Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как прошить готовую книгу учета движения трудовых книжек». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Некоторые документы, относящиеся к документам повышенной отчётности, требуют более пристального внимания и особо бережного хранения.
В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки. Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета пломбой-наклейкой, (если не проставляется сургучная печать) с последующим нанесением заверительной надписи.
Содержание:
Пошаговая инструкция: как прошить журнал?
Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз.
- По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки.
- Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета листом бумаги с последующим нанесением на него заверительной надписи.
- После того, как была рассмотрена процедура по прошивке книги учета трудовых книжек, следует подробнее рассказать об оформлении листа, которым закрепляются концы нитки.
При сшивании журнала следует руководствоваться рекомендациями приказа Росархива от 23 декабря 2009 года № 76 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Несмотря на то что порядок прошивки документов является рекомендательным, его выполнение позволяет оформить журналы оптимально с точки зрения кадрового делопроизводства.
Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет. Получите квалифицированную помощь прямо сейчас! Наши адвокаты проконсультируют вас по любым вопросам вне очереди.
Чтобы вести книгу учета в соответствии с Трудовым кодексом РФ, работнику кадрового отдела понадобится иметь при себе:
- правила оформления ведения трудовых книжек}
- бланк книги учета}
- Трудовой кодекс России}
- документы предприятия}
- бланки трудовых книжек}
- печать (штамп) предприятия}
- трудовые книжки работников.
Вопрос 5. Узел можно завязать непосредственно между отверстиями и на хвосты ниток клеить листок или сам узел должен обязательно попасть под приклеиваемый листок?
В соответствии с этим, на книгу устанавливаются другие защитные механизмы, которые обязан сформировать работодатель.
Государственным стандартом не определены главные правила прошивки книг учета, и все кадровые сотрудники пользуются стандартной процедурой.
- Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц).
Наибольшую популярность получили пломбы-наклейки с индикацией вскрытия и портативные пломбираторы для свинцовых или пластиковых пломб. В любом случае важно помнить, что для признания журнала учета опломбированным номер пломбы должен быть вписан в соответствующую графу журнала.
Контроль регистрации трудовых книжек должен строго вестись обязательно. Для этого должна вестись книга учета движения всех трудовых книжек и вкладышей.
Определённые положения Правил обозначены в 4 части, пункта 40, где обусловлено, что по требуемому регламенту, форма журнала должна соответствовать стандарту, установленному Министерством труда и социальной защиты РФ.
На предприятии допускается наличие только одного журнала учета трудовых книжек. Существует строгий порядок учета и хранения трудовых книжек:
- Все приходно-расходные операции в отношении подконтрольных ответственному лицу документов должны быть внесены в хронологическом порядке.
- В самом начале ведения хозяйственной деятельности работодатель должен купить, а затем прошить книгу учета. После того, как тетрадь прошивают, ее нужно опломбировать.
- Приходно-расходная книга должна иметь только пронумерованные листы. Их замена в дальнейшем категорически не допускается.
- Заполнение журнала в электронном виде не допускается. Причина: любая приходно-расходная операция подтверждается подписью. Сделать же это в электронном виде возможности нет.
- Зачастую покупают уже готовый бланк – журнал, напечатанный в типографии. Но правила ведения и хранения трудовых книжек не запрещают купить обычную тетрадь, скачать в интернете образец заполнения и далее вести его самостоятельно. Если нужна книга для учета движения трудовых книжек скачать можно любой актуальный бланк, но при этом важно учесть, что тетрадь будет храниться очень долго и поэтому нужно позаботиться о плотной обложке.
- Каких либо правил как прошить книгу нет. Поэтому это можно сделать даже старым проверенным способом, используя плотные нитки, конца которых завязываются и далее на них накладывается пломба. Сзади прошивка фиксируется подписью руководителя и печатью. Также указывается дата введения книги в оборот.
- Обязателен титульный лист. На нем указываются данные организации, а также начало внесения данных в бланк. Если вдруг тетрадь закончилась или организация была ликвидирована, то на титульном листе должна быть сделана отметка об этом, а также должна значиться дата завершения внесения данных.
Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (ТК)?
Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г.
В журнале указывается информация о дате поступления трудовой в организацию и любые изменения, внесенные в трудовой документ. Но эти данные не могут быть доступны посторонним лицам, которые могут умышленно внести незаконные правки или полностью удалить информацию.
Все предъявляемые требования опираются на законодательную нормативную основу, которая отражена в Правилах, утверждённых на самом высоком правительственном уровне.
