Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составляется акт по выявленным ошибкам в кадровом отделе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Любой кадровик должен уметь работать с информационно-справочной документацией – докладными и служебными записками, сводками, актами, перепиской. Эти деловые бумаги отражают фактическое состояние дел в компании, а значит, помогают руководству принимать управленческие решения.
Оценивается также эффективность применения автоматизированных средств обработки документированной информации.
Содержание:
Как исправить ошибку или внести изменения в трудовую книжку
Для акта имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.
По итогам работы комиссии составляют и подписывают акт проверки, в который вносят итоги проведенной проверки, если необходимо — указывают нарушения или недостатки, если обнаружены такие, и отдельным пунктом отмечают методы устранения нарушений или рекомендации.
Для того, что бы обезопасить себя в будущем от штрафных санкций и споров с недовольными сотрудниками, важно уделять внимание деталям штатного расписания и, конечно, надлежащим образом его вести. Если в процессе работы с данным документом возникают сложности, и вы не знаете как поступить, лучше лишний раз перестраховаться и попросить консультацию.
Следующее достаточно распространенное нарушение трудовой дисциплины — появление работника в состоянии алкогольного (наркотического или иного токсического) опьянения. Причем не важно, на своем рабочем месте или на территории работодателя работник находится пьяным.
Благодаря современным технологиям, многие компании автоматизируют процессы, в том числе и кадровое делопроизводство, что позволяет экономить время, деньги, минимизировать ошибки и оптимизировать процессы.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
На практике применяется большущее разнообразие актов. Например, приема-сдачи работ или документов, обследования различных объектов или направлений деятельности, приема-передачи дел или ценностей, инвентаризации и др. Невозможно перечислить все.
Но и тогда комиссия, получается, создается постфактум: сначала они провинились (что надо заактировать сразу, иначе потом не доказать их проступок) и только потом создается комиссия по расследованию. Иногда слово «комиссия» используется для обозначения людей, которые составляют акт, но на самом деле совещательным органом не являются.
За сотрудником, принимаемым на работу, законодательно закреплена обязанность соблюдения этих правил (ст. 21, 189 ТК РФ). Если он их нарушает, то у работодателя есть право наказывать за их неисполнение или ненадлежащее исполнение (ст. 22, 192 ТК РФ).
Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).
Каждому кадровику или бухгалтеру, которому поручено вести кадровое делопроизводство компании, нужно помнить, что работник вправе пожаловаться на любое нарушение его трудовых прав. Как исправить ошибки в кадровой документации?
Часто ошибка допускается, если работник устраивается в компанию, где есть филиалы. Также подобная ошибка может быть, если внутри компании меняется место работы, а в договор изменения внесены не были.
В данной ситуации можно организовать сокращение должности с первоначальным перечнем функций. А после ввести такую же должность, но с расширенным перечнем должностных обязанностей.
Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*, расследования аварий, несчастных случаев на производстве** (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы.
Мероприятия кадрового аудита показали, что один из работников не был ознакомлен с должностной инструкцией при приеме. После того как ему показали документ, подписывать его он не стал. Причина отказа – при приеме на работу к нему были заявлены меньшие требования. Как теперь правильно поступить?
И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков.
Отметку об ознакомлении с актом проштрафившийся работник пишет собственноручно (см. также Примеры 3–5).
Составление актов в общем и кадровом делопроизводстве
Подобные проверки могут проводить СЭС, пожарная охрана. Прокурорские работники составляют заключение на основе проверок, проведенных разными органами. Сами прокуроры никогда не составляют акты проверок. Прокурор издает или заключение, или постановление.
Кроме этого, акты результатов проверки составляются комиссиями на предприятиях, организациях, в частности, акты фиксации несчастного случая.
В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии.
С теорией покончено. Наконец, будет пример составления – наглядная схема для оформления любого акта (за исключением унифицированных форм).
Акт — это документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий факты или события. Составление акта зависит от вида деятельности, которую требуется задокументировать (могут оформляться акты приемки-сдачи выполненных работ, испытаний образцов, ревизии и пр.).
Акт проверки кадрового делопроизводства фгбу
Поэтому, прежде чем составлять какой-либо акт, необходимо проверить, нет ли для документирования данной ситуации унифицированной формы. Если таковой не нашлось, применяются общие правила составления актов.
По результатам проверки делается вывод об обеспеченности (частичной или полной необеспеченности) перечисленными видами ресурсов, их соответствии (частичном либо полном несоответствии) потребностям предприятия (организации) в документированной информации.
Особое значение эти документы приобретают при наличии длящегося или неоднократного нарушения, когда каждый проступок должен быть зафиксирован.
Устанавливать в штатном расписании диапазон окладов по должности и прописывать в трудовом договоре конкретный размер оклада в пределах этого диапазона нельзя.
Проверяем документацию кадрового подразделения
Допускается использование двойных названий должности (ведущий инженер, старший менеджер). Тогда, если перечень обязанностей и сложность работы отличается, назначение разных окладов также будет обоснованным.
Ранее сотрудник проявлял усердие в работе, должностные обязанности выполнял в срок. Неснятых взысканий нет. За нарушения трудовой дисциплины к ответственности не привлекался.
Штатное расписание отображает штатную численность компании, её структуру, подразделения, должности, оклады, надбавки и т.д. Примером того, как необходимо вести штатное расписание является утвержденная унифицированная форма №Т-3.
В этом разделе представлены акты, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Чтобы скачать готовый документ, выберите подходящий шаблон, ответьте на уточняющие вопросы и заполните пропуски в форме.
Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (организации, учреждения). Для проверки состояния делопроизводства в составе комиссии, как правило, формируется подкомиссия с соответствующими полномочиями.
Согласно табелю учета рабочего времени, журналу учета, 18 апреля 2017 г. администратор Синицина А.В. выполняла свои функциональные обязанности с 06 час. 00 мин. до 06 час. 00 мин. 19 апреля 2017 г., в т.ч. по заселению гостей и предоставлению им гостиничных номеров.
Возможно использовать два варианта формулировки заголовка – с предлогом о (об) или без него.
Кстати, обратите внимание на локальные акты организации. Возможно, форма акта служебного расследования на предприятии утверждена. А если нет, на основе нашего примера его можно разработать.
Акт проверки делопроизводства в организации
Акты в кадровом делопроизводстве могут иметь унифицированную форму, определенную законодательством, или составляться в произвольном виде.
Это самая частая ситуация, которая требует оформления акта, — необходимо зафиксировать факт нарушения трудовой дисциплины. Начнем с прогула.
Это самая частая ситуация, которая требует оформления акта, — необходимо зафиксировать факт нарушения трудовой дисциплины. Начнем с прогула.
Организуем проверку ведения делопроизводства в структурных подразделениях
Текст акта начинают с указания основания его составления. Это может быть с проставленной датой и номером ссылка на договор, приказ или какой-либо нормативный документ.
Как гласит трудовое законодательство, у работника есть два рабочих дня на то, чтобы предоставить работодателю письменное объяснение своего проступка (ст. 193 ТК РФ). Поэтому большой ошибкой является запись на первом, основном, акте, что от объяснений работник отказался.
При проверке ЛНА также устанавливается, насколько они соответствуют требованиям нормативно-правовых (нормативно-методических, нормативно-технических) актов в области делопроизводства.