Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сдача в архив приказов по личному составу». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При формировании дела вам нужно проверить правильность оформления приказов: наличие подписей, регистрационных номеров.
Объем документов в деле не может превышать 250 листов при толщине в четыре сантиметра. Большие по объему дела разбиваются на тома (части).
Содержание:
Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?
Меры ответственности — предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Ответственность за правильность хранения архивной документации несет сотрудник архивной службы или другое лицо, наделенное соответствующими полномочиями. А если в фирме нет лица, ответственного за хранение документов, ответственность за сохранность документов несет руководитель фирмы.
Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле. Заверительная надпись составляется только на отдельном листе-заверителе по установленной форме. Запрещается выносить ее на оборот последнего документа или обложку дела. Она включает сведения о количественных параметрах дела и их особенностях (литерные листы, пропущенные листы, листы с оборотом, конверты).
Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
Если в организации приказы по основной деятельности и по личному составу велись совместно с валовой нумерацией, то проводится полистная экспертиза ценности документов, в результате которой приказы формируются в разные дела в соответствии со сроками хранения. Особенности формирования дел оговариваются в исторической справке (предисловии) к описи.
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства.
Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы.
Но так как в большинстве случаев это не соответствует реальным возможностям организации, то надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. То есть здесь единым принципом является отделение (изолирование) документов по личному составу от остальных документов.
Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании.
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.
Как правило, данная документация в архиве хранится отдельно, а на делах ставится соответствующая отметка о постоянном сроке хранения.
Передача в архив приказов по личному составу
Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция), передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел, составляемой кадровой службой.
Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.
Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.
Ведение бухгалтерского учета напрямую связано с первичной документацией. Любая хозяйственная операция подтверждается документально. Соответственно ворох бумаг бесконечно растет и заполняет свободное пространство кабинета. Как правильно подготовить документацию к сдаче в архив, какие данные должен содержать акт приема-передачи документов в архив и зачем это нужно?
Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации
В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица. Поэтому в любой фирме должен быть разработан комплекс мер, которые обеспечивают условия хранения документов.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.
Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения.
Сдача кадровых документов в архив
Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.
Акт о выделении к уничтожению дел составляется автоматически из выбранных к уничтожению дел по установленной Правилами хранения форме.
В каждой организации в процессе ее деятельности возникает ряд документов, которые регламентируют всю работу. Основными документами каждой компании являются распорядительная документация, к числу которой относятся приказы по личному составу, срок хранения которых заметно отличается от прочих.
Данная документация подлежит хранению даже в случае ликвидации организации и передается в муниципальный или государственный архив.
Как видно из таблицы, срок хранения приказов о приеме на работу, как и об увольнении, составляет 75 лет. Это обуславливается тем, что данные документы являются основными доказательствами факта работы сотрудника в организации. Кроме того, приказы на прием на работу (срок хранения не зависит от стажа работника) следует хранить в отдельном деле.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.
Оформление дел по личному составу представляет собой комплекс работ по их технической обработке, включающий: подшивку (переплет) дел, нумерацию листов дела, составление заверительной надписи, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, оформление обложки дела.
В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не включаются в дела проекты документов, черновые, дублетные экземпляры.
Документы по личному составу: виды, состав, хранение
Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.
В случае кражи или порчи документов создается комиссия по расследованию, которую назначает руководитель. Если есть необходимость, участие принимают следственные и другие органы надзора. Результаты расследования фиксируется актом, который заверяется руководством, а копия передается в заинтересованные органы.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.
При сдаче бухгалтерской документации нужно разделить первичную документацию и бланки строгой отчетности. При наличии таких бланков оформляется отдельная опись в присутствии членов комиссии.
Важно помнить, что принцип группировки приказов в дела определяется при составлении номенклатуры дел организации, поэтому приказы по личному составу группируются в дела строго по номенклатуре дел.
В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».
В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения.
Состав описи дел по личному составу
Каждое дело включается в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1 описи). Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также вносится в опись под самостоятельным номером (как отдельное дело).
Дела группируются по срокам следующим образом:
- постоянное хранение
- временное хранение
- предназначенные к уничтожению
В «1С:Документообороте» реализована функция отбора дел для передачи в архив и для выделения дел к уничтожению.