Правила написания объяснительной записки начальству

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила написания объяснительной записки начальству». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.

Как написать объяснительную

1. Заполните основную информацию. Укажите Ф. И. О. адресата и его должность. Объяснительная всегда пишется на адрес работодателя (ошибкой будет писать на имя руководителя подразделения). Также напишите, от кого поступает записка (Ф. И. О., должность).
2. Название документа. В центре напишите «объяснительная записка».
3. Смысловой блок. Изложите обстоятельства ситуации. Пишите только факты, без эмоциональной составляющей, сожалений и обещаний все исправить. Сформулируйте причину, допустим, опоздания или невыполнения плана.
4. Поставьте дату написания и вашу подпись с расшифровкой.
5. Также к объяснительной можно прикрепить подтверждающие документы, скриншоты, например справку из больницы, штраф ГИБДД, распечатку переписки в рабочих чатах.

«При написании объяснительной советую работнику придерживаться следующих правил, которые помогут исключить или хотя бы смягчить дисциплинарную ответственность работника.

1. В случае опоздания на работу обязательно распишите все обстоятельства, мешавшие прийти вовремя. Если опоздания были связаны с погодными условиями, можно привести распечатки с сайтов метеоцентров, если посещали медицинские заведения (даже если это было связано не с вашим здоровьем, а со здоровьем близких), обязательно возьмите подтверждающий документ и приложите его к объяснительной.
2. В объяснительной последовательно изложите доводы, с чем связано нарушение дисциплины или невыполнение трудовых обязанностей.
3. Укажите работников, которые могут подтвердить эти доводы.
4. Приведите доводы, которые работодатель должен учесть при привлечении к дисциплинарной ответственности (грамоты, отсутствие дисциплинарных взысканий, поощрения, выполнение планов)».

Образцы объяснительных записок

Лучше всего следователь таким правилам:

• писать кратко. Длинные рассказы могут ввести в заблуждение. Часто бывает, что длинные истории влекут за собой длинные приказы о дисциплинарных взысканиях;
• писать лучше всего лишь актуальную информацию, касающуюся строго определенного случая, чтобы руководителю не пришлось читать лишнюю предысторию, не относящуюся к делу. Сразу переходите к сути дела, т.е. к моменту совершения проступка;
• постарайтесь максимально разъяснить всю ситуацию своему руководителю. Никто не запрещает вам доказывать свою невиновность;
• объективность тоже должна быть учтена. Не стоит снимать с себя вину, если, например, вы не были на работе из-за того, что переборщили со спиртным. Если для защиты нет объективных аргументов, легче признать вину;
• во время написания объяснительной записки не стоит уделять внимание красоте, лучше сделать упор на простоте. Чем сложнее предложения, тем хуже будет текст для восприятия;
• хорошее пояснение — краткое пояснение. Все просто, понятно и без бессмысленных слов;
• грамматические и стилистические ошибки, кляксы, перечеркивания, неразборчивое написание и даже испачканная бумага навряд ли помогут руководителю принять нужное вам решение.

Как написать объяснительную записку на работе по поводу отсутствия на рабочем месте: образец, шаблон, примеры

Избежать объяснений перед начальством по поводу отсутствия на рабочем месте не удастся. Руководство вполне правомерно потребует написать объяснительную записку, ведь невыход на работу без уважительной причины является нарушением трудовой дисциплины.

В объяснительной записке необходимо указать причину отсутствия. Желательно, если она окажется уважительной, а еще лучше – если работник сможет предоставить документы, подтверждающие отсутствие на рабочем месте. Это могут быть справки, чеки или другие официальные бумаги с датой и временем отсутствия работника, подтвержденные подписью и печатью.

ВАЖНО: Нельзя давать ложную информацию, указывать неверные факты, ведь работодатель может проверить полученные в объяснительной данные.

Наиболее часто причиной отсутствия на работе в объяснительных указывают:

• болезнь или необходимость срочно посетить врача
• авария, поломка автомобиля
• погодные условия
• необходимость срочно устранить последствия затопления в квартире

Образец объяснительной по поводу отсутствия на рабочем месте:

1. ФИО руководителя в правом углу сверху (например: «Директору ООО «Южный берег» Самуилову Александру Алексеевичу».
2. Строчкой ниже – свои данные: «от бухгалтера Силиной Натальи Тимофеевны».
3. Ниже по центру: «Объяснительная».
4. С абзаца следующей строки: «28.02.2018 года я отсутствовала на работе в связи с тем, что у соседа сверху прорвало трубу, и моя квартира оказалась затопленной. Обнаружила я это в 8.00. Сразу же вызвала ремонтную бригаду и пыталась спасти от порчи собственное имущество. Бригада рабочих приехала через полтора часа после моего звонка, а к работе по устранению течи они приступили около 10.00. Ремонт был закончен в 13.30. Так как мой рабочий день длится до 14.00, приехать на работу я не успела. К объяснительной прилагаю справку из ЖЭКа, подтверждающую прорыв отопительной трубы и факт проведения ее ремонта».
5. Последняя строка: «1.03.2018г , подпись, Силина Н.Т.»

