Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила регистрации исходящих писем в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Только приходится сожалеть, что такая разветвленная сеть, которая есть у этого государственного предприятия, такая марка, созданная не сегодня, уступает на рынке почтовых услуг молодым и часто западным компаниям. Отстает она по таким важным показателям, как культура обслуживания и технологии работы.
Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).
Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.
Содержание:
Обработка входящей корреспонденции
В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.
Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.
Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе «Корреспондент» указывается название организации, в которую направляется документ.
При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. При регистрации простой корреспонденции, по журналу, номер присваивается в рамках одного года- с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1.
Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству.
Конверты обычно не сохраняют. Исключения:
- адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
- не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
- если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.
Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления на подпись руководителю проставляет на нем индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа (включает в себя индекс раздела и номер дела в пределах данного раздела), например № 5-14. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию.
Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения.
Совет 1: Как оформлять исходящую документацию
Исходящие документы оформляются на бланке организации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.12 и подписываются теми лицами, должность которых указана на бланке. Если письмо подписывает лицо, временно исполняющее обязанности, реквизит «Подпись» должен содержать точное наименование его должности, например «Исполняющий обязанности руководителя», и фамилию лица, поставившего подпись на документе.
Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать. Автоматизированная форма Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере.
Центральный телеграф запустил систему «Федеральная сеть документальных сообщений (ФСДС). Она позволит передавать короткие сообщения и большие объемы информации, включая изображения.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.
Техническое решение основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами».
Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.
Решение имеет смысл использовать в случаях, когда компания не использует рекомендации ГСДОУ для ведения делопроизводства и штатный модуль «Классическое делопроизводство» является функционально избыточным, а его модификация трудозатратной.
В таком случае не следует исправлять номера уже зарегистрированных документов. Просто для внесения ясности в журнале, в том месте, где пропущены номера, делается соответствующая запись, которая скрепляется подписью ответственного сотрудника и печатью.
Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.
Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления на подпись руководителю проставляет на нем индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа (включает в себя индекс раздела и номер дела в пределах данного раздела), например №5-14. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию.
В первом случае исходящим номером будет являться входящий номер, полученный при первичной регистрации, во втором – самостоятельный номер, присваиваемый в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой дел организации.
Учитывая большой объем исходящей корреспонденции в судах общей юрисдикции, с целью установления принадлежности названного уведомления к конкретному делу на бланке уведомления о вручении размещается необходимая судам дополнительная информация в виде номера дела, даты и времени его рассмотрения.
Подготовьте проект документа. Исходящие письма могут быть инициативными и ответными. В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу. Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу.
Если к исходящему документу имеются приложения, перечислите их после основного текста, например: «Приложение на 3 л. в 1 экз.». В самом низу последней страницы текста должен быть указан составитель документа. Как правило, автор письма печатает свою фамилию, инициалы и рабочий телефон мельче основного шрифта.
Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.
Входящий документ может передать сотрудник, вернувшийся из командировки, или человек, который обратился в организацию с заявлением, жалобой или просьбой.
Входящие документы распаковывают, проверяют на читаемость и целостность, наличие всех приложений, указанных в сопроводительных письмах. Если в сопроводительном письме не указана дата регистрации или адрес отправителя, конверт не уничтожают. Его нужно подколоть к документу.
Делопроизводство от а до я. работа с исходящей корреспонденцией
На небольших предприятиях входящая корреспонденция после сортировки передается руководителю, который расписывает ее по исполнителям. На крупных предприятиях полученные документы распределяются по лицам, назначенным ответственными за то или иное направление деятельности. Они получают корреспонденцию по своей тематике и затем расписывают ее по исполнителям.
Прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа.
Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое.
Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах. Помните, был такой советский фильм – «Дипкурьер».
На первом этапе, сотрудник, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции (например, секретарь приемной), в справочнике «Входящая корреспонденция» создает новую запись. В качестве адресата есть возможность указать: работника, подразделение, бизнес-юнит или установить «Неизвестно», если адресата невозможно определить, не распечатывая конверт.
Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?
Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.
Правила регистрации исходящих писем в организации
Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию.
Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил.
Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.
Согласуйте письмо с должностными лицами, принимающими в вашей организации решения по какому-либо направлению.
Регистрация входящей корреспонденции
Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости.
Далее при помощи сканера Штрихкодов, который также расположен на на месте регистрации/ресепшене, считывает ШК с конвертов и нажимает кнопку «Получить».