Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно написать сопроводительное письмо к комерческому предложению». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Если письмо было выслано после предварительных договоренностей с ответственным лицом организации обязательно поприветствуйте получателя по имени и отчеству.
Чтобы составить идеальное коммерческое предложение, нужно всегда прислушиваться к советам профессионалов. Но есть ещё один старый проверенный метод — учиться на ошибках других. На практике встречаются различные ошибки, перечислим некоторые из них.
Содержание:
Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению
В свою очередь, сам документ побуждает человека перейти на следующую ступень взаимодействия: собеседование, переговоры, пробный заказ и т.д. В итоге у нас получается простая последовательность.
Если проваливается хотя бы один из элементов, то страдает вся система. Это нужно понимать. Не заинтересовало сопроводительное письмо — документ либо не смотрят, либо смотрят поверхностно. Не заинтересовал (или не посмотрели) сам документ — не будет следующего этапа.
Коммерческое предложение рассматривается в современном бизнесе как достаточно эффективный инструмент взаимодействия как с потенциальными партнерами, так и с текущими. С другой стороны, коммерческое предложение – это очень распространенный вид продающего текста.
Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов. В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см. Коммерческое предложение по своей сути — призыв заключить сделку. Оно направляется как единичному покупателю, так и группе потенциально заинтересованных лиц. Но написать просто текст с призывом к сотрудничеству — этого мало. Текст нужен такой, который сразу, с первых строк, «зацепит» покупателя (будь то товар или услуга).
Вас приветствует компания ООО «Богемская рапсодия», г. Санкт-Петербург. Мы являемся студией креативной полиграфии, в стенах которой Вы сможете заказать любое полиграфическое изделие по самым доступным ценам.
Не менее эффективным будет интересная история, произошедшая с клиентом, который стал пользователем конкретного продукта или услуги. В финале истории обязательно рассказать о результатах его использования, лучше всего в цифрах. Если имеется в виду сотрудничество, то указать, какую прибыль получил партнёр.
Все детали, какие-то преимущества уже изложены в самом предложении, а этот документ не должен долго и много убеждать. На его ознакомление должно уходить не более 15 секунд, в течение которых адресат должен принять решение о дальнейших действиях. Важно знать!
На каждом листе предложения — обязательное размещение реквизитов и контактов. Во-первых, вы избавите контрагента от поиска контактов (они всегда в пределах видимости), а во-вторых — обеспечите дополнительное доверие к вашей продукции (услуге).
Многие допускают ошибку. Они делают классное КП или резюме, но не придают значения сопроводительному письму. В результате документ летит в урну и распространяется ошибочное мнение, что коммерческие предложения или резюме не работают.
Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).
Заканчивается сопроводительное письмо вежливой подписью отправителя: «С уважением, … (должность, наименование компании и ФИО отправителя)».Описание преимуществ и выгод – краеугольный камень всего сопроводительного письма. Уделите этому разделу максимум внимания. Заинтересовать потенциального партнера выгодными условиями, это важный шаг для возможности дальнейшего сотрудничества.
Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций.
На первый взгляд покажется, что написать эффективное коммерческое предложение непросто. Многие руководители обращаются к специалистам по правильному составлению продающих текстов. Но ведь попробовать самому, и потом убедиться, что предложение работает — ещё один плюсик в вашу пользу. Читайте нашу статью до конца — и получите уникальный опыт в вашу профессиональную копилку.
Просим предоставить документы офис-менеджеру открытого акционерного общества «YYY» Светлане Ивановне Петровой.
Требования к документу Можно сделать вывод, что сопроводительное письмо представляет собой не менее важный документ, чем само КП. А значит, к его подготовке нужно подходит очень серьезно.
Наше предприятие заинтересовано в покупке электротехнической продукции вашего производства. Прошу Вас предоставить нам подробную информацию о производимых Вами товарах, в первую очередь, прайс-лист и образцы материалов. Помимо этого, нас интересует закупочная стоимость продукции, приобретаемой оптом и в розницу, а также приблизительные сроки изготовления средней партии товара.
Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её. Чтобы оставить комментарий нужно авторизоваться Актуально на портале Хотите поощрить сотрудника?
Если же адресат предложения сотрудничества не ждет, то необходимо в нескольких фразах заинтересовать его.
Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров. Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным.
Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.30-2003, ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей. При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена. Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой.
Тема должна быть максимально конкретной и доносить суть, чтобы получатель на этапе просмотра почты сразу понимал, стоит ему тратить время или нет. Помните, что Ваше письмо далеко не единственное, тем более, если оно сопровождает резюме.
Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).
Под сопроводительным письмом понимается краткое приложение к основному документу. В данной бумаге сжато описывается предложение о сотрудничестве. Письмо следует составлять в тех обстоятельствах, когда само коммерческое предложение содержит много информации.
Письмо с коммерческим предложением образец
Официальное обращение. Зачастую подразумевают конкретного человека в качестве адресата. Это позволяет придать письму индивидуальности и нивелировать ощущение массовой рассылки. Практически всегда используют обращение: «Уважаемый». В рамках заключения договора между нашими компаниями, просим предоставить банковские реквизиты и данные подписантов договора и бухгалтерской документации.
Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.
В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О .
Просим выдать архивную справку, содержащую информацию о том, занимала ли Иванова Наталья Ивановна должность заместителя главного бухгалтера в обществе с ограниченной ответственностью «ХХХ» с марта 2001 года по декабрь 2011 года.
Итак, у вас есть КП, резюме или текст, который нужно доставить адресату и заставить последнего развернуть и прочитать ваше послание. Сопроводительное письмо должно предоставить адресату причины, для того, чтобы открыть приложение.
Грубейшей ошибкой может стать неправильный подход к рассылке одинакового предложения нескольким клиентам без ориентации на индивидуальность. Такое предложение теряет вес и, как правило, остаётся не реализованным. Клиент, который может стать вероятным партнёром, должен почувствовать, что это предложение адресовано именно ему, это в какой-то мере ему польстит и заставит откликнуться.
В числе этих фактов приводят те выгоды, которые получит потенциальный клиент, согласившись на сотрудничество.
Копии документов прошу направить по электронной почте, оригиналы документов прошу направить почтой России или курьерской службой.
Не многие понимают, что рекламный текст – это и есть продающий текст. Потому что в них сконцентрирована продающая информация (продающие моменты или выгоды Клиента).
Специалист, подготовивший вариант коммерческого предложения, должен согласовать его со всеми заинтересованными лицами организации (руководитель, узкие специалисты, юрист, бухгалтерия). По результатам проверки каждый специалист проставляет визы (на лицевой стороне последнего листа бланка). Рядом с визой указываются замечания, если они есть. Но без цели. Для этого и существует блокнот. В нём много непонятных статей. Среди них можно отыскать шедевры.
Пишем сопроводительное письмо. Тело письма
Первые две темы – это полный провал. Ваше письмо в 85% случаев даже открывать не будут, если вышлите первые два варианта в виде темы. Сотрудникам отдела кадров приходится отправлять в корзину десятки таких писем ежедневно, не открывая их.
Знаете, чем отличается текст, обеспечивающий результат, от просто хорошего текста? Системой. И именно умением выстраивать системы копирайтер отличается от других людей, которые просто умеют писать. Слишком абстрактно? Давайте предметно.
Преимущества компании. В письме крайне важно кратко, но максимально уместно описать собственные преимущества. Стоит заранее изучить рынок и описывать свои преимущества по сравнению с конкурентами. Впрочем, прямое сравнение с ними некорректно.
Как правильно написать деловое письмо
Сопроводительное письмо следует подписать и направит вместе с коммерческим предложением по почте, через Интернет или передать лично. Прошу предоставить коммерческое предложение на оказание услуг по разработке декларации пожарной безопасности.