Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Перевод подотчета на карту сотрудника — это удобный способ контроля и оплаты расходов, связанных с командировками или другими служебными целями. Вместо выдачи суммы денежных средств сотруднику наличными или перечисления на его расчетный счет, организация выплачивает подотчетные суммы на кредитную карту сотрудника.
Содержание:
Чем регулируется подотчет
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?
В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.
Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:
- письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
- письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
- письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.
В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):
- оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
- оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
- проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.
Как применять ККТ при расчетах через подотчетных лиц? Узнайте экспертное мнение в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет
Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:
- Во-первых, следует иметь в распоряжении реквизиты карточного счета, на который будут переводиться подотчетные суммы, чтобы средства ушли по назначению.
- Во-вторых, в назначении платежа необходимо прописать, что именно представляют собой эти деньги: подотчетные суммы на командировочные расходы или на приобретение товаров для хозяйственной деятельности организации.
Порядок учета командировочных расходов в 2019-2020 годах см. по ссылке.
Именно указание в назначении платежа, что перечисляемые средства являются подотчетными суммами, позволяет обезопасить организацию от претензий контролеров. Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:
- «Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Иванова С. Р. согласно приказу от 12.03.2020 № 18/П. Без НДС» — такая фраза будет уместна при перечислении безналичного аванса.
- «Компенсация перерасхода сотруднику Иванову С. Р. по авансовому отчету от 15.03.2020 № 32. Без НДС» — такая формулировка может использоваться при возмещении перерасхода сотруднику.
Подробнее о выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы читайте в материале «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».
Можно ли выдавать подотчётные деньги на карту
Ещё несколько лет выдача денег под отчёт безналичным способом считалось рискованным мероприятием. ФНС можно расценить эти деньги как доход работника, и, следовательно, доначислить НДФЛ. Внебюджетные фонды также не оставались в стороне, и доначисляли взносы.
Но в октябре 2012 года Минфин дал разъяснения, выпустив Письмо, в котором полностью урегулировал ситуацию – выдавать деньги под отчёт безналом можно, но с соблюдением правил.
Чтобы у налоговой инспекции не возникло вопросов, и работник, и работодатель, должны совместно организовать правильный документооборот. В частности:
- Заключая договор с банком на выпуск зарплатных карт, нужно прописать условие о том, что работодатель сможет перечислять на такую карту деньги под отчёт сотруднику.
- Откорректировать уже действующее положение о подотчёте или выпустить новое, в котором также прописать возможность перечисления денег на зарплатные карты сотрудников.
- Когда работник пишет заявление о выдаче ему подотчётной суммы, следует прописать в нём просьбу о перечислении денег на зарплатную карту.
- Когда работодатель формирует платёжное поручение, в назначении платежа стоит прописать «выдача под отчёт на хозяйственные нужды».
Как быть, если покупка уже совершена
На любом предприятии может возникнуть такая ситуация: начальник покупает что-то для работы, а бухгалтеру сообщает об этом «задним числом». Нужно правильно провести операцию, чтобы у налоговиков не возникло вопросов. Но как это сделать? Выдать деньги под отчёт «задним числом» или компенсировать затраты?
Есть несколько точек зрения относительно сложившейся ситуации. Это:
- Работа со счётом 71. Формально, деньги выдаются под отчёт постфактум – покупка то уже совершена. «Подотчётник» составляет авансовый отчёт, прикладывает к нему чек, бухгалтер компенсирует расходы. Главное, чтобы календарная дата на чеке была более поздней, чем календарная дата авансового отчёта. Тогда проблем не возникнет.
- Работа со счётом 73 и 76. Так как деньги уже потрачены, но ещё не выданы, ни о каких подотчётных тратах речи идти не может.
Первый способ самый простой и популярный. Но правильно использовать именно второй. Действия работника можно расценить как сотрудничество с предприятием по договору поручения. То есть, деньги потрачены из собственного кошелька, но купленный предмет будет использоваться не для личных целей, а передан организации для хозяйственных нужд.
Если такие случаи – редкость, то рекомендуется составить договор поручения. Составлять нужно «задним числом». Суть договора в следующем – одна сторона (то есть, работник предприятия, который потратил деньги на хозяйственные нужды), он же поверенный, обязуется по поручению предприятия, то есть, доверителя, выполнить конкретные действия. В данном случае, купить некую вещь. Но, так как директор является единоличным исполнительным органом юрлица, то может действовать от его имени без доверенности.
