Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный архив бухгалтерских документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Если на предприятии уже были проведены проверки фискальных и других контролирующих органов, то непомещающуюся в офисе документацию можно передать в архив. Для передачи документов в госархив (муниципальный архив) их необходимо сформировать в дела. Документы принимаются по описи.
Передача первичных документов в архив осуществляется после полного окончания бухгалтерской обработки, причем изначально из первичных документов формируют подшивки, которые подлежат текущему хранению в бухгалтерии и последующей передаче в установленные в организации сроки уже непосредственно в архив.
Содержание:
Требования к хранению электронных документов
Используем технологию ABBYY FlexiCapture. Независимо от количества документов по сделке, первым должен идти какой-то из первичных документов (например, товарная накладная, УПД или акт выполненных работ). Когда сканируется следующий первичный документ — система понимает, что начался пакет документов по следующей сделке.
Заканчивается время безраздельного господства микрографии как единственной технологии, позволяющей компактно и надежно хранить юридически значимые документы.
Т.е. все, что мы по написали за последние несколько лет, будет живо только в том случае, если кто-то каждые лет 5, скажем, будет это перебрасывать с сервера на сервер, и конвертировать из старых форматов в новые.
Ведомства постепенно переходят на новые рельсы. Многие из них выпускают свои нормативные положения, описывающие, в каком формате можно обмениваться информацией.
Сдача бухгалтерских документов в архив
Регистрация! Новейшее бизнес-образование для работы в крупных международных и российских компаниях c использованием современных технологий. CPA.
В интернете встречаются расшифровки: «электронное правительство» и «электропривод».
Число «единиц» хранения электронного архива может достигать сотен тысяч и даже миллионов. Для быстрого поиска обновления и удаления информации, современные СУБД используют универсальное средство — структурированный язык запросов — SQL. Причем операторы этого языка практически одинаковы для разных СУБД.
Еще одна классификация первичных бухгалтерских документов подразделяет их на унифицированные или собственные. В учетной политике организация сама указывает, какие формы первичных документов будет использовать.
Создание электронного архива бухгалтерских документов
В архив помещается формат pdf-A — это скан и прикрепленный к нему текстовый слой, обеспечивающий удобный контекстный поиск в архиве. Распознанные данные, необходимые для заполнения полей карточки, мы передаем в учетную систему в виде xml-файла.
Конечно, время обработки запроса зависит от производительности конкретной СУБД, числа записей и ещё множества факторов. В любом случае оно крайне мало по отношению ко времени, которое пришлось бы затратить человеку на поиск всех статей среди огромного числа документов, хранящихся, например, на файловом сервере (без «помощи» СУБД)! Выбор носителя информации. Не будем подробно останавливаться на перечислении возможных вариантов. Их список велик: от глиняных табличек и зарубок на деревьях до применения современных информационных технологий, например, высокотехнологичных архивных накопителей.
Программа учета документов обеспечивает надёжное хранение электронных документов в виде записей в базе данных с возможность мгновенного поиска информации по различным критериям. Архив документов это незаменимая программа в организациях работающих с ГОСТами, СНИПами и подобными сводами правил и стандартов где требуется абсолютная точность и соблюдения обязательных норм.
Документооборот – это движение документов бухучета в организации с момента их составления или получения до завершения исполнения (использования для составления отчетности, отправки, помещения в архив и др.).
Система оперативного управления компанией «МОТИВ» – это российская разработка, которая включает в себя электронный документооборот и контроль исполнения поручений.
Думаю, услышав словосочетание «пыльные полки», читатель представит архив, причем не обязательно исторический. Возможно, это будет архив его предприятия. Так уж сложились наши взгляды. Не верите? Тогда попробуйте зайти на сайт поисковой системы Яндекс, ввести, например, словосочетание «пыльные полки архивов» и посчитать число найденных страниц…
Система оперативного управления компанией «МОТИВ» – это российская разработка, которая включает в себя электронный документооборот и контроль исполнения поручений.
Думаю, услышав словосочетание «пыльные полки», читатель представит архив, причем не обязательно исторический. Возможно, это будет архив его предприятия. Так уж сложились наши взгляды. Не верите? Тогда попробуйте зайти на сайт поисковой системы Яндекс, ввести, например, словосочетание «пыльные полки архивов» и посчитать число найденных страниц…
Полный комплекс задач, возникающих в архивной работе с бухгалтерскими документами, определяется:
- Федеральным законом, в том числе № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Основными правилами работы архива организации, одобренными Госархивом в 2002 г.
