Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформляется вкладыш в трудовую книжку пример». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:
- работнике (именуется также титульным листом);
- работе;
- вознаграждениях сотрудника.
Важно помнить – такой документ относится к БСО, потому его следует приобретать только у посредников, которые занимаются продажами продукции от Госзнака Минфина РФ. У них обязательно должна быть доверенность, в которой прописаны серийные номера вкладышей. Чтобы убедиться в достоверности документов, можете запросить у поставщиков лицензию на ведение подобной деятельности.
Если купить вкладыш «с рук», это может грозить серьезными проблемами – может дойти и до наказания из-за подделки трудовых книжек и иных важных документов.
Содержание:
Вкладыш в трудовую книжку: вопросы и ответы
Далее работнику предлагают поставить свою подпись. В завершение кадровый сотрудник заверяет документ своей подписью и ставит печать нанимателя.
Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:
- Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
- Трудовая книжка требуется для расчета пенсии
Возможное число вкладышей, которые допускаются к выдаче к одной трудовой книжке, законодательством не регламентировано. Главное, чтобы их оформление отвечало Правилам, и в каждом из них содержался штамп.
Граждане, ведущие активную трудовую деятельность, в связи с частой сменой рабочего места, внутренними или внешними переводами в организации или стремительным продвижением по карьерной лестнице могут столкнуться с проблемой нехватки страниц в трудовой книжке. Данная проблема не является сигналом к замене документа на новый.
Если будут допущены ошибки, документ посчитают испорченным. Поэтому стоит ознакомиться с правилами заполнения вкладышей.
Во вкладыше должно быть несколько разделов:
- 9 разворотов для информации о работе.
- 8 разворотов о награждениях сотрудников.
Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным и его нельзя использовать. Поэтому его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.
Вкладыш, как правило, оформляется работодателем, за время работы у которого закончились листы в бланке вкладыша. При этом:
- на титульном листе располагается дата заведения вкладыша;
- в бланк вносятся персональные данные сотрудника, действительные на данный промежуток времени;
- под официальными записями на титульном листе ставится печать и подпись работодателя выдавшего данный документ;
- количество вкладышей разрешенных для подшивки в трудовую книжку, не ограничено.
После внесения информации документацию следует вшить в трудовую книжку. Для этого потребуется взять шило, иголку, ножницы, нитки. Основной документ открывают на последней странице, бланк – посередине.
Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его обязательно нужно вшить в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому можно сделать это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.
Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:
- взять иголку с ниткой;
- плотно приложить вкладыш к книжке;
- пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.
Оформление вкладышей в трудовую книжку (их выдача) осуществляется работодателем в силу обязанности иметь в своем распоряжении достаточное количество бланков данного документа, предусмотренной п. 44 Постановления Правительства. О выдаче делается соответствующая отметка в приходно-расходной книге и книге учета движения книжек и вкладышей.
Вкладыш в трудовую книжку имеет 36 страниц и выполнен в формате 88 на 125 мм. Обложка изготовлена из картона. Титульный лист практически не отличим от титульного трудовой, а графы с точностью повторяют основную трудовую книжку.
Итак, после того как оказались заполненными все страницы разделов, где указаны сведения о работе или о награждении, для работника заводят вкладыш в трудовую книжку и вшивают его. Не существует законов, которые указывали бы как именно нужно вшивать это дополнение.
Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:
- заполнение вкладыша;
- вшивание вкладыша;
- юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.
Согласно пункту №38 Правил, работодатель должен вести и оформлять вкладыш в том же самом установленном законом порядке, что и трудовая книжка. Если вкладыш предъявить отдельно от трудовой книжки, то он не будет считаться действительным.
При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.
Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Тем не менее при его заполнении возникает много вопросов, которые наша редакция часто получает от вас.
Кто занимается оформлением, где хранятся документы?
Во время заполнения вкладыша следует соблюдать нумерацию записей основного документа, продолжая ее в соответствие с последней записью (11 пункт Правил). Титульный лист вкладыша должен содержать подписи ответственного лица и владельца документа. Все графы должны быть заполнены. Обязательным является наличие печати, принадлежащей организации-работодателю (индивидуальному предпринимателю).
В такой ситуации документ утилизируют. На внутренних страницах поправки делаются по правилам, применяемым к трудовым книжкам.
Внесение записей во вкладыш осуществляется по тем же правилам и в том же порядке, что и в основной документ.
Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.
Предназначение вкладыша в трудовую книжку
Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе.