Но, если такие ситуации возникают часто, то не стоит злоупотреблять договорами. Лучше пойти по первому сценарию.
Чтобы правильно произвести учёт средств, которые уже потрачены, но ещё не выданы, стоит правильно наладить документооборот. Стоит подготовить:
- Локальный акт внутреннего характера или распорядительный документ (приказ), в котором прописать список лиц, имеющих право получать подотчётные деньги. Нужно включить в него и директора. Такой документ составляется каждый год. Также можно прописать список хозяйственных нужд, на которые указанные люди могут брать деньги.
- Служебная или пояснительная записка, в которой указываться просьба «компенсировать расходы на покупку…». Следует указать дату покупки, сумму, прочие данные. Если траты совершил не директор, на документе должна стоять виза руководителя. Она свидетельствует о том, компенсация расходов разрешена.
- Авансовый отчёт, если бухгалтер будет использовать 71 счёт или приказ о выплате компенсации.
- Платёжные документы, подтверждающие понесённые расходы.
Сегодня выдача подотчетных сумм для работника предприятия имеет ряд особенностей, которые следует учитывать. Так, большую роль играет назначение платежа. Его надо указывать всегда. В платежном поручении нужно написать «Перечисление подотчетных денежных средств». А сотрудник перед каждым таким перечислением пишет заявление. Для отчета о потраченных финансах работник предъявляет работодателю простые чеки, билеты и товарные чеки. Кроме того, можно показывать квитанции из банкоматов и оригиналы слипов. Данные документы могут со временем выцветать, поэтому рекомендуется делать с них копии.
Работодатель может производить возмещение потраченных личных денег работника на нужды предприятия. Для этого также потребуются документы в виде чеков и квитанций. Еще один значимый вопрос: в течение какого срока человек обязан вернуть непотраченные деньги? Тут законодательством не установлено каких-то временных рамок, но их должен указывать сам работодатель, на свое усмотрение. Обычно это три дня. Если сотрудник не вернул вовремя деньги, то налоговая служба будет высчитывать из этих денег налог на доходы физических лиц. Возврат осуществляется как через кассу наличными, так и безналичным переводом на счет компании.
Оплата расходов банковской картой. Авансовый отчет
Если сотрудник получил денежные средства под отчет в кассе предприятия, а расплатился, оплачивая услуги или товары, действуя в интересах компании и по согласованию с руководством организации, то это тоже законом не возбраняется. В этом случае налоговики потребуют предъявить авансовый отчет на выданную сумму и оправдательные чеки, бланки, квитанции. Еще один вариант, разрешенный законом – это внесение подотчетной суммы бухгалтером компании на банковскую карту работника, которой сотрудник оплачивает, например, расходы по ГСМ. Если сотрудник расплачивается кредитной картой, а не дебетовой, то это не меняет алгоритма действий по оплате и сбору документации ни со стороны работника, ни с позиции компании, и законом тоже допускается. Налоговики также не возражают против осуществления платежей за организацию сотрудником его кредитной картой, то есть можно оплатить товар кредитной картой сотрудника. В случае, если денежные средства под отчет были выданы в бухгалтерии одному сотруднику, а оплата совершена банковской картой другого сотрудника этого же предприятия, то работником, который получил сумму под отчет, предоставляет в финансовый отдел авансовый отчет. Оплата банковской картой другого сотрудника отражается в заявлении, приложенным к авансовому отчету подотчетного лица, в котором указывается, что оплата произведена с согласия владельца карты. Рекомендуется также к такому авансовому отчету приложить расписку от владельца карты о том, что он получил компенсацию за расходы по принадлежащей ему банковской карте от подотчетного лица в полном размере.
Код дохода в платежке на выдачу подотчетных средств
Обязанность работодателей проставлять коды назначения платежа при переводах сотрудникам появилась с 1 июня 2021 года. Указанная норма закреплена в поправках к закону об исполнительном производстве №229-ФЗ от 02.10.2007 и в письме Банка России №45-1-2-ОЭ/8224 от 08.06.2020. Будем разбираться, какой код указывать в платежном поручении при перечислении подотчетных сумм в 2021 г. согласно новым правилам.