- Налоговым кодексом РФ.
- Перечнем типовых архивных документов.
А вот распечатки некоторых текстов у меня до сих пор хранятся, и ничего им не сделалось. Так что непонятно, что все-таки наши потомки будут говорить через 50 лет — может, все-таки — «разбирая старые письма»?
Все документы, которые в дальнейшем необходимо хранить в семейном электронном архиве, должны быть вначале введены в базу данных документов. Прежде чем это сделать, они должны быть оцифрованы и помещены на жесткий диск компьютера. Это можно сделать с помощью доступных в настоящее время компьютерных технологий.
Ускоряется ввод данных в 4-6 раз, повышается качество данных, освобождается время квалифицированных сотрудников. Электронный архив наполняется автоматически, без трудозатрат со стороны сотрудников компании. Проект внедрения окупается за 6-10 месяцев.
Заполнение книги учёта доходов и расходов (КУДиР) КУДиР – книга учета доходов и расходов, которую обязаны вести:ИП на УСН, ОСН, ПСН, ЕСХН (т.
Благодаря системе электронного архива руководитель или бухгалтер компании могут создавать обобщенные отчеты о работе с документацией и перекачивать в электронную базу документы, созданные в программе 1С.
Сканируемые документы получают уникальное «имя» – штрих-код, который используется в электронном архиве в качестве привязки к бумажному документу. В случае повторного сканирования (например, после наложения резолюции) система автоматически заменяет прежнюю электронную копию или дополняет ее новой. Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц.
Для каждого нового документа автоматически формируется уникальный номер — таким образом происходит регистрация документов организации.
Важно понимать, что программа не является полностью законченным решением. Это только пример возможной конфигурации. Во всех организациях своя специфика ведения дел и программу можно доработать под нужды конкретной организации убрав ненужный функционал и добавив недостающий.
Электронный документооборот ЭТЛАС – это эффективное решение как для крупного, так и для малого бизнеса, государственных учреждений и других коммерческих и некоммерческих организаций. Система ЭТЛАС позволяет полностью автоматизировать работу с документами в организации, существенно повысить производительность ее сотрудников, оптимизировать их взаимодействие, упростить выполнение решаемых ими задач.
Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (п. 1.4 приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
А для формализованных электронных документов обычно разрабатываются схемы, где прописан состав полей, их ограничения, обязательность или необязательность и т.д.
Хранить документацию надлежит в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах (п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105). О том, как устраивать такие хранилища, подробно говорится в правилах, которые одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
Экспертиза ценности документов
Система электронного документооборота ASoftDoc предназначена для компаний представляющих малый и средний бизнес, так как представляет собой готовое решение, которое автоматизирует основные делопроизводственные процессы, формирует архив документов с удобным поиском, а также позволяет контролировать сроки исполнения поручений.
Наша компания сотрудничает с ГК «ТЭЛОС» на протяжении многих лет. Мы очень довольны выбором именно этой компании для обслуживания нашего бизнеса.
Говоря о классификации документов в бухгалтерском учете, необходимо отметить и иные документы, используемые в учете для бухгалтерских записей.
Опыт работы на российском рынке архивных услуг с 1997 года: проведены работы по перемещению фондов Московского городского архива, центрального архива СПБ, проекты в министерствах природных ресурсов, экономики, обороны, финансов; проект по автоматизации работы с документами ФНС, проекты с дочерними структурами «Газпром», «РЖД», «ФСК».
Требования к сохранности электронных документов
Архив первичных бухгалтерских документов в электронном виде либо не ведется, либо ведется но в ручном режиме. Бумажные документы долго искать, они теряются. Ручной ввод — это долго, дорого и неудобно.
Отметим, что все программы, существующие на рынке, существенно отличаются друг от друга надежностью, гибкостью интерфейса и набором функциональных возможностей. Чтобы точно определиться с программой, необходимо внимательно проанализировать ваши требования к электронному архиву.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Согласно Программе разработки федеральных стандартов бухучета на 2018-2020 годы, он должен вступить в силу для обязательного применения с 2020 года.
Сотрудничество с ГК «ТЭЛОС АРХИВ» гарантирует ответственное хранение документов в соответствии с утверждёнными нормативами и наработанным за несколько десятилетий опытом.
Стоит отметить, что документы в электронной форме должны быть защищены от несанкционированного внесения в них каких-либо изменений и одновременно их хранение должно обеспечивать возможность создания при необходимости копии на бумажном носителе.