывает недоразумения во взаимоотношениях заказчиков и разработчиков СЭД.
Эту задачу решает шифрование, которое, в свою очередь, никакого отношения к обеспечению юридической значимости документа не имеет. В случае совместного использования ЭЦП и шифрования нужно учитывать, что для того, чтобы ЭЦП была юридически значимой, пользователь должен видеть и понимать, чтo/ он подписывает.
Содержание:
Применение электронной подписи
Для начала посмотрим, как можно использовать системы электронного документооборота при работе с документами на бумажных носителях.
Срок изготовления ЭП полностью зависит от вас самих, т.е. от того как быстро будет подготовлен и передан в УЦ необходимый пакет документов и произведена оплата данной услуги. Кто-то может получить ЭЦП за 1 час, а у кого-то на это может уйти от нескольких дней до одной недели. Но средний срок выдачи ЭЦП у большинства УЦ составляет 2-3 рабочих дня.
Если документы подает или получает электронную подпись не сам владелец ЭП, а его уполномоченный представитель, то необходимо предоставить заверенную нотариусом доверенность на этого представителя.
Вправе ли генеральный директор либо иное лицо, наделенное правом первой подписи, передавать свою электронную цифровую подпись (далее – ЭЦП) для использования сотрудникам в целях подписания платежных поручений для их оплаты, оформив такую передачу соответствующим распоряжением?
Ознакомление работников с ЛНА в СЭД
При этом для судов важное значение имеет тот факт, что работодателем в той или иной форме был закреплен порядок ознакомления с ЛНА в трудовом договоре или в другом документе, с которыми ранее работник был ознакомлен под роспись.
Тем не менее даже в рамках имеющегося законодательства и технической базы можно реализовать внутренний юридически значимый электронный документооборот в работе отдельно взятой организации или нескольких компаний, входящих в одну структуру, — корпоративный электронный документооборот.
Законопроект позволит подписывать кадровые документы электронной подписью — если иное не установлено Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Однако из вопроса следует, что в рассматриваемом случае сертификат ключа проверки электронной подписи выдается не организации, а лично ее генеральному директору как единоличному исполнительному органу, а также другому лицу, обладающему правом первой подписи.
Прежде всего, согласование проектов документов, регистрацию, контроль исполнения и поиск в системе электронного документооборота.
В пояснительной записке к законопроекту отмечается, что согласно экспертным данным, расходы, связанные с бумажным документооборотом, могут достигать до 10% от оборотных средств компании, доля кадровых документов в общем документообороте – 50%. Список документов, которые позволено подписывать ЭЦП, «будет расширяться», добавляют авторы проекта.
ФСБ РФ (Федеральная служба безопасности РФ) — устанавливает методы и способы защиты информации в информационных системах в пределах своих полномочий (регулирует сферу использования криптографических средств).
Типовой формы журнала нет. Для того чтобы использовать предложенный вариант его должен утвердить руководитель приказом.
Как следует из п. 2 ч. 2, ч. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ, сертификат ключа проверки электронной подписи может быть выдан и юридическому лицу. В этом случае в нем указываются наименование и место нахождения юридического лица, а также физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности.
При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.
Роскомнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций) — осуществляет контроль и надзор за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства.
Если в локальный нормативный акт вносятся изменения, то с такими изменениями работников тоже нужно знакомить. Обычно это делается в том же порядке, что и первоначальное ознакомление.
Такие лицензии выдаются ФСБ РФ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 03.02.2012 N 79 «О лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации».
Правила использования электронной подписи определяет Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон №63 -ФЗ).
Для чего нужна электронная подпись?
Диапазон цен на выпуск электронной подписи для участия в электронных торгах колеблется в пределах 5-7 тыс. рублей.
Наличие у ответственных исполнителей электронной подписи позволяет отказаться от «бумажного» согласования документов и ускорить процесс их подготовки и принятия.
