Переход на эдо плюсы и минусы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход на эдо плюсы и минусы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО

Мы подготовили чек-лист, который поможет понять, нужна ли вам эта система:

• В вашей компании больше 100 сотрудников.
• У компании есть филиалы/отделения.
• У компании больше 10 клиентов.
• Вам важно получать оплату в день выставления документов.
• Вы намерены уменьшить риски, связанные с потерей документов.
• Вы хотите с минимальными усилиями обмениваться документами с ФНС.
• У компании есть крупные заказчики, работающие только с ЭДО.
• Вы замечаете, что сотрудники слишком долго ищут нужные документы.
• Вам важно легко и быстро находить подписанные оригиналы документов.
• Вы хотите видеть, какие из отправленных цифровых файлов уже подписаны контрагентами, а какие еще нет.

Виды электронного документооборота

ЭДО используют, чтобы обмениваться документами внутри отделов (внутренний ЭДО), с внешними контрагентами (внешний ЭДО) и с госорганами вроде ФНС, Росстат, СФР.

Внутренний. Электронный обмен документами происходит внутри фирмы. Например, отдел закупок отправляет договор в отдел логистики. Или слад запрашивает накладную у бухгалтеров.

Плюс такого документооборота — экономия на канцелярии. А еще не надо ходить ногами между этажами. Или отправлять курьера, если отделы в разных бизнес-центрах.

Внешний. Обмениваются документами с контрагентами, партнерами и подрядчиками. Обмен происходит через операторов ЭДО — специальных посредников. Если у сторон разные операторы, обмен усложняется, так требуется роуминг — отдельная технология. С ее помощью пользователи разных систем могут обмениваться документами так, словно работают в одной.

С государственными учреждениями. Если бизнесу надо регулярно подавать отчеты в госорганы — например, ФНС — чтобы не ходить ногами в отделения и не тратить время на заполнение бумажных договоров, используют ЭДО. У операторов все бланки унифицированы — меньше шансов, что документ не примут из-за ошибок в оформлении.

Как выбрать подходящую систему

Чтобы работать в ЭДО, нужно получить электронную подпись, а потом выбрать систему. Система электронного документооборота — это программа для работы с электронными документами. Выбирают исходя из объема документов, которыми планируют обмениваться, и числа сотрудников, которые будут с документами работать.

Также можно выяснить, какую систему используют контрагенты и партнеры и подключить аналогичную. Тогда можно будет обмениваться файлами напрямую, без роуминга.

При выборе системы смотрите на следующее параметры:

• Тарифы. Изучите, за что придется платить. Например, в одних системах внешний документооборот дороже, чем внутренний, а других нет разницы в стоимости. Еще сравните, что выгоднее: купить пакет документов на год вперед или без ограничений приобрести пару-тройку лицензий.
• Интерфейс. Чем проще, тем лучше — не придется платить за обучение сотрудников. Попробовать можно в течение бесплатного демо — запрашивайте у оператора.
• Мобильное приложение. Есть не у всех популярных систем. Без приложения не получится оперативно подписывать документы в командировках или при выезде на объекты.
• Роуминг. Если контрагенты и партнеры используют разные системы ЭДО, придется подключать роуминг. Проверьте, сколько это стоит и поддерживает ли технологию приглянувшейся оператор.
• Саппорт. Идеально — если работает круглосуточно, а на связи — персональный менеджер. Сможете оперативно решать проблемы, а не ждать, пока до вас дойдет очередь.
• Внедрение. Иногда входит в общую стоимость, но бывает приходится оплачивать отдельно. Приценивайтесь, что выгоднее.

Что такое электронный документооборот и как он работает

Электронный документооборот (ЭДО) — система, которая помогает обмениваться документами в электронном виде с контрагентами, сотрудниками, госорганами.

Электронный документ — цифровой вариант физического документа. Таким образом можно передать любой документ: договор, счёт, акт, служебную записку, УПД (универсальный передаточный документ), счёт-фактуру.

Электронные документы хранятся и обрабатываются с помощью компьютера и специальных сервисов — систем ЭДО. Это такие программы, которые либо устанавливаются на компьютер, как обычный софт, либо работают через интернет, как облачные сервисы. С их помощью можно передавать документы внутри компании либо другим организациям с помощью компьютера.

