Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец зашивание военных пакетов для отправки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.
Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
Содержание:
Подготовка для сдачи в налоговую
Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.
Лично я предпочитаю пользоваться такими стандартными наклейками, а не печатать самостоятельно, потому что дома в цвете я печатать не могу, и хотя разрешается печатать CN22 в чёрно-белом варианте, заметный зелёный цвет позволяет быстрее идентифицировать мелкий пакет в сортировочных центрах в процессе пересылки, но это лишь моё мнение, да.
Заполняется на английском. В зависимости от страны получателя, требуется от двух и более копий этой декларации. Вкладывается в специальный пакет для документов, который крепится с обратной стороны посылки. Прои отсутствии таких пакетов, аккуратно приматывается скотчем, чтобы можно было отлепить, не повредив документы.
Если организация не сдает документы на хранение в государственный архив, то можно распечатать титульный лист и приклеить на клей ПВА.
Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
Одним из требований к оформлению архивных дел является переплет (раздел 3.6. п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций). Не все организации располагают необходимым оборудованием и материалами для переплетных работ архивных дел с длительным сроком хранения. Часто такие работы выполняют типографии или государственные архивы. Эти услуги оказывают платно.
В основном в делопроизводстве прошивают кадровые и бухгалтерские документы, которые положено хранить более десяти лет. Учредительные же документы и заявления в ФНС с июля 2013 года разрешается подавать для регистрации и не прошитыми.
На самом деле тревожный чемоданчик только называется «чемоданчиком», на самом деле это вместительный рюкзак более 30 литров. Надо быть готовым к тому, что Вам предстоит пройти с ним за плечами серьезный пеший поход.
Правила систематизации документов внутри дела, их нумерации и описания на обложке дела подробно рассматриваются в этих же нормативно-методических документах.
Если в пачке есть лист, который по формату не входит, подшивать его можно за один край и складывать, а нумеровать как один лист. Но если сложенный лист подшит за середину, его нужно считать за два листа. Иллюстрации нумеруются на обратной стороне листа.
Обратите внимание, подпись и печать обязательно ставиться так, чтобы часть ее располагалась на листике-заверителе, а часть непосредственно на заверяемом деле. Согласно заведенного порядка, это считается гарантией подлинности и неприкосновенности.
Подпись расшифровывать обязательно. Она должна заходить за пределы наклеенной бумаги. Так же и печать.
Правила скрепления документов разрешают заполнять данные на обложке дела шариковой ручкой с черной пастой. Но есть и ограничения.
Естественно, осуществление всех вышеуказанных действий не сможет гарантированно на сто процентов уберечь ваше предприятие от неприятностей описанных выше.
Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.
- Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
- Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
- Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:
Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.
Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.
ВСЯ секретная корреспонденция оформляется через РСП. При получении СД на отправку сотрудник РСП проверяет наличие всех экземпляров и листов отпечатанных СД, приложений и черновиков, соответствие регистрационных номеров на документах номерам в журналах учета. Правильность адресования и оформления документов.
Пошаговое руководство по прошивке
Пишем на бумажку: Сергею Мокану, улица Студенческая, дом 49, квартира 93, комунна Ставчены, Кишенёв. Даём бумажку оператору вместе с отправлением, чтобы не возникало вопросов, как забивать этот адрес.
Я отправляю игру и блокнот в Беларусь. Если бы не игра, в отправлении была бы только бумага и можно было бы отправить это международной заказной бандеролью, но разница в цене между ними настолько незначительна, что я, скорее всего, всё равно бы отправил его мелким пакетом.
В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется. Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию.
Многие сотрудники почтовых отделений редко сталкиваются с мелкими пакетами и будут убеждать вас в том, что их можно оплатить только за наличный расчёт. Они ошибаются, простые и заказные можно оплачивать марками. Насколько я понимаю, предоплата мелких пакетов марками зарыта где-то глубоко в их почтовой программе и некоторые сотрудники не знают, как зарегистрирвать такое отправление.
Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа. Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала.
Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.
Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.
Рекомендуется делать пять отверстий, но если блок невелик, можно делать и меньше. Находиться они должны слева на полях, не задевая текст. Отступ от края – 1,5-2 см. Расстояние между проколами – не менее 3-х сантиметров, располагаться отверстия должны строго по вертикали.
На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.
Наклеиваем сверху при помощи канцелярского клея лист бумаги размером два на пять сантиметров (наклейка) так, чтобы он закрывал весь указанный узел и частично оставшуюся длину нитей.
По роду своей деятельности, постоянно занимаюсь этим делом сама, а также проверяю, как это делают другие. Итак, пачка листов (документов) сшивается между собой, «хвостики» от нити выводятся назад, завязываются, на них наклеивается листик бумаги с надписью: «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью 22 (двадцать два) листа. Начальник ….
Разделение дел по цвету и типу обложки удобно для использования и поиска документов в архиве. Обратите внимание, что такое оформление обязательно только для дел с длительным сроком хранения. Однако, такой способ дорогостоящий.
Любое иное использование (в том числе в некоммерческих целях и со ссылкой на фотобанк) запрещено и преследуется по закону.
Порядок оформления отправлений
Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
При доставке секретной корреспонденции непосредственно адресату допускается оформление 2-х реестров секретная корреспонденция может передаваться … распискам.
Не нужно складывать в чемоданчик куриный окорок – Вы устанете его нести. Возьмите то, что действительно станет необходимостью: сахар, соль, хлебцы, тушенку, конфеты, лапшу быстрого приготовления и т.д. При направлении нескольких экземпляров одного и того же документа без сопроводительного письма после регистрационного номера в скобках указывают номера его экземпляров. Разрешается пересылать несколько документов с разными грифами секретности СС и С (но не особой важности) … корреспонденция доставляется адресатам подразделениями фельд связи или спец связи курьерами допущенными к гос т.
У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!
Лазерная эпиляция: со скольких лет разрешена, как часто ее нужно делать, где ее можно делать? Болезненна ли лазерная эпиляция, можно ли ее делать при беременности и кормлении, месячных, варикозе, нерожавшим?
Разумнее заказать пошив почтовых мешков по нужным размерам или приобрести готовые у компаний, занимающихся изготовлением почтовой тары, тем более что стоимость тканевых мешков очень даже доступна. К тому же, доверив пошив почтовых мешков профессионалам, можно быть уверенным, что они будут соответствовать требованиям почты России.
Если документы сшиты неправильно
Без документов в экстремальной ситуации «прорваться» будет гораздо сложнее, поэтому минимальный объем должен быть всегда: паспорт, полис, водительское удостоверение.
В центре пакета наверху при необходимости проставляется пометка о срочности заверенная печатью «для пакетов», ниже адрес получателя, под чертой адрес и наименование организации отправителя корреспонденции и регистрационные номера вложенных в них СД.
Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.