Сегодня мы активно переходим к «безбумажным технологиям», к обмену документами в электронном виде. Большую роль в популяризации электронного документооборота играет простота и удобство просмотра информации о подписи в документе.
По общему правилу законодательство устанавливает для работодателя обязанность знакомить работников под роспись с принимаемыми ЛНА (ст. ст. 22, 68, 84.1, 86, 88, 193 ТК).
Как организовать обмен электронными документами между организациями?
Однако такой порядок ознакомления работников с ЛНА является очень затратным ввиду необходимости оформления для сотрудников электронных подписей и контроля за их действительностью. Далее будем рассматривать юридически значимые СЭД. Такие системы наиболее востребованы в крупных холдингах, государственных структурах управления, кредитных учреждениях, биржах, страховых компаниях — там, где необходимо в электронном виде документировать принятые решения и нести материальную ответственность в связи с ними.
Да, можно вести один журнал. Вести журнал не обязательно, но удобно. Именно этот документ подтвердит, что сотрудники ознакомлены с локальными нормативными актами организации.
Документ поможет зафиксировать, что человек ознакомился с правила внутреннего распорядка и условиями работы в организации и согласен с ними.
Электронная подпись документов
Согласно ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Одновременно в Министерстве экономического развития уточнили перечень ситуаций, когда документы можно будет подписывать электронной подписью.
В случае совместного использования ЭЦП и шифрования нужно учитывать, что для того, чтобы ЭЦП была юридически значимой, пользователь должен видеть и понимать, чтo/ он подписывает.
В настоящее время все больше организаций задумываются об оптимизации своей деятельности в части улучшения и ускорения внутреннего документооборота, включая кадровый. Многие из них пошли по пути внедрения различных информационных систем, но, несмотря на это, электронный кадровый документооборот по-прежнему остается terra incognita для подавляющего большинства организаций и ИТ-служб.
Однако, как показывает практика, собственноручная подпись на бумажном документе по самой своей природе оставляет лазейки для мошенников. Недаром для затруднения их действий на бланки документов наносят специальные защитные знаки, применяют нумерацию и скрепление листов, а кроме того, наряду с самой подписью используют собственноручное написание фамилии, имени, отчества на документе и т. п.
Итак, делаем вывод: когда отсутствует необходимость ставить именно «живую» подпись, стороны трудовых отношений могут подтвердить взаимные обязательства электронной подписью.
Непосредственно же передачу права использования ЭП от её владельца иному лицу Закон № 63-ФЗ не предполагает.
Важно учитывать, что электронный документ, заверенный простой или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному собственноручной подписью, когда такая возможность предусмотрена федеральными законами или же соглашением между участниками электронного взаимодействия (например, между работником и работодателем).
Еще одна польза от уточнения правил использования электронной подписи – возможность использовать ее для получения государственных услуг, необходимых хозяйствующим субъектам в электронном виде.
Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».
Причина 1. Работников необходимо под роспись знакомить с большинством кадровых документов. В отдельных ситуациях это является требованием Трудового кодекса РФ.
Сотрудница отдела кадров оспорила увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК. Неоднократные ошибки в работе, связанные с нарушением должностной инструкции, выявила внутренняя аудиторская проверка. Работница считала, что она не была должным образом ознакомлена со своими обязанностями, а также не знала о проверке.
Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами
Помните, что платежное поручение может быть подписано корректной электронной подписью, но при этом фактически его подписал получивший доступ к электронной подписи мошенник. Владельцы сертификата ключа подписи в такой ситуации нередко обращаются в суд, полагая, что банк не выполнил свою обязанность по обеспечению сохранности их денег и безопасности доступа к ним.
То есть, подлинность такой подписи признается в том случае, если авторство ее подтверждается официальным документом (электронным или бумажным), выданным аккредитованным удостоверяющим центром либо федеральным органом исполнительной власти.
Часто подобную схему воспринимают как юридически значимый документооборот, что является глубоким заблуждением.