Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Где пишется исходящий номер на документе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
Возник спорный вопрос регистрации исх.номеров. Исполнитель принес 2 письма с одинаковой текстовой частью, а адресаты в каждом письме прописаны разные, один ли должен быть присвоен номер или разные? на какой документ сослаться?
Иногда для этого заводят отдельный журнал учета. Зачем нужно регистрировать письменные обращения работников, и кто это должен делать в компании — рассмотрим в нашей статье.
Содержание:
Какие данные указывать при заполнении
Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать? 2.
Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:
- справки;
- акты;
- запросы;
- телеграммы;
- переводы;
- заявки и пр.
Заводить или нет такой журнал, должно быть указано в приказе о порядке ведения документации. Если организация имеет большой штат сотрудников, то его лучше оформить отдельным документом. Компаниям с небольшим штатным расписанием можно регистрировать заявления в журналах внутреннего учета движения документов.
Как правильно зарегистрировать входящий документ?
Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.
В законодательстве РФ о письменных обращениях рабочего к руководству в процессе трудовых отношений упоминается во многих нормативных актах. Особенно часто на них ссылаются в статьях ТК России.
Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают.
Подскажите, пожалуйста, обязательно ли при регистрации входящего письма, помимо штампика, № и даты, ставить подпись (с расшифровкой)? на основании какого документа?
Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.
Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.
Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.
Ответственность за выполнение данной обязанности наступает по распоряжению руководства учреждения после ознакомления исполнителя под роспись.
Мое направление в работе требует большого кол -ва отправки писем в субъекты профилактики и с согласия руководителя я завела свою книгу, куда вписываю номера писем только в соответствующие органы. Как правильно мою книгу ввести в общий документооборот организации. Не могу найти в интернете приказ. Думаю, что им и необходимо вводить книгу? Подскажите, пожалуйста!
Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.
Телеграммы, которые требуется отправить, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.
Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.
При регистрации входящих документов должен соблюдаться принцип однократной регистрации в день поступления.
Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.
Отметка может проставляться от руки: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ вх.
Когда письмо в организацию приносит представитель отправителя и подаёт свой экземпляр для проставления отметки с входящим номером, коллега, ведущая делопроизводство, не ставит на этот экземпляр штамп входящего номера с названием организации, а от руки пишет номер, дату, свою фамилию и расписывается. Считаю это неправильным, но вынуждена выполнять её требование, когда приходится её замещать.
Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <1>.
В электронный журнал регистрации в нужном месте (за май) добавляется строка. Если журнал ведется в бумажном виде, придется искать место в мае. Можно, например, отчеркнуть нижнее поле и вписать регистрацию туда.
Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.
Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года.
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
В заявлении лицо лично описывает свой вопрос для согласования с работодателем. Во всех случаях обращения в нём обязательно присутствует:
- название структурного подразделения;
- занимаемые должности работодателя и сотрудника;
- фамилии с инициалами руководителя и подчиненного;
- дата составления документа;
- личная подпись обращающегося лица.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Только как это сделать теперь когда я всё вела по одной нумерации? И можно ли прошлые исходящие документы как-то отделить и создать по ним новую нумерацию?
Как правило, отметку о поступлении документа в организацию, содержащую очередной порядковый номер и дату поступления документа, оформляют в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа (как это показано в схемах расположения реквизитов документов, содержащихся в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003).
При приеме моей жалобы секретарь, расписавшись на ксерокопии жалобы, не поставила дату поступления. Моя дата стоит. В последствии секретарем было заявлено, что жалоба поступила позже указанной мною даты. В журнале регистрации документов, имеющего форму сшитых поспешно отдельных листков, стоит поздняя дата. На оригинале входящего номера нет! Суд принял сторону организации.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003. – 90 с.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
В соответствии с положениями ГСДОУ все документы, поступающие в организацию (входящие документы), проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Регистрации подлежат не все входящие документы, а только те, которые требуют учета, исполнения, или использования в справочных целях.
Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.
29) Реквизит «регистрационный номер документа», его значение.
Секретарь организации отказывается регистрировать и ставить входящий номер на претензионных документах, делая это умышленно, что бы в суде нельзя было подтвердить факт их получения. Какие административные меры можно применить в данном случаи?
Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней?
Сделать это можно в любой момент, необязательно дожидаться начала календарного года. Оформить изменение можно приказом по организации. Посмотрите в других комментариях к этой записи, примерный текст такого приказа я уже приводила.