Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы личного состава это». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.
Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.
Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).
Содержание:
Документация по личному составу
Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.
Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из предусмотренных первой и второй частями настоящей статьи, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими условиями и (или) сведениями.
Личную карточку заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.
Документы по личному составу содержат персональные данные граждан, которые относятся к конфиденциальной информации и, соответственно, не подлежат разглашению.
Обязательное ведение большинства документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами. Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например для некоторых кадровых приказов, справок с места работы или учебы.
В трудовом договоре молодых рабочих, окончивших ПТУ, в соответствии с полученным направлением должна быть определена профессия, специальность, квалификация, присвоенные после сдачи выпускных квалификационных экзаменов и указанные в аттестате, выданном окончившему соответствующее учебное заведение.
В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости — вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).
К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация на занятие той или иной должности. Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. В каждой организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.
Приказ о приеме на работу оформляется на бланке типовой межотраслевой формы №Т-1. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия.
Список использованных источников:
Распорядительная деятельность органов управления заключается в том, что они занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют граждан, издают ряд документов, необходимых гражданам при отсутствии ими права на труд. Как правило, эти вопросы решаются в отделах кадров этих учреждений, организаций и предприятий.
Понятие и виды кадровых документов. 2. Приказы по личному составу. 3. Личная карточка. 4. Личное дело. 5.
Функции документации по личному составу — оформление и закрепление трудовых отношений. К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по кадрам (личному составу, персоналу).
Составление и оформление кадровой документации — одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.
Личное дело – это совокупность документов, отражающих трудовую деятельность работника и сведения о нем. Заводятся на всех работников, но могут только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных оформляются личные карточки формы Т-2.
Презентация на тему Документы по личному составу
В соответствии со стажем трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок (не более 5 лет), на время выполнения определенной работы. В случае срочного договора, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых правоотношений, действие его автоматически продлевается на неопределенный срок.
Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При приёме на работу граждан секретарь должен проверить все сведения, внесённые в анкету и автобиографию, по подлинникам документов (паспорт, диплом). После издания приказа о приёме на работу секретарь заполняет на сотрудника личную карточку, формирует личное дело.
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с». Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части указываются причины его издания. Распорядительная часть начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля.
В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и срок хранения которых не превышает 3 лет, они имеют индекс (№ 1-к, № 2-к, …) и формируются в самостоятельные разделы.
Личное дело– совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.
Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу по унифицированным формам. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами.
Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.
На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 66 ТК РФ).
В данной описи необходима вся информация о порядке размещения документации в личных делах. Подписывается работником, который занимался составление дел.
Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.
На практике все приказы хранятся совместно, а когда становятся необходимы, раскладываются по разным местам. Заявления от сотрудников необходимо, к примеру, также хранить в течение 75 лет. Вся же остальная документация уничтожается после 5 лет хранения.
Основные виды документов по личному составу
На всех сотрудников предприятия, принятых на постоянную или временную работу, заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.
Каждая организационная структура обладает правом вести документооборот в нужном ей объеме. В связи с этим для каждого предприятия заводятся дела в различном составе.
В настоящее время разработана и применяется подсистема унифицированных форм документов по обеспечению кадрами органов государственного управления. Эта подсистема входит составной частью в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Целью её разработки явилось создание унифицированных документационных комплексов, в условиях традиционных методов обработки документов. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке. В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
Хранить документы, касающиеся личного состава работников, следует четко придерживаясь сроков хранения. Подшивать их рекомендуется в отдельные дела, имеющие одни и те же сроки хранения. К примеру, распоряжения на прием или увольнение хранятся 75 лет, а это значит, что их нужно отделить от приказов, обновляемых ежегодно, которые нужно хранить в течение 5 лет.
Разумеется, так будет проще разобраться, где хранятся бумаги. При наличии в распорядительном документе приложения необходимо обеспечить и его сохранность.
При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно-биографических данных, условий и оплаты труда.
Взыскания в трудовую книжку не записывают. Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указывают на основании соответствующих документов. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации.
Как записаться на обучение по программе ГО-7
В учреждениях 4-й категории, как правило, отдела кадров нет. Поэтому все операции, связанные с приёмом, перемещением, расстановкой и увольнением сотрудников, выполняет руководитель. В этих случаях особенно велико значение квалифицированной работы секретаря по работе с докум5ентами по личному составу.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. I раздел — делаются записи на основании паспорта, трудовой книжки и документов об образовании, ИНН, пенсионное.