Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как часто знакомят с записями в трудовой книжке». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Разговоры об отмене трудовых книжек ведутся давно. Однако заявлять об анахронизме трудовой книжки весьма преждевременно. В статье мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете.
В случае если ошибка в биографических данных работника выявилась в уже заполненной трудовой книжке, то исправления вносятся в соответствии с общими правилами действий в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке (об этом говорится в п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, и в п. 2.3. Инструкции).
Содержание:
Несколько слов о трудовых книжках
А вот, с записями вносимыми в трудовую книжку в течение работы у работодателя (т.е. с записями о приеме, переводе и т.д.) работника необходимо ознакомить в его личной карточке (Т-2), в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
С апреля 2015 года организации обязательно должны использовать круглую печать только в случаях, установленных федеральными законами (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ ). Во всех же остальных ситуациях печать используется только при ее наличии (то есть организация сама решает, нужна ли ей круглая печать или нет).
Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) – основной документ работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже (п. 2 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила)).
Идеальный вариант, если имеющиеся в организации трудовые книжки принимаются по соответствующему акту приема-передачи с предварительной проверкой их сохранности. Ведь инспектор Государственной инспекции труда (далее-Гострудинспекция) при проверке может попросить посмотреть любую трудовую книжку, и если она не обнаружится, виновато будет действующее ответственное лицо, а не прежний кадровик.
С 1 января 2004 года впервые поступающим на работу работникам трудовые книжки должны оформляться на новых бланках Однако на момент сдачи номера в печать официальной информации о том, что Госзнак России напечатал новые бланки, а Минфин России разработал порядок обеспечения ими работодателей, нет.
Ничего противозаконного в этом нет. В соответствии с Постановлением «О трудовых книжках» имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.
Заполнение и выдача дубликата трудовой книжки производится работодателем не позднее 15 дней со дня обращения работника, а вкладыш оформляется по мере необходимости, если не осталось свободных листов в соответствующем разделе («Сведения о работе», «Сведения о награждении, поощрении») или на внутренней стороне обложки не осталось свободного места.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
Таким образом, можно сказать, что вклеивать листок ознакомления в трудовую книжку работника не нужно. Так как, подпись работника в трудовой книжке предусмотрена только при увольнении.При этом, ознакомительную подпись работник должен поставить именно в самой трудовой книжке после записи об увольнении. Напомним, что оформление трудовой книжки производится работодателем, если работник поступает на работу впервые, в силу ст. 65 ТК РФ.
В предыдущей публикации заявленного нами цикла вы узнали, как завести трудовую книжку и какие записи необходимо внести при ее оформлении на титульном листе.
Ознакомление работника с 🏭 записью в трудовой книжке при увольнении
Нужно ли было с декабря прошлого года или с января текущего начинать новую Книгу учета? Формально — да, однако есть аргументы, которые можно привести сотруднику Гострудинспекции в оправдание сохранения в организации старой Книги. Прежде всего, Книга учета ведется не в пределах календарного года, а пока не закончится.
Как правило, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием — документом, который должен быть в каждой организации в обязательном порядке. Однако если в соответствии с федеральным законом с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками, утверждаемыми в порядке, установленном Правительством РФ. В настоящее время действуют:
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, и
- Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, отдельные выпуски которого ранее в разное время утверждались постановлениями Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС, а общие положения были утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3-30.
В-третьих, трудовая книжка не будет лишней и для государства при назначении пенсионных выплат гражданину, т. к. подделать трудовую книжку значительно сложнее, чем, скажем, трудовой договор и сопутствующие ему документы, и не нужно будет долго и скрупулезно изучать все иные бумаги, подтверждающие трудовой стаж работника.
Кроме того, на практике важно понимать, какие наименования относятся к должностям, а какие — к профессиям. К сожалению, часто ответственные за ведение трудовых книжек лица не различают работу по должности и профессии и вносят, например, запись: «Принят на должность слесарь», хотя слесарь — это профессия, а не должность. Правильной будет запись: «Принят слесарем».
Во-вторых, она необходима работодателю, ведь только так он может убедиться в наличии того или иного опыта работы кандидата на вакантную должность и ему не нужно будет проверять огромное количество документов, свидетельствующих о предыдущей трудовой деятельности кандидата.
С другой стороны, мы настолько привыкли к трудовым книжкам, что очень боимся: без трудовой книжки подтвердить нашу профессиональную состоятельность перед потенциальными работодателями или страховой стаж в ПФР нам будет нечем.
Чаще всего работодатель расстается с работником по причине того, что последний сам изъявил желание уволиться. Поэтому давайте рассмотрим заполнение трудовой книжки именно на примере этой ситуации.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас.
Если при заполнении бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) строка «Образование» заполнена неверно, то такой бланк считается испорченным и подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Работодателю необходимо оформить новый бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) взамен испорченного.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Рассмотренный пункт 12 Правил устанавливает порядок ознакомления работника с записями в трудовой книжке. И понятие “ознакомление” путается с понятием “заверение” записей, внесенных в трудовую книжку, установленным пунктом 35 Правил.
Ссылки на номер и дату документа, подтверждающего новые данные, указываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
Для того, чтобы подтвердить факт ознакомления, сотруднику достаточно поставить подпись. Важно определить, когда именно нужно ознакомить работника с соответствующей информацией.
Сведения о работе в той или иной организации начинаются с данных о приеме на работу. Рассмотрим основные правила внесения этой информации.
Например, если работник принят на работу 12 февраля 2010 года, то в данной графе делается запись «12.02.2010».
Одной подписи без расшифровки инициалов будет недостаточно.Перед тем, как ставить свой автограф, работнику лучше проверить, правильно ли внесена запись.
Еще раз обращаем внимание предпринимателей на то, что трудовые книжки ведутся только в организациях. Индивидуальные предприниматели не могут оформлять трудовые книжки своим работникам и вносить в них какие-либо записи.
Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда. Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.
Однако никто в этой жизни не застрахован от ошибок, в том числе и работники кадровых служб. Поэтому полезной будет являться информация о том, как грамотно внести исправления или изменения в трудовую книжку.
Прием на работу: от А до Я. Когда ставить печать, до или после росписи человека, на усмотрение работодателя.
Согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек даты во всех разделах трудовой книжки проставляются арабскими цифрами. Однако в связи со сложившейся практикой оформления документов дата заполнения трудовой книжки записывается смешанным буквенно-цифровым способом, поскольку в этой графе место для проставления числа обозначено кавычками и сокращенно указан год.
Законодательством предусмотрены случаи, когда работник имеет доступ к этому документу для проставления в нем своей подписи об ознакомлении.
В соответствии с п.12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Достаточно часто возникает вопрос необходимо или нет при увольнении работника делать запись в трудовой книжке “Ознакомлен”. Если взять несколько трудовых книжек работников, ранее работавших в разных местах, то становится понятно, что однозначной позиции у кадровиков в этом вопросе нет. В одних трудовых книжках запись “Ознакомлен” присутствует, в других нет.
Это в теории. На практике возникает много вопросов, например, нужна ли запись в трудовой книжке “ознакомлен”? Формально, не нужна. Нормативные документы не требуют этого.
Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», в которых достаточно детально изложена вся информация по ведению трудовых книжек, в том числе и по внесению исправлений и изменений.