Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расходы на канцтовары». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Минфин России в Письме от 27 октября 2010 г. N 03-11-11/284 «О порядке списания сырья и материалов в производство» разрешил «упрощенцам» учитывать расходы на сырье и материалы в момент погашения задолженности путем списания денег с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы либо в момент погашения долга иным способом.
Это разовая ситуация. Поэтому покупайте, ради Бога, своим руководителям дорогие письменные приборы, но сумма лимита на канцтовары тут ни при чем.
Можно сильно заморочиться этим вопросом и установить оргтехнику, которая будет считать количество фактически израсходованных листов, и даже по отделам, но будьте готовы, что стоимость такой оргтехники и стоимость расходных материалов к ней никогда не окупят ваше стремление сэкономить на бумаге.
Содержание:
Как сэкономить на канцтоварах?
Ведь обосновывая потребность в канцтоварах перед своим руководителем, сотрудник не имеет возможности «придумать» задачи, для которых ему что-то понадобилось.
Это не значит, что руководитель сам должен заниматься сбором и обобщением заявок от сотрудников, для этого он может назначить ответственного исполнителя. Однако подчиненные должны знать, что все их запросы будут проверены руководителем, который либо согласится с ними, ибо отклонит.
Оплата за канцтовары может быть осуществлена как безналичным путем, так и за наличный расчет, в том числе в розничных магазинах.
На основании акта расхода производится списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы).
Подтверждающие документы нужны всем без исключения. В том числе и организациям на упрощенке. Как и компании на общей системе, они ориентируются на пункт 1 статьи 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
При этом в строке 5 счета-фактуры должны быть указаны порядковый номер чека и дата покупки (Письмо УФНС по г. Москве от 04.11.2004 N 24-11/71008).
Сумма лимита на канцтовары должна быть адекватной. Она не должна быть завышена, но и не должна быть занижена. Если вы под напором сотрудников завысите лимит, то будете каждый раз не только тратить больше денег, но и спровоцируете ситуацию, когда канцтовары будут в избытке и их начнут просто «таскать» из офиса.
Можно порекомендовать требовать от поставщика (розничного магазина) оформления счета-фактуры, ведь без этого документа можно столкнуться с нежеланием налоговых органов признать право компании на вычет НДС, даже если в кассовом чеке сумма НДС выделена отдельной строкой.
Канцелярку выдали на весь отдел? Пусть в графе «Получил» распишется начальник отдела. Товары вручали сотрудникам персонифицированно? Придется собирать подпись каждого.
Для типовых канцтоваров (таких как бумага, ручки, папки, листки для записей и т.д.) нормы расходования обычно получают эмпирическим путем, анализируя расход канцтоваров за достаточно длительный период времени, оптимально не менее года.
Организация (общий режим налогообложения) приобретает хозяйственные товары (моющие средства, туалетная бумага, мыло и так далее), канцелярские товары, материалы для текущего ремонта основных средств, несет расходы по заправке картриджа. Как учесть данные расходы в бухгалтерском и налоговом учете?
Коснемся еще одной проблемы. Часто в товарных чеках, которые прилагает подотчетное лицо в качестве оправдания своих трат, отсутствует расшифровка приобретенных канцтоваров по наименованиям. Бухгалтеры принимают такой документ к учету, забыв о требованиях ПБУ 5/01.
Арбитражная практика также свидетельствует о том, что расходы организации на приобретение предметов личной гигиены и бытовой химии являются обоснованными (постановления ФАС Московского округа от 27.12.2006 N КА-А40/12681-06, ФАС Поволжского округа от 03.07.2007 N А65-20634/06 и от 02.11.2004 N А55-17257/03-29).
Что относится к канцтоварам в бухучете
Есть и другой вариант. Не составляйте отдельный приходный ордер. Вместо него на накладную поставьте штамп и заверьте его подписью МОЛ.
Окончательное решение о том, куда отнести те или иные канцтовары, вы должны принять самостоятельно.
Есть вариант, когда канцелярские товары по накладной поставщика приходуются «по штукам». Тогда в приходном ордере М-4 указывают: «Канцтовары в количестве 30 штук».
Канцтовары нужно включить в состав материальных запасов. Об этом прямо сказано в пункте 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Предлагают бухгалтеры и вариант, при котором «канцелярка» учитывается, минуя счет учета материальных ценностей, и сразу передается в эксплуатацию. При этом в учете формируется запись по дебету учета затрат (26, 44) и кредиту счета расчетов (60, 76).
