Как оформить недостачу при инвентаризации товарно-материальных ценностей

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить недостачу при инвентаризации товарно-материальных ценностей». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

• Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
• Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
• Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
• Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
• Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Как удержать недостачу с виновных лиц

Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.

Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.

• Недостача — это расхождение документального и реального наличия ТМЦ компании: товаров, денежных средств, другого имущества.
• Чтобы документально подтвердить недостачу, проводят инвентаризацию: собирают комиссию, сравнивают остатки и составляют необходимые документы — акт инвентаризации товаров в пути, опись принятого и хранящегося в торговом зале или на складе товара и сличительную ведомость.
• Чтобы взыскать недостачу с работника, он должен быть материально ответственным лицом с подписанным договором и должностной инструкцией. Материальный ущерб должен быть подтверждён результатом служебного расследования.
• Сумма удержания не должна быть выше среднего заработка за месяц. При большей сумме ущерба с сотрудником придётся договариваться о частичном и поэтапном возмещении.
• Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

• при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

• при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

• при ликвидации или реорганизации организации.

Образец написания объяснительной в отношении товаров на складе

При обнаружении недостачи или излишка товаров при инвентаризации на складе, сотрудники должны немедленно сообщить об этом руководству и составить объяснительную записку для дальнейшего рассмотрения и учета.

Объяснительная записка должна быть составлена в соответствии с установленными правилами и требованиями и содержать следующую информацию:

1. Дата составления записки.
2. ФИО и должность составителя записки.
3. Описание выявленной недостачи или излишка товаров.
4. Причина возникновения недостачи или излишка товаров (если известна).
5. Действия, предпринятые для выяснения обстоятельств.
6. Список товаров с указанием количества и стоимости.
7. Состав обнаруженных оснований для объяснительной записки (например, акт инвентаризации или другие документы).
8. Предложения по устранению недостачи или излишка товаров.
9. Подпись составителя записки и дата.

Объяснительная записка должна быть составлена грамотно и четко, с указанием всех необходимых деталей и фактов. Она является основанием для дальнейшего рассмотрения и принятия решения о возможных штрафах, компенсации или других мерах в отношении ответственных лиц.

После составления объяснительной записки, ее следует представить руководству предприятия для проведения проверки и принятия решения. Руководство должно рассмотреть записку, провести необходимую проверку и принять решение о дальнейших действиях.

В случае обнаружения недостачи или излишка товаров при инвентаризации на складе, важно также учесть требования налогового законодательства. Для этого следует ознакомиться с соответствующими разделами налогового кодекса и приказами налоговых органов.

При составлении объяснительной записки следует учитывать следующие моменты:

• Указание на факт обнаружения недостачи или излишка товаров при инвентаризации.
• Ссылка на проведенную инвентаризацию и фиксацию фактов.
• Описание выявленных недостачи или излишка товаров.
• Указание на наличие материальных оснований (например, акт инвентаризации).
• Предложение по проведению дополнительной проверки или расследованию.
• Указание на возможные меры по устранению недостачи или излишка товаров.
• Заявление о готовности компенсировать ущерб или возместить излишек товаров, если таковые имеются.

Объяснительная записка должна быть составлена максимально подробно и точно, чтобы доказать свою непричастность к возникшей ситуации и готовность принять меры по устранению недостачи или излишка товаров.

При составлении объяснительной записки также рекомендуется обратиться за консультацией к специалистам в области бухгалтерского учета и налогового законодательства, чтобы быть уверенным в правильности составления и представления записки.

Как учитывать пересортицу

Возможны не только излишки или недостача при инвентаризации, но и пересортица по схожим видам ТМЦ. Она означает, что по одному виду имущества образовалась недостача, а по другому — излишек, но общее фактическое количество их обоих соответствует учётному.

В данной ситуации можно произвести зачет недостач излишками при соблюдении условий:

• обнаружены в одном и том же периоде;
• выявлены по одному проверяемому лицу;
• относятся к ТМЦ одного названия, но неодинаковых сортов;
• объем недостачи и излишка одинаковый.

Пересортица подтверждается через инвентаризационную опись или сличительную ведомость. Кроме того, нужно получить объяснительную от ответственного работника. Решение провести зачёт оформляется приказом руководителя.

Для пересортицы нужно оформить такие бухгалтерские проводки:

• Зачет пересорта производится по счетам аналитического учёта. Соответственно, и по дебету, и по кредиту будут одни и те же синтетические счета, но с разной аналитикой. Например:
  • Дт 10 (вода питьевая газированная 1,5 л.) Кт 10 (вода питьевая негазированная 1,5 л.)

• Если размер недостачи больше размера излишка в денежном выражении, то разница относится на виновника через корреспонденцию:
  • Дт 94 Кт 73

• Когда лицо, виновное в недостаче, не выявлено, разница считается недостачей и относится на расходы производства или продаж.
• Если размер недостачи меньше размера излишка в денежном выражении, то разница относится на прочие доходы через корреспонденцию:
  • Дт 10 (41 и др.) Кт 91.1

Обязательное оформление акта недостачи

При инвентаризации организации неизбежно могут быть выявлены недостачи — разница между фактическим наличием имущества и его остатками по бухгалтерскому учету. В такие моменты необходимо оформление акта недостачи, чтобы правильно отразить данное материальное бедствие в бухгалтерском учете и учесть все его последствия.

Акт недостачи — это документ, который отражает итоги инвентаризации и содержит информацию о выявленных недостачах. Он является документальным подтверждением факта недостачи и служит основанием для принятия дальнейших решений по ее учету и списанию.

Оформление акта недостачи предполагает следующий метод:

1. Оприходовать недостачу на материально-ответственного лица. Это означает, что недостача должна быть зафиксирована на его счете в бухгалтерии.
2. Вести бухгалтерский учет недостачи. Для этого необходимо отразить недостачу в учетной системе организации, чтобы иметь возможность контролировать ее дальнейшее движение и учесть причины ее возникновения.
3. Списать недостачу. После оформления акта недостачи и ее учета в бухгалтерии, организация должна принять решение о списании недостачи с баланса.

Для оформления акта недостачи необходимы следующие документы:

• Акт инвентаризации, в котором должны быть указаны все выявленные недостачи, их причины и лица, ответственные за их возникновение.
• Ведомости недостач, которые содержат подробную информацию о каждой выявленной недостаче: наименование ценности, количество, причины и ответственное лицо.
• Прочие документы, включающие в себя образцы оформления актов недостачи и инструкции по их заполнению.

Важно отметить, что оформление акта недостачи должно быть проведено в установленные сроки. Недостача должна быть зафиксирована не позднее дня, следующего за днем ее выявления. В случае несоблюдения срока оформления акта недостачи могут возникнуть негативные последствия, включая налоговые и юридические проблемы.

Такое обязательное оформление акта недостачи при инвентаризации позволяет корректно учесть все выявленные недостачи, определить причины их возникновения и принять необходимые меры для предотвращения подобных случаев в будущем.

Как правильно отразить в учете

Для оформления недостачи необходимо заполнить бухгалтерскую документацию. При выявлении несоответствий данные фиксируются в дебетовой части счета №94 с указанием названий ценностей. При пересортице, естественной убыли, технических потерях товара информация отражается в таблице в кредитной графе. При заполнении счета «Основное производство» и «Расходы на продажу» недостача будет оформлена как материальные издержки организации. Факт выявления умышленного хищения, кражи, порчи имущества фиксируется в дебетовой части бухгалтерского счета №73.

Выявление недостачи при инвентаризации требует составления документации. При доказательстве вины материально ответственного лица взыскание ущерба происходит с ежемесячного дохода работника. Если нехватка товаров или денежных средств связана с издержками производства, осуществляется списание. Правильный порядок действий позволяет работодателю избежать финансовых убытков.

