Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как можно за архивировать архивировать договор». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
После чего откройте вкладку «Файлы». Если есть надобность, можно добавить к архиву еще файлы или исключить имеющиеся. Когда все будет готово, нажмите «ОК». Готовый архив сохранится в той же папке, где располагались файлы для него.
Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.
В архив передаются дела по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в службе кадров и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Содержание:
Архивирование и извлечение из архива по одному документу:
Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.
Архивируются организованные в соответствии со сводной номенклатурой дела на срок, зависящий от вида составляющей их документации. Так, учредительные документы сохраняются в течение всего срока существования юридического лица, а в случае его ликвидации подлежат передаче в государственный или муниципальный архив.
В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности.
Также они проводят архивные работы, тщательно оформляют и подготавливают протоколы, акты, описи после их упорядочения для проверки экспертной комиссией самой организации.
Оформляем лист-заверитель и обложку дела В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале — бланки форм для внутренней описи документов.
Пошаговая инструкция по архивации и ведению архива
Ни одна организация не обходится без кадровой документации, которая периодически должна подвергаться процедуре архивирования. Поскольку архивация кадровых документов — задача весьма непростая, лучшим вариантом ее решения оказывается обращение в специализированную компанию, оказывающую данную услугу.
Внимание Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их может осуществляться по номенклатуре дел. Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника службы кадров.
В России лидерами считаются программы: и WINZIP. Архив документа, созданный по алгоритму WINRAR имеет почти такой же размер, как архив WINZIP или просто ZIP.
Сейчас в интернете можно найти огромное количество различных архиваторов. Описание каждой из них говорит о том, что только ее алгоритм самый совершенный. Одними из самых популярных архиваторов в сети являются WinRar, WinUha, WinZip и 7Z. А вот как архивировать папку с файлами при помощи этих ресурсов разберем ниже.
Инструкция по архивированию документации
Отдельные положения об архивации бухгалтерских документов обозначены в предписании Минфина СССР, утвержденном еще в 1983 г. и до сих пор не потерявшем актуальности.
Программа- архиватор WINRAR является отдельным компонентом от программ Виндоуса и устанавливается на компьютер отдельно. Документы для хранения объединяются в дела, общее количество листов в одном деле не может быть более 50. Дела, предназначенные для постоянного хранения, необходимо подшивать в твердый переплет. Нумерация листов осуществляется простым карандашом, номера страниц проставляют в правом верхнем углу.
Архивация — процесс помещения файлов и папок в специальный «сжатый» файл, который, как правило, значительно меньше занимает места на вашем жестком диске.
Как открыть и посмотреть старые заархивированные договора?
Архив представляет собой папку, с документами и файлами. Когда создают архив, используют сжатие данных, с сохранением всей необходимой информации. Он имеет меньший размер, чем документы, содержащиеся в нем. Иногда появляется необходимость отправки множества документов и файлов одной папкой, именно в этом случае их нужно заархивировать. А вот как архивировать папку с файлами, описано ниже.
В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России.
Разграничение документооборота на документацию, требующую постоянного хранения, временного хранения, либо уничтожения, проводится в строгом соответствии с правилами работы архивов организаций и особыми распоряжениями Росархива.
В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России.
Внимание! Если вам нужно установить пароль на архив, вы можете это сделать во вкладке «Общие» (эта функция может находится и в разделе «Дополнительно»). Здесь же можно настроить удаление всех архивных копий.
Как правило, в каждой компании имеется канцелярия – организация, через которую проходит весь документооборот – от сотрудников в архивы и из архивов сотрудникам. Правильная организация канцелярии играет важную роль в компании, особенно важно создание архива для молодых компаний, так как потом просто невозможно будет разобраться в огромной куче бумаг.
Данная услуга позволяет предупредить преждевременную выемку бумаг, предотвращает непреднамеренную потерю документов, позволяет увеличить свободное пространство на стеллажах за счет уплотнения дел (переплетенная папка объемом 250 листов имеет толщину не более 4 см), распределяет дела, которые предназначены для последующего аудита или архивного хранения.
Наши сотрудники всегда готовы прийти на помощь и ответить на любые вопросы в отношении хранения архивов документов и их оборота.
Обратиться в архив за получением определенной документации может любой сотрудник организации, а также стороннее предприятие. Для этого необходимо оформить заявку, а факт передачи документов во временное пользование отразить в специальном журнале.
Цель нашей работы в отношении каждого клиента – это обработка 100% предоставленных бумаг и их последующее грамотное упорядочение согласно действующего законодательства.
Документы авансовые отчеты, приказы внутренние, договора, да и так по бухгалтерии первичка всякая. Подскажите, как куда и к чему подшить и положить, чтобы ничего не потерялось, очень нужно, фирма новая всё с нуля, поэтому трудно сореентироваться как начинающему. Заранее благодарю за ответы. Нет какого-то определенного порядка.
Подробнее об услуге вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:. Архивная обработка имеет установленный законом порядок проведения мероприятий, которому необходимо следовать. Такие сведения принято называть описательными статьями. Архивной обработкой документов занимается команда настоящих профессионалов.
Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.
Итак, вы создали архив, посмотрите, сколько он весит. Помните, что правой кнопкой мыши по документу (в нашем случае архиву), далее зайти в «Свойства», «Общие».
Чтобы грамотно проводить архивирование документов в небольшой фирме, нужно придерживаться нескольких важных правил.
Перед началом технического оформления дел следует проводить дополнительную систематизацию всех документов, имеющихся в делах.
Архивирование – это один из способов хранения информации в электронном виде. Многие организации каждый день конвертируют текст на бумаге в цифровой формат, чтобы увеличить срок службы документов. Это, в сочетании с огромным объемом данных, генерируемых компьютером сегодня, означает, что важность архивирования документов будет только расти.
Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:
- порядковый номер дела (тома) по описи;
- индекс дела (тома);
- заголовок дела (тома);
- даты дела (тома);
- число листов в деле (томе);
- срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
- примечание.
В первую очередь, архивы позволяют значительно сэкономить место на диске, так как архивация файлов приводит к сжатию данных. Кроме того, если вам нужно переслать по почте много файлов, намного удобнее сделать из них единый архив. Дело в том, что нельзя прикрепить целую папку, а только отдельные файлы.
При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя.
Для входящих указывается имя организации, для внутренних и исходящих – название подразделения или конкретное лицо.
Установив программу, пользователь увидит иконку на рабочем столе своего компьютера. Для того, что бы проверить, как работает архиватор необходимо щелкнуть мышкой по иконке 2 раза. После этого появится окно проводника, в котором отобразятся все файлы, находящиеся в папке-архиве.
Как правило, структура регистрационного номера в каждой компании может отличаться, т.к. он подбирается самостоятельно.
Как заархивировать папку для отправки по почте?
Каждая организация придерживается собственной политики документооборота, однако следование общим рекомендациям, успешно применяемым на практике и подкрепленным правовыми нормами, позволяет максимально оптимизировать архивное дело и избежать возможных проблем в будущем.
В итоге на поиск одного договора или даже факса за прошлый год будет уходить не больше 10 секунд. В мире уже с х гг. В итоге до 9 из 10 документов можно хранить, обрабатывать и учитывать электронным способом.
Чтобы извлечь файлы из архиватора, нужно мышью выделить именно те документы, которые требуется распаковать. Щелкнуть по ним правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Извлечь». Только после этих действий программа начнет распаковывать документы.
В начале работы с документами и созданием архива удобно будет разделить все типы документов (которых в крупных компаний очень много, доходя до 600 типов) на три главных типа: входящие, исходящие и внутренние. В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело.