Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения работодателем трудового договора и соглашений к нему». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Стоит пару слов сказать и об уничтожении архивных документов, так как это тоже считается частью условий хранения. Дело в том, что договоры просто так нельзя уничтожить. Для начала важно убедиться, что срок точно истек. В некоторых случаях, чтобы избежать ошибки, сотрудники архива уничтожают документацию только после согласования с руководством.
При этом личные данные сотрудников относятся к частной собственности. при трудоустройстве передаваемые работодателю (ст. 9 ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Содержание:
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Данное условие является основополагающим для тех, кто стремится к постоянному и долгосрочному трудоустройству, стабильному заработку. Кроме того, соглашение, в котором не содержится сведений о сроке, также считается заключенным на неопределенное время.
График отпусков. Наличие графика отпусков, его обязательность для работодателя и работника предусмотрены ст. 123 ТК РФ.
Личные дела работников хранятся 75 лет, а руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания, — постоянно (ст. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов).
В случае увольнения личные дела, договоры и прочие документы должны храниться в архиве. Для этой цели заводятся папки, куда подшивают дела. Если в организации штат меняется быстро, то каждый год создаётся новая папка. Если работников, напротив, мало, то в одной папке могут находиться документы за несколько лет. Бумаги разделяют по годам при помощи чистого листа.
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.
Ранее существовал Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. В соответствии с этим перечнем негосударственные организации должны были хранить документы до 10 лет. Но данный перечень утратил свою силу в связи с изданием Приказа Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010г.
В соответствии с п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон N 125-ФЗ) документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, хранение которых регулируется указанным Законом.
Даже если в вашей организации в архив организации передаются на хранение документы, имеющие сроки хранения до 10 лет (такое может быть, особенно в коммерческой организации, где создаются большие объемы договорной и первичной учетной бухгалтерской документации), в архив такие документы передаются по номенклатуре дел в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве.
Срок хранения трудовых договоров работников
Порядок хранения документов по личному составу, куда относятся документы, отражающие трудовые отношения, регулирует Федеральный закон РФ №125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации».
При этом архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, относятся к частной собственности (ст. 9 Закона N 125-ФЗ). Работодатель вправе создавать архивы для хранения необходимой информации, в том числе по личному составу.
Законодательство РФ не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров. Как правило, трудовые договоры хранят в личном деле работника в кадровой службе организации. Дела уволенных работников подлежат передаче на хранение в архив.
К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.
Трудовой договор: виды, порядок и сроки хранения
Гораздо удобнее вести учет (регистрацию) договоров и дополнительных соглашений к ним в автоматизированном режиме.
Трудовые договоры составляются в двух экземплярах и обрабатываются наряду с прочими документами по личному составу. Чаще всего остающиеся в организации экземпляры подшивают в личные дела сотрудников и оставляют на текущем хранении в отделе кадров.
В связи с этим работник на свои средства приобретал билеты и оплачивал гостиницу. Может ли организация возмещать командировочные расходы после возвращения работника из командировки, если работник представит авансовый отчет с документами, подтверждающими понесенные расходы?
Вопросы насчет сроков их архивного хранения возникают при увольнении работника либо ликвидации самой фирмы. Рассмотрим необходимые шаги в том и другом случае.
Вопрос: Какой срок предусмотрен для хранения работодателем трудовых договоров работников хозяйственного общества? Каков порядок хранения работодателем трудовых договоров работников, в том числе уже уволенных?
Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.
Таким образом, личные дела хранятся в организации в течение 75 лет с момента увольнения, а затем уничтожаются. Для лиц, осуществляющих службу в государственных органах, такой срок составляет 10 лет хранения в кадровой службе, далее его перемещают в архив, где личное дело хранится в течение 75 лет.
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. Обязательность договора предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2). которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.
Срок хранения трудового договора — Идеи для безнеса
Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а). а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Сроки хранения трудовых договоров в государственном или муниципальном архиве остаются прежними – 75 лет начиная с момента формирования дел.
Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.
На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).
Как архивировать трудовые договоры
Трудовой договор подтверждает, что работник и работодатель вступили между собой в трудовые отношения. Данный документ юридически оформляет права и обязанности обеих сторон трудового процесса, что дает основания отнести его к документам с длительным сроком хранения.
Любую документацию нужно хранить на предприятии и в зависимости от ее типа регулируются и сроки сохранения. В этой статье мы узнаем о способах деления документации для удобства хранения и срок хранения трудовых договоров. Каким образом стоит архивировать трудовые договоры и кто несет за это ответственность. А так же, как уничтожаются трудовые договоры из архивов по достижению указанного срока.
Таким образом, срок хранения трудового договора составляет 75 лет. Но не стоит забывать, что ведомственным нормативным актом этот срок может быть изменен.
Оба эти способа законодательно допустимы. Один удобен в масштабах маленькой организации, другой для крупного предприятия.
Срок хранения трудовых договоров, заключенных до 2003 года, установлен в 75 лет. Этот норматив действует и по отношению к трудовым соглашениям и договорам подряда, не вошедшим в состав личных дел.
Онлайн бухгалтерия Изменения с года. Подписаться на рассылку. Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений 19 августа , Журнал учета трудовых договоров Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом.
Трудовые договоры либо включаются в состав личных дел (если в организации ведутся личные дела на работников), которые также имеют срок хранения 75 лет ЭПК, либо формируются в отдельное дело «Трудовые договоры с работниками».
То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель.
К сожалению, данная система классификации несовершенна и зачастую приводит к путанице и ошибкам. Поэтому наиболее популярным типом хранения считается с привязкой к типу договора.
На территории России трудовые отношения регулируются нормами Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ. Законодательством установлено, что договор заключается в письменной форме в двух экземплярах для каждой из сторон по одному. В отделе кадров на каждого работника формируется личное дело, куда и подшивается подписанный документ о приеме на работу.
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Обязательные документы, сроки их хранения
Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015.
Форма журнала учета трудовых договоров — произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:.
В этом случае последовательность действий зависит от наличия у ликвидируемой организации правопреемника. Если он есть, то подготовленные документы передаются на хранение в его архив. Так же поступают при отсутствии правопреемника, но наличии вышестоящей организации.