Несмотря на все больший сдвиг в сторону безбумажного документооборота, до сих пор верным спутником администрации, да и бухгалтерии в том числе, являются бумага, ручки, папки для бумаг многое другое. В связи с этим в учете возникает особый вид затрат – расходы на канцтовары.
Законодательная база и проводки
В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.
Как гласит п. 49 Методических указаний по учету МПЗ, приемку и оприходование канцелярских товаров оформляют приходным ордером по форме N М-4. Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма N М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер.
При анализе стоит обращать внимание на следующее:
- какова динамика расходования канцтоваров каждого наименования и/или группы и с чем это связано
- насколько существенна разница в расходовании канцтоваров по разным отделам и чем это вызвано
Данный порядок должен быть прописан либо отдельным приказом, либо закреплен в учетной политике предприятия.
Покупка канцтоваров осуществляется как в безналичной форме, так и за наличный расчет (в этом случае деньги на покупку выдаются под отчет).
Кроме авансового отчета, подотчетное лицо согласно п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов <5> должно представить оправдательные документы, подтверждающие покупку (счета и чеки магазинов, квитанцию к приходному кассовому ордеру).
Хотя объективных причин превышения факта над планом, если речь идет о канцтоварах, может быть только 2 и о них чуть ниже.
Кроме того, в соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ. При этом НК РФ не уточняет, что понимается под обеспечением нормальных условий труда и какие затраты относятся к такому обеспечению.
С учетом предъявляемых п. 1 ст. 252 НК РФ требований документально подтвердить расходы организации на приобретение предметов бытовой химии и личной гигиены можно, например, при наличии требования-накладной (форма М-11), акта списания материалов.
В общем случае организации вправе принять к вычету суммы НДС, предъявленные продавцами товаров (работ, услуг), на основании п. п. 1, 2 ст. 171 Налогового кодекса РФ в порядке, установленном п. 1 ст. 172 НК РФ.
Но повторю, это рискованно. Общая сумма без расшифровки не устроит налоговиков. Они могут оспорить расходы.
N 129-ФЗ), за исключением учета основных средств и нематериальных активов. Поэтому приобретение и списание в производство канцелярских товаров не отражаются на счетах бухгалтерского учета. Для целей исчисления единого налога расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Приобретение через подотчетных лиц
Расходы на приобретение канцтоваров оплачивайте по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».
Приобретение канцелярских товаров возможно как по безналичному расчету, так и в порядке расчетов наличными через подотчетных лиц.
Можно ли принять к вычету НДС, если нет счета-фактуры, но сумма налога указана в кассовом чеке? Ответ – да. Но возможно, что вычет придется отстаивать. Минфин считает, что чек не заменяет счет-фактуру. Поэтому при покупке в розницу компания останется без вычета (письма от 3 августа 2010 г. № 03-07-11/335, от 15 июня 2010 г. № 03-07-11/252). При таком варианте есть дополнительная неприятность. В бухгалтерском законодательстве и Налоговом кодексе понятие канцелярских принадлежностей не раскрывается.
Суммы НДС, уплаченные поставщику при приобретении канцтоваров, стоимость которых подлежит включению в состав расходов в соответствии со ст. ст. 346.16 и 346.17 НК РФ, также включаются в состав расходов на основании пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом сумма НДС, уплаченная организацией поставщику канцтоваров, отражается отдельной строкой в гр. 5 разд.
Расходование канцтоваров зависит от специфики деятельности как компании, так и отдела. Например, бухгалтерии и юридическому отделу обычно нужно больше бумаги, чем IT-отделу и службе безопасности. Хотя многое зависит от вида деятельности компании.
Налог на добавленную стоимость по приобретенным канцтоварам отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счетов 71 или 60. Принять налог к вычету предприятие имеет право после постановки на учет товаров, при наличии счета-фактуры контрагента и первичных документов (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Отдельные вопросы по учету канцелярских товаров (зарипова м.)
Учет канцтоваров должен быть организован в соответствии с Инструкцией о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 17.07.2007 № 114 (далее — Инструкция № 114), которая является основным общеотраслевым документом по учету материалов.
Журнал регистрации въезда/выезда автотранспорта твердый переплет, обложка бумвинил тиснение золото, блок офсет… В бухучете затраты на приобретение канцтоваров, отражайте на счете 106.01 «Вложения в основные средства» (п. 130 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).