Центральный Банк выпустил указание №5286-У от 14.10.2019, в котором разъяснены новые правила заполнения банковских документов на перевод физическим лицам. Банк предусматривает применение трех значений.
| Значение | Когда используется |
| 1 | Ставится в платежках при перечислении сотруднику выплат, которые признаются доходом. На эти суммы установлено ограничение на взыскание. К ним относятся заработная плата, премии, доплаты, выплаты по договорам ГПХ, выходные пособия и так далее. Полный перечень приведен в указании ЦБ №5286-У от 14.10.19. |
| 2 | Используется в платежах на выплаты, к которым не применяются долговые взыскания. Их список есть в статье 101 ФЗ-229 от 02.10.07. К подобным выплатам относятся оплата командировочных расходов, различные компенсации сотруднику, алименты, декретные. |
| 3 | Указывается при компенсациях по возмещению вреда здоровью. Также при перечислении компенсаций пострадавшим в результате техногенных происшествий. Регулируется пп. 1 и 4 ст. 101 ФЗ-229 от 02.10.07. |
Разъяснения от Банка России
Выдача работникам авансов в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях – на расходы, связанные с осуществлением деятельности работодателя, – предусмотрена Трудовым кодексом РФ (абз. 4 ст. 137).
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Пункт 10 данного Положения гласит: работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и суточных.
Можно ли выдавать подобные авансы в безналичной форме – путем перечисления на банковскую карточку работника? Трудовое законодательство ответа не дает.
Неясно одно – почему министерство настаивает на том, чтобы перечисление производилось на карты сотрудников, выданные в рамках «зарплатных» проектов…
Между тем выдачу наличных денег может осуществить не только кассир (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У), но и банкомат (п. 1.3 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24.12.2004 № 266-П). Кроме того, работник для оплаты товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) может использовать не только наличность, но и свою банковскую карту (п. 2.3 Положения № 266-П).
Разъясняя применение Положения № 266-П, Банк России письмом от 24.12.2008 № 14-27/ 513 сообщил: вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников – физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. К компетенции Банка России он не относится. Впоследствии эту позицию поддержал и Минфин России – в письме от 29.12.2011 № 14-01-07/1396-1966. Но ее можно распространить на любые авансы, выданные работникам под отчет.
К сожалению, комментируемое письмо не содержит ссылки на упомянутое разъяснение Банка России. Но и Минфин России не уполномочен давать разъяснения, относящиеся к сфере труда или денежного обращения.
Бухгалтерские проводки по авансовым отчетам
| Проводка | Расшифровка |
| Дт 71 Кт51 | 71 счет –расчеты с подотчетными лицами
51 – расчетный счет Операция говорит о перечислении средств с расчетного счета физическому лицу |
| Дт 26 Кт71 | 26сч.-общехозяйственные расходы
Отражены расходы по авансовому отчету |
| Дт 71 Кт50(51) | При наличии перерасхода |
| Дт 50 Кт71 | Наличность возвращена в кассу |
| Дт 51 Кт71 | Сотрудник перевел излишки на расчетный счет организации |
| Дт 70 Кт 71 | Сумма удержана из з/п сотрудника в счет авансового отчета |
Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников
Бухгалтерский учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников
Законодательство не запрещает перечислять подотчетные суммы на банковские карты работников организации. На это неоднократно указывали контролирующие органы в своих разъяснениях (см. письма Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554). Во избежание переквалификации подотчетных сумм, перечисленных на карты работников, в доходы при использовании безналичного метода выдачи под отчет рекомендуется:
— издать приказ руководителя, предусматривающий возможность безналичных расчетов с подотчетными лицами;
— внести соответствующие положения в учетную политику;
— утвердить перечень сотрудников, на карты которых будут перечисляться подотчетные средства;
— получить письменные согласия сотрудников на расчеты по подотчетным суммам с использованием их банковских карт.
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. При этом Планом счетов предусмотрена корреспонденция счета 71 не только со счетом 50 «Касса», но и со счетами, на которых отражается информация о средствах, аккумулированных на расчетных (счет 51) и валютных (счет 52) счетах организации.
Поэтому в бухгалтерском учете операцию по перечислению денежных средств на личный банковский карточный счет сотрудника следует отразить записью:
Перечислены денежные средства на личный счет сотрудника
Документами, подтверждающими перечисление подотчетных сумм на банковские карты сотрудников, являются:
— платежное поручение, в котором следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными;
Работник, получивший подотчетные средства, обязан составить авансовый отчет (за основу может быть принята форма N АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Для документального подтверждения понесенных расходов к авансовым отчетам должны быть приложены документы об оплате пластиковыми картами товаров, работ, услуг, приобретенных для нужд организации (чеки, «слипы»).
