Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли делать исправления в путевых листах. Опасные ошибки в путевом листе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В бухгалтерском учете предусмотрена корректировка ошибок, однако для этого нужно знать инструкцию по их исправлению. Есть несколько способов, и каждый метод имеет свои особенности. Мы рассмотрим самый типичный способ внесения изменений, которым пользуются многие бухгалтера.
Содержание:
Допускаются ли исправления?
В Федеральном законе о бухгалтерском учете №402 от 06.12.2011 года, в статье 9 пункте 7 сказано, что в первичных учетных документах можно допускать ошибки и по необходимости исправлять их. Некоторые первичные документы нельзя править, это прописано в нормативных актах.
Относится ли путевой лист к первичным документам? Налоговый вестник от 2010 года №12 сообщает, что данный бланк относится к первичным документам, и в него можно вносить правки. Также Закон №129 –ФЗ в п.5 ст.9 делает акцент только на кассовых и банковских бланках, которые не подлежат правке. Исправлять ошибку нужно штрихом.
Одним из самых популярных способов, как правильно исправить ошибку в путевом листе, является составление нового документа с правильными данными. В нем нужно указать:
- номер и дату первоначального документа, в который вносятся исправления;
- порядковый номер и дату исправления.
Первоначальный ошибочный документ нужно приложить к новому верному экземпляру. При использовании такой схемы внесения исправлений у организации будет (письмо ФНС от 23.03.2018 № СД-4-3/5412):
- информация о неправильном и верном текстах документа;
- сведения о дате исправления;
- подписи ответственных лиц.
Однако это не единственный способ, как исправить ошибку в путевом листе автомобиля спустя месяц или даже год. Вторым способом является зачеркивание неправильного текста и указание правильных сведений над зачеркнутой информацией.
Важно зачеркнуть неверную информацию одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Сделанную корректировку нужно заверить подписями лиц, которые составляли документ. Следует указать их Ф.И.О., а также дату внесения исправлений.
Предложим образец, как исправить ошибку в путевом листе. Например, неверно указана дата рейса – 24.06.2019. Реально поездка состоялась 25.06.2019. В этом случае неверную дату нужно зачеркнуть одной чертой 24.06.2019, указав сверху правильную – 25.06.2019. Заверить внесенное исправление должен сотрудник, ответственный за составление путевых листов и водитель транспортного средства. В аналогичном порядке исправляются ошибки в путевом листе обнаруженные даже год спустя после составления первичного документа.
Расход топлива выше, чем вмещает бак
Инспекторы могут проверить путевые листы на расход топлива. Иногда по документам выясняется, что расходы были больше, чем может вместить в себя топливный бак автомобиля. Если поездка долгосрочная заправляться придется не один раз, на каждую заправку должен быть чек с АЗС. Все чеки контролеры обязательно изучат. Если по одному из документов топлива оказалось больше, чем может вместить бак, инспекторы признают расходы завышенными и вычтут разницу.
Сравните путевые листы на расход горючего с реальной вместимостью бака. Узнать ее можно из документов на транспортное средство или на сайте производителя автомобиля.
Выявили, что водитель потратил больше, чем вмещает бак, просмотрите каждый чек с АЗС и потребуйте от сотрудника объяснений, зачем он купил больше топлива.
Не исключено, что часть бензина он залил в канистру, особенно, если поездка предстояла по местности, где невозможно будет позже заправиться. В таком случае нужно попросить водителя написать объяснительную, она станет оправдательным документом по расходам перед налоговыми инспекторами.
В случаях, установленных законодательно, водителю требуется иметь при себе оформленный путевой лист. При отсутствии данного документа к ответственности могут привлечь как водителя, так и должностное лицо, ответственное за выезд ТС на линию.
Допускаются ли исправления?
В бухгалтерском учете предусмотрена корректировка ошибок, однако для этого нужно знать инструкцию по их исправлению. Есть несколько способов, и каждый метод имеет свои особенности. Мы рассмотрим самый типичный способ внесения изменений, которым пользуются многие бухгалтера.
В Федеральном законе о бухгалтерском учете №402 от 06.12.2011 года, в статье 9 пункте 7 сказано, что в первичных учетных документах можно допускать ошибки и по необходимости исправлять их. Некоторые первичные документы нельзя править, это прописано в нормативных актах.
Относится ли путевой лист к первичным документам? Налоговый вестник от 2010 года №12 сообщает, что данный бланк относится к первичным документам, и в него можно вносить правки. Также Закон №129 –ФЗ в п.5 ст.9 делает акцент только на кассовых и банковских бланках, которые не подлежат правке. Исправлять ошибку нужно штрихом.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
-
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
-
Таблица, в которой указывают:
- номер путевого листа и дату его выдачи,
- данные водителя и его табельный номер,
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.
Не указан конечный адрес
Контролерам важно, чтобы путевые листы содержали описание маршрута следования автомобиля с указанием названий улиц, номеров домов и наименований компаний, как конечной или промежуточной цели следования. Если такие сведения не включены в путевой лист, налоговики могут посчитать, что поездка была фиктивной и исключить расходы по ней.
Что сделать?
Указывайте в путевом листе весь маршрут следования со всеми пунктами остановок.
Иногда сделать это затруднительно, например, при отсутствии точного адреса. В таком случае можно написать название рядом расположенного населенного пункта, километровую отметку на дороге или просто взять координаты из навигатора с указанием широты и долготы. Судебная практика доказывает, что такой способ защиты понесенных компанией расходов суды признают правомерным (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016).