Отличия электронного документооборота от бумажного

Главное отличие электронного документооборота от бумажного — способ передачи и хранения документов. В ЭДО файлы перемещаются по предоставленному оператором каналу связи, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы. Оператор ЭДО хранит документы в цифровой среде, организованной с помощью программного обеспечения, а в бумажном документообороте они представлены в виде физических носителей.

В таблице приведены отличия ЭДО и бумажного документооборота по ряду критериев.

Из приведённой сравнительной таблицы видно, что электронный документооборот — более удобный способ обмена документами с контрагентами. Он экономит средства за счёт снижения затрат на оргтехнику и расходники, помогает освободить архивы и оптимизировать все процессы документооборота.

Порядок перехода на ЭДО

Для того, чтобы обмениваться с контрагентами, в том числе и с налоговыми органами, электронными документами, необходимо выполнить несколько последовательных шагов:

1. Подписать Соглашение об электронном документообороте (ЭДО).

2. Приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. При этом у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании должна быть своя ЭП.

3. Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним соглашение. Обычно выбирают того оператора, с кем работают контрагенты компании, чтобы было удобнее взаимодействовать.

4. Определиться с программным обеспечением системы ЭДО. Это может быть онлайн сервис, или специальное программное обеспечение, интегрированное в учетную систему компании.

Электронный документооборот: в двух словах

• Электронный документооборот, или ЭДО, — это обмен документами через интернет.
• Электронный документооборот может быть внутренним — внутри компании, внешним — с разными контрагентами, а еще с государственными органами — например, с налоговой.
• ЭДО помогает экономить время, силы и деньги, которые тратились на работу с документами: их создание, пересылку, согласование и хранение.
• Электронный и бумажный документооборот можно совмещать, но это должны быть разные документы. Нельзя один документ сначала подписать через систему ЭДО, а потом рукой.
• Для работы в системе электронного документооборота нужна цифровая подпись.
• С 1 января 2023 года на электронный документооборот были обязаны перейти все бюджетные организации.

Бумажный документооборот

В 2023 году все еще есть ситуации, когда компания должна предоставлять в контролирующие органы документы на бумаге. Согласно существующему законодательству не все сферы могут перейти на ЭДО. Например, организации, имеющие статус повышенной секретности с доступом к государственной тайне до сих обязаны вести бумажные обороты документации (оборонно-промышленный комплекс и др.) В таких компаниях используется электронное делопроизводство, но не для всех направлений деятельности.

Кроме того, организации, где еще пару лет назад осуществлялся оборот исключительно бумажных документов, а сегодня они перешли на ЭДО, все равно обязаны архивировать физическую документацию. Для этого существуют строгие стандарты: первичные документы хранятся 4-5 лет, бумаги отдела кадров — до 50-75 лет. Это необходимо для разных целей. Например, бывший работник компании может обратиться за бумажным документом для подтверждения рабочего стажа. Или налоговая инспекция решит проверить сделку трехлетней давности.

В остальных случаях владельцы предприятий могут сами выбирать формат делопроизводства: бумажным способом или в цифровом режиме.

Недостатки бумажного документооборота:

• В крупных компаниях работники имеют дело с большими архивами документов. Если делопроизводство проходит вручную, специалисты вынуждены тратить много времени на обработку бумаг.
• Бумажные документы не просто сохранить в аккуратном виде. Договоры или соглашения на бумаге могут помяться, потерять цвет или получить иные повреждения. Кроме того, документы на бумаге часто теряются.
• Большие физические затраты. Документы нужно не только формировать, подписывать, сверять и отправлять. Еще их необходимо собирать по новой в пакет в случае утраты или ошибок в оформлении. Это приводит к дополнительным трудовым расходам.
• Ошибки. При ручном заполнении документов всегда присутствует человеческий фактор. Недостоверная информация в бумажной накладной — явление частое.
• Финансовые расходы. Хранение договоров на бумаге, заполнение отчетов вручную, регистрация каждого документа физически ведут к росту затрат на канцелярские принадлежности, принтер и бумагу, а также затраты на отправку бумаг или экспресс-доставку.

Плюсы такого подхода очевидны. Это практически то же самое, если сравнить электронную почту и обычную.