Для заключения договора сотрудник организации направлен в командировку в другой город в России на 8 дней. Сумма аванса, перечисленного на банковскую карту работника для оплаты расходов в командировке, составила 22 000 руб.
Расходы сотрудника на приобретение авиабилетов составили 9900 руб. (в том числе НДС 10% — 900 руб.), по найму жилого помещения — 5900 руб. (в том числе НДС — 900 руб.). В гостинице сотруднику был выписан счет-фактура. Приказом по организации утверждены нормы суточных при командировках по территории России — 700 руб. Работнику полагаются суточные в сумме 5600 руб. (700 руб. х 8 дн.).
Остаток аванса возвращен сотрудником в кассу.
В бухгалтерском учете организации сделаны записи:
Если работник потратил личные деньги
Если работник затратил личные деньги на нужды организации, то возникают определенные проблемы, которые должны быть регулируются новыми правилами подотчета в 2023 году.
В таком случае, работник должен обязательно оформить заявление о предоставлении денег подотчет. По этому заявлению организация должна выдать работнику специальную подотчетную карту или указать реквизиты для перечисления денег на банковскую карту работника.
Как только работник получит подотчетную карту или реквизиты для перечисления денег, можно начать работать с этими средствами по поручению организации. Работник должен точно написать отчет о расходовании денег по каждому платежному поручению или использованию подотчетной карты.
Если работник потратил личные деньги на нужды организации, то он имеет право на компенсацию этих расходов. Для этого нужно представить все необходимые документы, подтверждающие факт потраченных средств.
Если работник не предоставит отчет или документы о расходах, возможна блокировка его подотчетной карты или перечисление компенсации минус сумма потраченных личных денег. Это в интересах организации, чтобы работники использовали подотчетные деньги только по назначению и не злоупотребляли этим правом.
Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?
Новым правилам подотчета, вступающим в силу с 2023 года, организации обязаны выполнять расчеты подотчетных сумм сотрудникам по банковской карте. Если работник потратил деньги в интересах компании, ему необходимо подтвердить эти расходы, предоставив подотчетный отчет.
Для перечисления подотчетных денег по банковской карте, работник должен написать заявление на выдачу карты и указать свои личные данные. В платежном поручении необходимо указать номер карты, на которую нужно перечислить компенсацию за расходы по подотчету.
В платежном поручении следует указать организацию, которая осуществляет перечисление подотчетных денег, а также указать сумму, которую необходимо перечислить на карту. При этом, следует придерживаться правилам и требованиям организации по подотчету.
Оплата подотчетных расходов производится исключительно в интересах организации и должна соответствовать установленным правилам. Платежное поручение на перечисление подотчетных денег должно быть составлено четко и согласно действующим правилам и законодательству.
Если подотчетные деньги будут использоваться в неправильных целях или будут потрачены неправильно, компания имеет право блокировать карту и устанавливать дополнительные ограничения на работника. Поэтому правильно и четко оформленное платежное поручение – это залог успешного и безопасного использования подотчетных денег.
Сотрудник, получивший средства в подотчет через корпоративную карту, сдает авансовый отчет в бухгалтерию либо директору компании. Отчет проверяется на правильность заполнения и достоверность сведений по операциям, затем его утверждает руководитель организации. Далее купленные на средства бизнес-карты товары бухгалтер ставит на учет. Сотруднику выдается расписка в приеме авансового отчета. Расписка – это часть самого отчета. В унифицированной форме она предусмотрена в виде отрезной части документа.
В том случае, когда организация не пользуется унифицированным бланком, а разрабатывает свою, в которой нет отрезной расписки, то расписку можно составить в произвольной форме.
И еще один важный момент – для бизнес-карты в банке следует открыть отдельный счет. То есть наличия расчетного счета недостаточно.
Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса
Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п.
6.3 указания № 3210- У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм.
Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП). ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме.
Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой: Дт 71 Кт 51 (52). При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись: Дт 50 Кт 71.
При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись: Дт 51 (52) Кт 71. Полный перечень проводок при выдаче подотчетных сумм, в том числе если они требуются для командировки, читайте в этом материале.
Итоги В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм.