Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документ о получении документов от организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
ГОСТ Р 6.30-2003 рассказывает о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» (выделен оранжевой заливкой в Примере 1). В процессе регистрации входящего документа данные о нем заносятся в регистрационную форму организации – так он получает входящий номер, который потом и отображается на нем вместе с датой регистрации в нижнем правом углу первого листа или на обороте.
В законодательстве нет унифицированной формы описи документов для передачи другой организации. Однако в шаблон включают названия компаний, список бумаг и их количество. Так вы избежите споров, если какие-то бумаги потеряются. Готовый образец можно скачать по ссылке ниже.
Составляют опись в двух экземплярах: один экземпляр для отправителя, второй должен оставаться у адресата для учета переданных и полученных бумаг.
Содержание:
Что должно входить в содержание?
После передачи документов ответственность за их состояние и сохранность переходит к лицу, которое приняло эти документы. В некоторых случаях лицу, принявшему документы, выгодно «забыть» о факте получения документов или о времени их получения.
Факт приема документов в соответствии с перечнем подтверждается подписью должностного лица, принявшего документы.
Федерального закона «О государственном земельном кадастре» <*> получение заявок о проведении государственного кадастрового учета земельных участков подтверждается выдачей заявителям расписок о получении соответствующих документов.
Увольнение работника оформляется приказом (распоряжением) о прекращении трудовых отношений с работодателем, с которым увольняющийся должен быть ознакомлен под подпись. В последний рабочий день работнику обязательно выдаются следующие документы:
- Трудовая книжка по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
- Справка о сумме заработка за два предшествующих года, по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н (для осуществления выплат страхового обеспечения в случае временной нетрудоспособности и в связи с материнством)
- Сведения по страховым взносам ОПС (выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, которые потребуются при оформление работником пенсии)
- Личная медицинская книжка (если специфика работы предусматривает прием на работу при ее наличии)
Обязанность по удостоверению расписки в получении документов у нотариуса в законодательстве РФ не прописана, поэтому в каждом случае стороны самостоятельно решают, надо ли им это делать.
Составление описи – не просто формальность делового документооборота. Основные его функции – систематизированный учет передаваемой информации и обеспечение сохранности документов. Это прямое подтверждение факта приема-передачи бумаг. Также в дальнейшем составленная опись может помочь отследить движение переданного документа.
Сайт-помощник по составлению различных договоров. Шаблоны и бланки. Всё готово, от вас — вставить в редакторе свои данные и распечатать.
Для того, чтобы составленная при передаче документов расписка имела силу и могла быть использована как доказательство при судебном разбирательстве в ней обязательно указываются следующие данные:
- точное наименование, подтверждающее, что это именно расписка или акт приема-передачи;
- подробные сведения о каждой из сторон, включая анкетные данные, номер, дату и место выдачи паспорта, сведения о месте регистрации;
- дату передачи и ее место;
- целевое предназначение документов и дату возврата (например, при передаче в государственные органы);
- указание на характер переданных документов, их номера и даты создания;
- если передаются копии – то их вид (нотариальная, заверенная, простая);
- подписи обоих участников передачи с расшифровкой.
Как составить и оформить расписку
В отношениях между организациями роль расписки могут играть официальные сопроводительные письма, содержащие в себе сведения о направляемых документах. Однако такие письма подтверждают только факт направления документов, а вовсе не факт получения.
Увольняясь по собственному желанию, сотрудник должен известить работодателя не позднее, чем за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Это общее правило, и оно действует в большинстве случаев. Иногда действует другой срок отработки перед увольнением: уменьшенный или, наоборот, увеличенный. Например, сезонный работник может предупредить об увольнении за три дня.
Расписка является важным документом, составляющимся тогда, когда есть необходимость подтверждения совершения какого-либо действия. К примеру, при получении денег в долг, при получении денежных средств за квартиру или за автомобиль.
Составляя запрос о предоставлении какой-либо информации, в том числе и документов, необходимо в обязательном порядке указать причину обращения.
При этом работник может получить дополнительные документы по письменному запросу. К ним относятся:
- Расчетный лист
- Справка по форме 2-НДФЛ
- Справка для пособия по безработице
- Копии приказов, связанных с трудовой деятельностью
Вне зависимости от того, чьи интересы представляет принимающее документы лицо, в подтверждение их получения составляется расписка.