Когда и зачем пишут объяснительную записку

Если смотреть по закону, то у сотрудника нет обязанности писать объяснительную записку — только право. Однако лучше не вступать в прямую конфронтацию с работодателем и составить этот документ в произвольной форме в тот же день, когда попросят. Написание объяснительной также может стать поводом для обсуждения действующих в компании правил и уточнения ряда давно волновавших вас вопросов.

Обычно работодатель просит написать объяснительную в двух случаях:

• сотрудник нарушил трудовые правила и обязанности;
• руководителю необходимо разобраться в произошедшей ситуации и найти виновных.

Во втором случае записку могут попытаться заставить писать даже свидетелей произошедшего, что не всегда является обоснованным требованием со стороны работодателя. Однако если вы невиновны, то объяснительная записка вполне может стать для вас своеобразным алиби.

Подытожим. У работодателя есть право требовать написать объяснительную записку, если сотрудник:

• нарушил трудовую дисциплину;
• пренебрёг внутренними правилами трудового распорядка или другими локальными актами в компании;
• не соблюдал свои обязанности, которые указаны в трудовом договоре или должностной инструкции;
• является возможным участником нарушения среди группы сотрудников.

Даже минутное опоздание может стать причиной для составления письменного объяснения — записки, если в одном из подписанных вами при приёме на работу документов указана недопустимость опозданий.

В свою очередь, для сотрудника объяснительная — это самый простой способ оправдаться или объяснить свою точку зрения. Её стоит написать хотя бы для того, чтобы ваши показания были задокументированы. В этом смысле не помешает сфотографировать готовую объяснительную записку, а также попросить работодателя дать вам ответную записку в свободной форме, где он укажет, что получил от вас объяснительную такого-то числа.

Для выяснения обстоятельств произошедшего

Работодатель имеет право запросить объяснительную у работника, когда возникают ситуации, требующие выяснения обстоятельств произошедшего. Такой запрос может быть предложен в следующих случаях:

• При нарушении правил внутреннего трудового распорядка;
• При возникновении серьезных конфликтов или споров между сотрудниками;
• При выявлении фактов неэффективного выполнения рабочих обязанностей;
• При обнаружении ситуаций, которые противоречат этическим нормам корпоративной культуры;
• При подозрении в совершении противоправных действий, включая кражу, мошенничество или нарушение конфиденциальности;
• При сообщении работником о нарушении своих трудовых прав;
• При работе с конфиденциальной информацией, если возникли сомнения в ее безопасности;
• При обнаружении фактов нарушения авторского права или использования без лицензии;
• При возникновении ситуаций, требующих оперативного реагирования и принятия мер по обеспечению безопасности.

Объяснительная дает работнику возможность представить свои аргументы, объяснить свои действия или предложить свою точку зрения на происходящее. Это может способствовать выяснению обстоятельств, разрешению конфликтов и принятию правильного решения со стороны работодателя.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

Иногда трудящиеся интересуются, сколько объяснительных нужно для увольнения. Ответ на него таков: дело не в количестве подобных записок, а в том, как руководство на них реагирует. Данный документ начальство обязано запросить перед тем, как применить к подчиненному дисциплинарное взыскание (ст. 193 Трудового кодекса РФ).

Именно наличие дисциплинарного взыскания у сотрудника, неоднократно не исполнившего свои трудовые обязанности, является одним из поводов для его увольнения. Однако оформление объяснительной далеко не всегда влечет наложение на работника «наказания» в виде выговора или замечания. И если работодатель довольствуется объяснениями сотрудника и не применяет к нему никаких взысканий, то таких бумаг может быть написано сколько угодно – это не явится причиной для увольнения по инициативе организации.

Порядок составления объяснительной записки

Структура и обязательные реквизиты объяснительной записки:

Закон не содержит положений о посреднике в передаче объяснительной записки руководителю, однако зачастую добраться до директора лично является крайне затруднительной задачей. На практике имеет место передача официальной бумаги кому-то из руководящего состава организации: начальник отдела, заместитель начальника отдела. Вопрос о применении дисциплинарного взыскания относится к ведению кадровой службы. Было бы разумно отдать записку начальнику отдела кадров.