Кто подписывает путевой лист?
Путевой лист подписывают водитель транспортного средства и работник, который отвечает за их оформление, например диспетчер, бухгалтер, менеджер.Также в путевом листе должны быть подписи:
- работника, который уполномочен проставлять в путевом листе дату, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и при заезде на нее (п. 12 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов);
- медицинского работника, который проводил предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр водителя (п. 15 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов);
- должностного лица, который отвечает за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).
Также в путевом листе могут быть подписи лиц, которые вносят и заверяют данные, предусмотренные формой путевого листа вашей организации. Например, данные о стоимости оказанных услуг, количестве израсходованного топлива может вносить и заверять своей подписью бухгалтер или экономист.
Развозка скоропортящихся продуктов не на спецтранспорте
Если компания осуществляет продажу или доставку продуктов питания и среди них есть скоропортящиеся, например, рыба, овощи и фрукты, молочные продукты, использование рефрижератора обязательно. Налоговики в ходе проверки обязательно обратят внимание на этот нюанс транспортировки. Если использовался обычный автомобиль, инспекторы вправе признать поездку фиктивной.
В летний период для скоропортящихся продуктов лучше осуществлять перевозку исключительно спецтранспортом, даже если от склада до точки продаж несколько метров. В противном случае придется доказывать реальность поставки. Кроме того, разгрузочно-погрузочные работы можно оправдать наличием транспортных накладных, фотоснимков отгруженного товара, видеозаписями с камер наблюдения.
Обратите внимание, если в процессе транспортировки в обычном автомобиле продукты испортились, списание расходов по ним возможно лишь в рамках естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Развозка скоропортящихся продуктов не на спецтранспорте
Если компания осуществляет продажу или доставку продуктов питания и среди них есть скоропортящиеся, например, рыба, овощи и фрукты, молочные продукты, использование рефрижератора обязательно. Налоговики в ходе проверки обязательно обратят внимание на этот нюанс транспортировки. Если использовался обычный автомобиль, инспекторы вправе признать поездку фиктивной.
В летний период для скоропортящихся продуктов лучше осуществлять перевозку исключительно спецтранспортом, даже если от склада до точки продаж несколько метров. В противном случае придется доказывать реальность поставки. Кроме того, разгрузочно-погрузочные работы можно оправдать наличием транспортных накладных, фотоснимков отгруженного товара, видеозаписями с камер наблюдения.
Обратите внимание, если в процессе транспортировки в обычном автомобиле продукты испортились, списание расходов по ним возможно лишь в рамках естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Как правильно вносить изменения в путевом листе?
Заполняем журнал учета путевых листов Внимание На оборотной стороне он должен быть скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В соответствующих графах указываются фамилии и должности лиц, отвечающих за ведение и оформление журнала, и их подписи.
Табличная часть состоит из 9 колонок:
- Порядковый номер путевого листа.
- Дата выдачи.
- Личные данные водителя.
- Табельный номер.
- Гаражный номер водителя и марка автомобиля.
- Подпись о получении листа водителем.
- Подпись диспетчера и дата приема путевого листа и других документов водителя.
- Подпись бухгалтера и дата приема листа.
- Примечание.
В журнале необходимо указывать информацию обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их формы. Порядковые номера бланков должны быть сквозными.
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
На сколько оформляется путевой лист?
9. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
10. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
11. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию.
Допускается оформление или формирование нескольких путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя.
Данный пункт вызывает много вопросов у организаций в связи с тем, что в новом Приказе прямо не указано, на какой срок разрешается оформить путевой лист.
До 1 марта 2023 года используется достаточно подробная формулировка пункта, из которой понятно, что путевой лист оформляется либо на 1 день, либо на 1 рейс (если длительность рейса превышает 1 день). В новом Приказе законодатели решили сделать формулировку короче, однако это не означает, что она стала понятнее.
На самом деле смысл пункта полностью сохранился, просто в нем отказались от непонятного термина «рейс». Теперь путевые листы оформляются перед выпуском ТС на линию. А уж на сколько автомобиль будет выпущен на линию (на один день или на несколько) — решать организации.
Допускаются ли исправления?
В бухгалтерском учете предусмотрена корректировка ошибок, однако для этого нужно знать инструкцию по их исправлению. Есть несколько способов, и каждый метод имеет свои особенности. Мы рассмотрим самый типичный способ внесения изменений, которым пользуются многие бухгалтера.
В Федеральном законе о бухгалтерском учете №402 от 06.12.2011 года, в статье 9 пункте 7 сказано, что в первичных учетных документах можно допускать ошибки и по необходимости исправлять их. Некоторые первичные документы нельзя править, это прописано в нормативных актах.
Относится ли путевой лист к первичным документам? Налоговый вестник от 2010 года №12 сообщает, что данный бланк относится к первичным документам, и в него можно вносить правки. Также Закон №129 –ФЗ в п.5 ст.9 делает акцент только на кассовых и банковских бланках, которые не подлежат правке. Исправлять ошибку нужно штрихом.
НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Как осуществляется учет путевых листов Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:
- Название документа.
- Номер документа в хронологическом порядке.
- Срок действия.
- Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
- Тип и модель автомобиля.
- Государственный регистрационный знак авто.
- Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
- Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
- Подпись и Ф.И.О.ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
- Ф.И.О.