Практика делового оборота выработала еще один способ «расписаться в получении документа» (см. содержимое оранжевой заливки в Примере 2). Причем он более совершенный, потому что при таком оформлении видно, какое должностное лицо организации-адресата и когда получило документ, наличие личного росчерка не позволит ему потом отпираться.
Указанные лица могут выступать как от своего имени, так и представлять интересы различных организаций.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Процедура увольнения сопровождается оформлением большого объема документации. Часть ее остается в организации, а другая часть передается работнику. Работнику важно собрать полный комплект документов для последующего трудоустройства. Но важно, чтобы подтвердить действительную выдачу документов, поэтому необходимо правильно организовать эту процедуру.
В настоящем документе устанавливаются требования к оформлению расписок о получении документов, представленных для постановки земельных участков на государственный кадастровый учет и подаваемых заинтересованными правоприобретателями (или уполномоченными ими лицами).
При оформлении расписки реквизит «Регистрационный номер документа» на бланке письма не заполняется, т.к. расписка идентифицируется регистрационным номером принятых документов (заявки), указанным в тексте документа.
Установленной законом формы для расписок не существует. Вы можете воспользоваться размещенным на нашем сайте шаблоном, включив в него свои данные.
Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит.
Применять расписку допустимо вне зависимости от того, является ли принимающее лицо сотрудником какой-либо организации или простым гражданином РФ.
С того момента, как документы переходят в другие руки, ответственность за их сохранность перекладывается на принявшего их человека.
Независимо от того, чьи интересы представляет берущий документы гражданин, в качестве подтверждения своих действий оформляет письменную расписку.
Для того чтобы подтвердить факт выдачи документов работнику, нужно оформить подтверждение о получении документов при увольнении. Унифицированного бланка этого документа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме. Специально для читателей наши эксперты подготовили образец подтверждения о получении документов при увольнении, который можно скачать на нашем сайте.
В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.
Опись документов для передачи другой организации
Вот простая ситуация. В 2011 году организация заключила договор на оказание комплекса услуг по созданию газовой инфраструктуры в дачном поселке и по содействию заключению прямого договора дачника (физлица) с ресурсоснабжающей организацией. Срок выполнения – 30.09.2013.
В подарок за регистрацию мы вышлем Вам нашу самую популярную книгу: «Расчет среднего заработка от отпускных до донорских» из серии «Библиотека журнала Главбух».
Такая процедура может содержать обязанность недовольной стороны направить документ, подождать его получения контрагентом и потом еще, например, 30 дней рассмотрения вопроса по существу. И только в случае неполучения ответного документа или несогласия с позицией контрагента, изложенной в нем, можно идти в суд.
Доставка по «обычной» почте
Если документы имеют гриф секретности или ограничены в обращении иным способом, то принимающая сторона должна иметь соответствующие полномочия для обращения с ними.
Расписка составляется в произвольной форме и должна содержать следующую информацию (реквизиты):
- наименование организации, где составлена расписка
- наименование документа, где отражается уточнение, о чем составлен документ (например, расписка о получении документов при увольнении)
- дата написания расписки (последний рабочий день на данном месте работы)
- текст о получении документов (с перечислением документов и справок)
- подпись и расшифровка подписи работника
По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Так, рассмотрев комплект документов, которые работодатель выдает работнику при увольнении, важно отметить, что нужно подтвердить действительность получения этих документов. Сроки выдачи и трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ. За хранение трудовой книжки в период работы полностью отвечает работодатель, поэтому он регистрирует и в журнале и хранит в сейфе.
Бланк расписки о получении документов
Теперь покажем, как можно составить требование (именно так документ называется в договоре, по форме он напоминает заявление) и корректную отметку о его получении (она выделена оранжевой заливкой).
Организации и физические лица достаточно часто передают друг другу различные документы во временное или постоянное пользование. В случае если передаются важные документы, утеря которых может повлечь за собой последствия для передающей стороны, составляется расписка в получении документов.
Особенно это важно, если были переданы такие важные бумаги, как:
- личные документы (паспорты, свидетельства о рождении, СНИЛСы, ИНН и пр.);
- свидетельства о праве на недвижимость;
- свидетельства о постановке на учет в налоговую и т.п.
Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений.
В «Трудовом кодексе Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора, который отражает вопросы выдачи документов при увольнении работника независимо от вида окончания трудовых отношений.
В установленных законом или дополнительным соглашением сторон случаях, предъявление такой расписки может служить основанием для возврата переданных ранее документов.