Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Израсходовано денежные средства подотчетным лицом». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Срок, на который могут выдаваться суммы, на хозяйственные расходы законодательно не ограничен, однако, такие сроки организация обязана устанавливать самостоятельно и закреплять это положение соответствующим приказом.
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
- Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3 и 8.2;
- Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.0;
- Хороший курс по 1С Управление торговлей 11.
Содержание:
1С: Бухгалтерия, расчеты с подотчетными лицами
Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций.
Нормативно закрепленной формы заявления нет, следовательно, она может быть составлена в произвольной форме (с отражением всех необходимых сведений) или утверждена ЛНА компании.
Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — положение о командировках).
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.
Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете
Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.
Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так: Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71.
К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), плата за проживание в месте командировки (плата за наем жилья, проживание в гостинице и т.п.), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
После проведения документа уменьшается остаток денежных средств в кассе и увеличивается задолженность перед физическим лицом, получившим подотчетную сумму.
Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.
Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.
Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.
Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением НБУ от 15.12.2004 г. №637.
Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам оформляется с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Данный документ доступен из меню «Касса».
Подотчетные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.
Подотчетные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя организации о направлении работника организации в служебную командировку.
Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Как происходит выдача денег в подотчёт
Деньги выданы на командировочные расходы. Последний день командировки – пятница, 19 мая 2017 года. В понедельник, 22 мая, сотрудник компании возвращается на свое рабочее место.
Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94.
Расчеты с подотчетными лицами порождают массу вопросов: кто и когда должен отчитываться об израсходованных подотчетных суммах? Как заполнить авансовый отчет? Каковы обязанности работника и что должна делать бухгалтерия? Какие подтверждающие документы необходимо собрать при расходовании денежных средств, выданных под отчет, чтобы приложить эти документы потом к авансовому отчету?
Бухгалтер широкого профиля с 15-летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись.
Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.
При признании долга сотрудника безнадежным (нереальным ко взысканию) в соответствии с подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности суммы безнадежных долгов, приравниваются к внереализационным расходам.
Работник получил денежные средства под отчет для закупки товара, а на следующий день вернул их полностью в связи с тем, что товары так и не были приобретены. Нужно ли оформлять авансовый отчет в таком случае? Каковы будут последствия, если авансовый отчет не оформить? Есть ли какие-то особенности, если был полностью возвращен выданный аванс на командировку (в случае если командировка была отменена)?
Порядок составления отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. №845.
Согласно абзацу второму п. 2.11 Положения №637, подотчетные средства на хозяйственные нужды выдаются для закупки сельхозпродукции, вторсырья (кроме металлолома) на срок не более 10 рабочих дней. В остальных случаях средства выдаются на срок не более двух рабочих дней, включая день их выдачи.
Выдача наличных денежных средств под отчет Развитие коммерческих связей торговых организаций с российскими и иностранными партнерами приводит к неизбежности командировочных и представительских расходов.
Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите здесь. Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги. Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Израсходованы денежные средства подотчетным лицом проводка
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому лицу запрещается. Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы.
Такая же проводка делается, если расходы подотчетного лица связаны с получением организацией прочих доходов (например, работник оплатил ремонт основных средств, предоставленных организацией в аренду).
Для того чтобы выдать безналичные денежные средства подотчетному лицу, следует использовать вид операции «Перечисление подотчетному лицу».
Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться. Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).
Выдача наличных денежных средств
Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.
Счет получателя – счет, на который будет перечислена подотчетная сумма. Информация о счете доступна из карточки контрагента в закладке «Счета и договоры».
Выдать А.Н. Иванову 2 000 рублей сроком для отчета не позднее трех рабочих дней 11 января 2013 год Генеральный директор Петров Генеральному директору ЗАО «Актив» С.С. Петрову от менеджера отдела снабжения А.Н.
Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы, подлежат возврату в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером, который отражен на рисунке 3.