• Экономия денег на бумагу, печать, управление архивом, услуги курьеров (для доставки документов);
• Экономия времени на «бумажную волокиту». Например, найти нужный документ на компьютере всегда проще и быстрее, чем в стеллаже. Также не понадобится целый штат специально обученных людей для распечатывания, архивирования и прочих рутинных действий с бумагами;
• Более высокая скорость заключения сделок, так как отправка электронного договора для подписи занимает в разы меньше времени, чем бумажного, и сам процесс проще;
• Электронные документы не потеряются, не пострадают при непредвиденных обстоятельствах (пожар, затопление) и их сложнее украсть;
• Электронные документы – это бОльшая гарантия информационной безопасности. В ЭД всё настроено так, чтобы только нужные сотрудники получали доступ к нужным документам, благодаря аутентификации, распределению прав доступа и аудиту работы пользователей в системе.

Объём печати упал в одном отделе, но вырос в другом

Компания внедрила ЭЦП и ЭДО, чтобы не печатать документы о сделках с контрагентами. Объём печати в отделе продаж или закупок снизился. Но вырос в бухгалтерии. Почему?
Во-первых, потому что бухгалтерия (справедливо) не доверяет сохранности документов в ЭДО. Пока нельзя исключить сбой системы, потерю или искажение данных, у каждого электронного документа обязательно есть hard copy.

Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.

И даже экономия на экземплярах для контрагента не всегда однозначна. Потому что каждый контрагент с ЭЦП и ЭДО точно также перекладывает обязательства печати на тех, с кем взаимодействует.

Бывает, что внедрение ЭДО увеличивает (!) объём печати. В одной компании внедрили электронную передачу промежуточных версий документов при подготовке финальной. Ранее 6 сотрудников читали и подписывали распечатанный лист согласования: каждый вносил правки, а затем передавал другому. Финальную версию документа сканировали. Теперь подписанты получали электронную версию документа. Однако привычка работать с бумагой осталась: каждый из 6 сотрудников печатал документ, вносил правки ручкой, переписывал их в электронном виде и отправлял следующему в цепочке. Вывод: вместо 1 документа стали печатать 6. Объём печати вырос в 6 раз!

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот имеет массу преимуществ перед бумажным.

Оптимизация бизнес-процессов

Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. Сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.

Снижение расходов

Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников.

Безопасность

Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. А передачу данных защищает шифрование.

Упрощённое представление документов в контролирующие органы

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы.

Освобождение места в архиве

Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере.

Снижение количества ошибок

Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. А интеграция с 1С и другими учётными системами исключает ошибки ручного переноса данных.

Отличия электронного документооборота от бумажного

Главное отличие электронного документооборота от бумажного — способ передачи и хранения документов. В ЭДО файлы перемещаются по предоставленному оператором каналу связи, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы. Оператор ЭДО хранит документы в цифровой среде, организованной с помощью программного обеспечения, а в бумажном документообороте они представлены в виде физических носителей.

В таблице приведены отличия ЭДО и бумажного документооборота по ряду критериев.

Что такое ЭДО и зачем нужны операторы

ЭДО (электронный документооборот) — обмен юридически значимыми документами (файлами) по защищенным каналам связи. То есть это система, которая полностью исключает использование бумажных носителей. Чтобы ее обслуживать, нужно профессиональное оборудование и специализированные программы.

Системы межкорпоративного ЭДО создаются и поддерживаются операторами. Это коммерческие организации, деятельность которых лицензируется ФСБ России. Как поставщики телекоммуникационных услуг, предоставляют клиентам доступ к защищенным системам обмена файлами. Документы, которые через них проходят, подписываются УКЭП — усиленной квалифицированной электронной подписью.

Нормативная база для электронного документооборота

Важно, чтобы онлайн-документы составлялись в соответствии с нормами законодательства. Базовым нормативным актом в этой области является закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации…». Пункт 4 ст. 11 закона № 149-ФЗ позволяет приравнять обмен электронными сообщениями к бумажному документообороту. Но и электронные документы должны быть заверены подписью. Порядок такого удостоверения определяется отдельным нормативным актом — законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронный документооборот бухгалтерских документов основан на положениях п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».

Если же говорить об обмене данными внутри компании, то здесь все обычно гораздо проще. Электронная подпись, как правило, не требуется, а ответственным за информацию считается тот сотрудник, с корпоративного почтового ящика которого было отправлено письмо. Хотя в крупных компаниях могут и для внутреннего документооборота применяться более сложные схемы защиты данных.

Похожие записи:

• Нужна ли подпись учредителей на ликвидационном балансе
• Выписали по решению суда
• Министр обороны россии сергей шойгу как с ним связаться