Напоминаем, что закон устанавливает сжатые временные рамки в два рабочих дня. Работник должен заручиться гарантией того, что документ в конечном итоге доберется до адресата. Для этого имеет смысл составить записку в двух экземплярах и проставить на обоих отметку о получении с автографом принявшего лица. Так нарушитель будет иметь подстраховку на случай утери бумаги.

По состоянию здоровья, (бытовая травма)

Начальнику автоколонны №23

Иванькову Г.Н.

от механика Сапармуратова Салыма Эльдар-оглы

Объяснительная записка

18 сентября 2023 г. я, находясь у себя дома, помогал жене с генеральной уборкой квартиры. Убирая вещи на антресоль, я случайно пошатнулся и уронил тяжелую коробку с вещами себе на голову. От удара потерял сознание и упал на пол с табуретки.

Жена вызвала скорую помощь, которая зафиксировала у меня сотрясение головного мозга и легкие ушибы. Была предложена госпитализация, но я от нее отказался.

Из-за плохого самочувствия и по указанию врача скорой помощи я соблюдал, в течение следующих двух суток – постельный режим и полный покой, поэтому на работу в ночную смену 18.09.23 г. выйти никак не мог.

На 22.09.23 г. у меня назначен прием у участкового терапевта по поводу бытовой травмы.

20.09.23 г. Сапармуратов С.Э.

Зачем нужна объяснительная записка?

В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.

Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:

• различные внештатные ситуации, отразившиеся на производстве;
• различные нарушения трудовой дисциплины;
• нарушение производственной дисциплины;
• разнообразные дисциплинарные правонарушения;
• проступки.

Объяснительные письма подаются работником своему руководителю и содержат информацию, указывающую на речь работника и его личное отношение к определенным событиям во время работы.

Объяснительные письма могут составлять рядовые сотрудники, руководители и филиалов. Во всех случаях объяснительное письмо направляется либо непосредственному руководителю, либо вышестоящему органу.

Как правило, причинами для написания объяснительного письма являются

• Отсутствие работника на рабочем месте,
• Отсутствие на рабочем месте,
• Нарушение трудовой дисциплины,
• Несчастные случаи на рабочем месте,
• Инцидент,
• Невыполнение работником своих трудовых обязанностей,
• Последствия, например, акционирование

Объяснение может быть подготовлено лицом, совершившим нарушение, или свидетелем. В любом случае, в объяснении должно быть указано, какое отношение автор имеет к данному факту.

Что касается объяснительной записки, то она составляется работником, когда возникает необходимость объяснить событие или инцидент с точки зрения этого работника. Объяснительные записки обычно составляются непосредственным руководителем работника, ответственного за инцидент или нарушение трудовой дисциплины.

Как написать объяснительную на работе

Объяснительные записки — это особые документы, которые относятся к категории профессиональных писем. Если сотрудник не приходит на работу вовремя, не выполняет свои обязанности или отказывается выполнять задания, порученные ему руководителем, приходит на работу в нетрезвом виде или иным образом нарушает деловые правила учреждения, ему следует в письменном виде объяснить причины и поводы своего поведения. Ниже приведен пример письменного объяснения.

Письменное объяснение является важным документом. Это связано с тем, что на основании изложенного в нем работодатель принимает решение о наказании — это может быть порицание, штраф или увольнение. Кроме того, этот документ также защищает работников, если они по объективным причинам не выполняют задания или административные требования.

Проверяй проверяющего

Другой, не менее частый вариант — проверки и ревизии. По их итогам составляется акт с перечислением всех выявленных нарушений и несоответствий. Такой акт обязательно должен содержать ссылку на нарушенный вам пункт инструкции.

Бывает, что проверяющие копируют форму акта из предыдущих проверок (нарушения, как правило, однотипные), не удосужившись проверить актуальность законов и инструкций. В этом случае возможны ссылки на уже отмененные положения.

Как правильно написать объяснительную в этом случае? В собственных интересах вам следует сопоставить вменяемые вам нарушения с пунктами должностной инструкции. В отдельных случаях может выйти, что нарушения как такового не было. Укажите это в оправдательном документе. Если же акты составлены не по форме или не содержат ссылок на нормативные положения, доказать нарушение будет сложно, если вообще возможно.

Похожие записи:

• Образец трудового договора электрика 2019 г
• Основы прекращения трудового договора и
• Что нужно чтобы усыновить ребенка из дома малютки