Проведение инвентаризации на складе: зачем это нужно и каковы этапы процесса

Как в компании понимают, что у них на складе есть товар «А»? Из учетной системы. Если остаток по товару ненулевой, значит, он должен где-то быть. А должен ли? Ведь данные бухучета иногда живут своей жизнью: по документам складская картина мира одна, а по факту – совсем другая.

Почему? Потому что когда в 1С вбивали данные накладных на приход, то ошиблись с артикулом и теперь один товар будто бы лишний, а другого не хватает. Потому что нечистый на руку кладовщик потихоньку сливал бензин из цистерны компании в свою канистру и однажды слил вообще все. Потому что экспедитор забыл отдать товаросопроводительные документы в бухгалтерию, там не приняли партию материалов к учету и теперь их словно вообще не существует.

Чем больше таких историй, тем сильнее будут отличаться бухгалтерские цифры от реальной ситуации.

Вернуть бухучет «на землю» помогает инвентаризация. Идем на склад, смотрим, что там лежит, пересчитываем и перевзвешиваем. Так узнаем настоящее положение дел, сравниваем его с бухгалтерскими данными, фиксируем излишки или недостачи. И заодно ловим двух зайцев:

• повышаем достоверность бухгалтерской отчетности;
• видим проблемы в системе внутреннего контроля.

К примеру, итоги «всамделишной», а не формальной инвентаризации открывают глаза руководству на масштабы прямого воровства и прочие ухищрения сотрудников.

Вот парочка ситуаций для иллюстрации того, как оно бывает.

Первая. Компания позвала аудиторов, чтобы они провели независимую инвентаризацию. В том числе требовалось подсчитать объем щебенки, которая хранилась на предприятии много лет. Аудиторы попросили бульдозериста выровнять щебеночную насыпь, чтобы было легче провести замеры и потом применить расчетную формулу для объема конуса. В процессе работы бульдозер невзначай откопал в щебенке кем-то спрятанную там бочку с топливом.

Вторая. В ходе инвентаризации аудиторы нашли излишки материалов, которые в 1С значились как списанные. Стали разбираться, кто и куда оформлял списание. Оказалось, что это сотрудники ремонтного подразделения составляли фиктивные акты на выполненные работы. Проверка от аудиторов застала их врасплох, поэтому они не успели вывезти складские излишки и сбыть их налево, как это делали раньше.

Мы привели эти реальные истории затем, чтобы показать, формальная инвентаризация – зло. Никем не контролируемые работники могут начать воровать, на складе разведется бардак и потери бизнеса будут исчисляться миллионами.

Раз все так серьезно, давайте разбираться, как правильно и эффективно инвентаризировать склад. Расскажем про пять этапов процесса:

1. Определяем, нужно ли проводить инвентаризацию.
2. Назначаем комиссию и готовим инвентаризационную опись.
3. Считаем активы на складе и записываем их количество.
4. Находим излишки, недостачи и фиксируем их в специальных ведомостях.
5. Составляем документы так, чтобы уйти от налоговых претензий.

Ошибки процесса: когда инвентаризация на складе предприятия окажется сомнительной по мнению налоговиков

Многое про то, как не надо, мы уже написали. Но осталось еще пять ошибок, которые тоже критичны. Если вы их допустите, то налоговики посчитают инвентаризацию формальной, оштрафуют за недостоверную отчетность, снимут расходы по списанным активам и доначислят налоги.

В общем, не делайте так, как указано в таблице 4.

Таблица 4. Ошибки в инвентаризации, на которые обратят внимание налоговые органы

Основные причины недостачи товара на складе

Основные причины недостачи товара на складе могут быть связаны с:

• некорректным оформлением прихода товара на склад;
• некорректным проведением инвентаризации товарно-материальных ценностей;
• хищением или халатностью со стороны ответственных лиц;
• ошибками при составлении документов и ведении учета товара.

Итак, рассмотрим подробнее эти причины:

Похожие записи:

• Пддд 2 съезд с кругового
• Узнать какой нотариус занимается наследственным делом
• Расписка в получении денежных средств екатеринбург