Нужно сделать выбор ниток, которыми будет прошнурована книга. Это важный момент. Если прошивка будет грубая, пользоваться журналом при заполнении будет неудобно. Тонкие нитки придется соединять в несколько слоев, чтобы шов соответствовал требованиям к прошивке документации. Специалисты делопроизводства обычно выбирают банковский шпагат или специальную нить категории ЛШ 210.
Все предъявляемые требования опираются на законодательную нормативную основу, которая отражена в Правилах, утверждённых на самом высоком правительственном уровне.
Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.
Нитки должны быть особыми и отличаться усиленной прочностью и пластичностью. Идеальным вариантом станет суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она достаточно мягкая и прочная, а в прошивке документов на практике зарекомендовала себя в качестве самого эффективного материала.
В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).
Если же работник предоставил кадровику трудовую книжку с вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, регистрации подлежит только трудовая книжка (такой вкладыш в книге учета трудовых книжек не отмечается).
Как опломбировать книгу учета трудовых книжек
Государственным стандартом не определены главные правила прошивки книг учета, и все кадровые сотрудники пользуются стандартной процедурой.
- Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц). Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали.
- После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить к самой прошивке. Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз.
- По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки.
- Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета листом бумаги с последующим нанесением на него заверительной надписи.
Номер ставится на тех листах, которые прошиты. Если обложка журнала не прошита, то нумерацию начинайте с первого прошитого листа.
Постановлением Правительства еще в 2003 году было определено, что ведение книги учета движения трудовых книжек является обязательным для любой организации. Несоблюдение данного правила будет расценено контролирующими органами как нарушение основных норм законодательства.
Преимущество на данный момент в том, что каких-либо изменений в правила заполнения не вносится и поэтому многие годы они остаются прежними.
Работодатель может пойти навстречу работнику и выдать документ. На практике выписку испрашивают судебные органы, разбирающие спорные вопросы с увольнениями. Среди сведений выписки указываются:
- Реквизиты предприятия.
- Данные, связанные с учетом трудовой книжки конкретного лица.
Данные пломбы имеют уникальные номера, которые присваиваются промышленным способом в процессе их производства.
Как сделать запись о дубликате? Выдача дубликата трудовой книжки взамен утерянной формы производится по аналогии с оформлением документа для работника первого места трудоустройства.
Дальше необходимо сделать отверстия для продевания нити. Используют дырокол или шило. Выбор зависит от предпочтений кадровика. Особых требований к количеству отверстий для прошивки нет. Можно сделать три или два прокола. Но они должны быть на левых полях книги и расположены на расстоянии 3 см друг от друга. Остается только прошить правильно все страницы и зафиксировать концы нитей.
Несмотря на отсутствие четкого определения в законодательстве, под учетом движения трудовых книжек в организации (предприятии) на практике понимаются:
- регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
- регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
- фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
- отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.
Книга учета трудовых книжек – это обыкновенный рабочий журнал, который не отличается по существу от других таких же журналов, как, например, журнал учета первичных средств пожаротушения. Однако работодатель обязан не просто вести, но и длительно хранить этот документ, поскольку его отсутствие грозит серьезными штрафами.
Действующим законодательством предусмотрена обязанность работодателя вести книгу по учету движения трудовых книжек, а также установлены требования по ее оформлению. Приходно-расчетная книга по учету бланков трудовых книжек, их дубликатов и вкладышей в них должна храниться в пронумерованном и прошнурованном виде.
Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек
Если воспользуетесь лаком, срежьте его сразу же после завершения прошивки. После того как всё подготовлено надлежащим образом, можно прошивать журнал. Делается это слева, на полях журнала, следующим образом:
- Шилом пробиваются 3 отверстия на одинаковом друг от друга расстоянии, начиная от середины листа. Стандарта в расстоянии между швами не предусмотрено, наиболее удобно будет отступить по 5-7 сантиметров в стороны от центрального отверстия.
- Нить должна быть введена со стороны задней части обложки и вытягиваться наперёд через 2 крайних отверстия.
- Аккуратно вытянув концы нити наперёд, выровняйте и соедините их.
После того, как была рассмотрена процедура по прошивке книги учета трудовых книжек, следует подробнее рассказать об оформлении листа, которым закрепляются концы нитки.
В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.
Согласно данному стандарту к пломбировочным устройствам относятся одноразовые персонально идентифицируемые устройства. Они предназначены для защиты объекта от несанкционированного доступа посредством индикации вмешательства, а также для сдерживания от проникновения. Эти задачи определены положением о защите персональных данных сотрудников.
Дальше кадровик вручную указывает на наклейке количество страниц в документе цифрами и прописью. На этом процедура прошивки книги завершена. Остается правильно заполнить титульный лист и внести информацию о трудовых книжках всех сотрудников.