Вкладыш является отдельным документом, который должен обладать специальной защитой от подделки. С помощью такого листка можно избежать оформления сразу нескольких трудовых книжек, если в них больше нет места, тем более закон запрещает иметь сразу две трудовые, что позволит избежать серьезных проблем и путаницы при расчете трудового стажа и решения иных вопросов в области ТК РФ.
При заполнении всего свободного пространства в любом из разделов основного документа работника осуществляется выдача вкладыша в трудовую книжку. Он выдается при невозможности внести запись о деятельности или награждениях работника по причине отсутствия свободного места. При этом важно иметь в виду, что он – лишь дополнение книжки и сам по себе не является документом.
Когда в трудовой книжке, в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», уже заполнены страницы и негде сделать запись, в нее нужно вшить вкладыш.
Вкладыш в трудовую книжку — как оформить образец?
На титульной странице вкладыша указывается:
- Имя;
- Отчество;
- Фамилия;
- Образование (квалификация).
Если нет штампа, данные следует внести от руки. Сам вкладыш обычно подшивается в конце трудовой, но намного удобнее пришить его в середине. Процедура весьма проста:
- С помощью шила делаем 4 или 6 отверстий на линии сгиба – при этом расстояние между дырочками должно быть одинаковым.
- Делаем аналогичные проколы и в трудовой.
- Вводим нить в проколы (идеально подходит хлопковое изделие № 10), при этом концы нитей должны в итоге выходить из одного отверстия.
- Завязываем крепкий узел.
После заполнения сведений о работе, а также титульного листа вкладыша, необходимо его подшить к основному документы. В правилах не прописано, куда должен вкладыш подшиваться, — в конец, середину или начало. Поэтому сотрудник, наделённый правом по ведению трудовых книжек, самостоятельно решает, куда его удобнее подшить. Как показывает практика, легче вшить в середину трудовой книжки.
С технической точки зрения будет удобнее вшивать вкладыш в середину трудовой книжки, но тогда он будет разделять некоторые записи, поэтому во многих случаях его вшивают в конце суровой нитью примерно на четыре или пять проколов – между задней обложкой и последней страницей трудовой книги.
Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Внимательно на вкладыше рассмотрите титульный лист, на нём видно надпись «Вкладыш без трудовой книжки недействителен». При его выдаче ставится штамп с оттиском «Выдан вкладыш», около него прописывается номер и серии вкладыша.
Считается недопустимым простое нахождение вкладыша в трудовой книжке. Только став единым целым с трудовой, бланк становится действительным. Чаще всего вкладыш вшивают за последней страницей трудовой книжки. Приступая к данной работе необходимо помнить, что для надежного скрепления документов следует совершить пять проколов. По завершению работы, концы ниток, завязанные на несколько крепких узлов, должны располагаться внутри документа. Главные ошибки при вшивании бланка вкладыша:
- вшивать вкладыш следует после заполнения титульного листа документа и внесения серии и номера в трудовую книжку. Если факт нарушения данного порядка произошел и работник кадровой службы совершил ошибку, неверно указав серийный номер в трудовой, предпринимаются следующие действия. Необходимо расшить документы. К трудовой книжке вновь пришить правильно заполненный вкладыш. Испорченный документ необходимо уничтожить, составив акт установленной формы.
- некомпетентные работники кадровой службы, часто отрывают обложку вкладыша. Это делать категорически запрещено. Так как форма документа утверждена, и любые видоизменения могут послужить отказом в оформлении будущей пенсии работника.
Правила не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш». Однако на практике такой штамп всегда ставится не на обложке, а на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих сведения о работнике.
Как оформить вкладыш в трудовую книжку: образец
Дата заполнения вкладыша проставляется на его титульной стороне. В графе, где указывается дата, нельзя указывать дату заполнения трудовой книжки, в ней указывается только дата заполнения вкладыша.
Например: Последняя позиция в книжке была за номером 14, то последующая запись будет начинаться с номера 15.
На практике локальным актом назначают ответственного кадрового сотрудника, который занимается внесением сведений о профессиональной деятельности. Рассмотрим пошаговую процедуру заполнения документации.
Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки.
На основании указанных сведений и будут, собственно, рассчитываться периоды трудовой деятельности владельца документа, его наработанный стаж, подтверждая квалификацию работника и его опыт работы. По мере заполнения документа возникает необходимость оформления вкладыша в трудовую книжку, используемого для продолжения внесения записей.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.
Как трудовая книжка, так и вкладыш выдается за плату, которая соответствует размеру расходов на покупку бланка.