Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление акта приема-передачи дел и документов образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Акт приема-передачи документов является официальным видом документации и составляется в случае передачи ценных бумаг одной стороной другой. Это неотъемлемое сопровождающее приложение любого составленного контрагентами договора.
Подобный акт приема и передачи – это неотъемлемая часть любого договора заключаемого между контрагентами. Инициатором составления данного акта является организация, нуждающаяся в определенных документах.
Переход квартиры к новому владельцу должен сопровождаться приложением ключей и пакету документов к ней. Последние необходимо предоставить в службу государственной регистрации жилой недвижимости.
Содержание:
Что такое акт приема-передачи документов?
Требования, которые мы описали выше, имеют общий характер и фактически применяются для всех актов приема-передачи документов. Если вы делаете акт приема-передачи бухгалтерских документов, то следует указать еще ряд специальных реквизитов. В частности, что все документы пронумерованы, прошиты и скреплены печатью. Такие же требования применяются и к документам кадровиков.
Данный бланк может заполняться и в случае передачи документации между физическими лицами. В таком случае вместо полного названия юрлица указывают паспортные данные сторон, а подписи не заверяются печатью ввиду их отсутствия.
Акт приема-передачи оборудования является документом, который подтверждает факт передачи либо продажи какого-либо оборудования для введения его в монтаж или в эксплуатацию.
Простой образец акта приема передачи документов
Акт приема-передачи автомобиля является официальным документом подтверждающим факт передачи от одного лица транспортного средства другому. Данный акт идет как дополнение к договору аренды либо купли-продажи автомобиля.
Акт передачи документов имеет особое значение, так как этот бланк одновременно является описью передачи особо важных и ценных бумаг, что требует предельного внимания при его формировании.
Часто возникает необходимость составления акта приема-передачи между физическими лицами внутри организации. Это происходит всегда, например, при вступлении в должность нового директора, главного бухгалтера или материально ответственного лица. Эти процедуры достаточно сложны. Смысл составления подобных актов заключается в разграничении ответственности нового и старого работника.
Для чтения зарегистрируйтесь и получите полный доступ ко всем материалам раздела «Типовые ситуации» на 1 месяц.
В некоторых случаях для приема-передачи приказом назначается комиссия (в нее входят не менее трех человек). В этом случае в акте необходимо перечислить в алфавитном порядке всех членов комиссии с указанием ФИО и должностей, председатель обязательно выделяется. Подписать акт в этом случае должны все члены комиссии именно в той последовательности, в какой они указаны в тексте.
Для более упрощенного формирования акта можно использовать фирменный бланк предприятия, где уже имеется шапочка с основными реквизитами.
Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.
Документы создаются в различной форме (бумажной или электронной), но всегда факт их передачи от одной инстанции к другой фиксируется.
В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:
- учредительные (регистрационные) документы;
- первичка;
- лицензии и разрешительные документы;
- доверенности;
- международные соглашения.
Чтобы качественно выполнить опись документов, лучше в акте приема-передачи составить таблицу с колонками для нумерации, названия, описания.
Акт приема-передачи — внешний или внутренний первичный документ, может оформляться между юридическими лицами и сотрудниками одного предприятия. Законодательно утвержденного порядка и формы не существует, но на практике чаще всего документы этого вида оформляются. Иногда создается комиссия, которая присутствует при передаче.
Законодателем не предусмотрена форма для приема-передачи бумаг, но на практике акт должен содержать следующие данные:
- Название юридического лица;
- Дата и место формирования бумаги;
- Название документа;
- Основание для его применения;
- Далее идет указание ФИО и должностей лиц, занимающихся передачей дел;
- При наличии приемочной комиссии – ее состав;
- Перечень передаваемых по описи документов с указанием основных их реквизитов;
- Подписи всех участвующих в процессе лиц.
В шапке акта приема-передачи указывается название акта и дата, место его составления, бланк утверждается печатью и подписью руководителя. Далее, прописываются должности, фамилии, имена и отчества сторон, которые передают.
Акт приема-передачи документов нужен затем, чтобы не только формально, но и юридически зарегистрировать передачу документов. Необходим акт, чтобы зафиксировать передачу документов из одних рук в другие или из одной организации к другой. Исключительно при наличии акта приема-передачи документов будет возможность доказать факт передачи.
Статьи и советы по делопроизводству и архивному делу, работе секретаря и помощника. Шаблоны документов, подарки и акции.
Несмотря на то, что в российских законах нет утвержденной единой формы документа, следует соблюдать определенные требования при составлении и подписании акта. В противном случае документ будет считаться недействительным и не сможет быть использован в качестве доказательства получения адресатом требуемого документа.
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере.
Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Назначается комиссия или приглашается независимый аудитор. Перечень оформляется в виде таблицы, результаты проверки отражаются в акте. Один экземпляр получает бывший главбух, второй – новый.
Акт приема-передачи документов при смене директора — правовой документ, формируемый в рамках корпоративных отношений. Рассмотрим, в каких случаях он составляется и в какой структуре может быть представлен.
Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации.
Как составить акт приема-передачи дел другому лицу?
Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.
Во всех остальных случаях передавать фирму руководителями из рук в руки следует, опираясь на соответствующие положения Устава предприятия.
Единого бланка или формы акта приема-передачи автомобиля нет, так как такая форма официально не утверждена законодательством.
На таком собрании решают, кто может принять дела, и издают приказ о сдаче-приемке, устанавливая состав комиссии и закрепляя за лицом, которому доверили выступать представителем ООО в процедуре приемки дел, право осуществить эту приемку и составить акт. Оговариваются сроки, когда акт должен быть готов, а увольняющийся директор может получить полный и окончательный расчет.
Нормативов законодательства по оформлению нет, за исключением передачи документов в архив (Приказ Росархива от 13.02.2002). Во всех других ситуациях необходимо ориентироваться на ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», в которой установлены правила оформления.
К числу таких требований можно отнести следующие:
- акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
- до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум имущества и денежных средств [в кассе и на расчетном счете] и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
- сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).
Мы, нижеподписавшиеся представители Заказчика ЗАО «Агростиль», в лице главного инженера Самойленко Сергея Петровича и Исполнителя, в лице заведующего отделом новых технологий Бурмистрова Ивана Ивановича свидетельствуем, что работы по договору №45 от 10 июля 2016 года выполнены в полном объеме, согласно договору и техдокументация по выпуску нового удобрения «Химэкол» передана Заказчику.
Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — составляемый в произвольной форме перед сменой главного бухгалтера документ. Требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.
Практика же доказывает необходимость сдачи компании и ее клейнодов, а также бумаг от прежнего руководства новому, по старинке – с оформлением акта. Срок этого процесса диктуется ТК РФ.
Создание такого акта, очень трудоемкая работа, особенно если предприятие большое. В таком случае каждый отдел готовит вставочку в общий акт с перечнем тех или иных документов, печатей и прочих ценностей, которые передаются от одного человека к другому.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
Образец акта приема передачи документации
Акт приема-передачи документов предназначен для оформления процедуры отправки значимой документации согласно определенному перечню. Данный бланк служит вариантом подтверждения получения определенным лицом определенного документа.
Основная часть акта приема-передачи состоит из самого перечня, который чаще всего оформляется в виде таблицы. Каждая строка должна быть пронумерованной, указывается количество листов или папок. В отдельной графе пишут, за какие годы собраны документы в перечне. Пустую графу нужно оставить для примечаний, там уточняются недостающие папки и данные, прочие нюансы.
Если процесс не зафиксирован, информация может потеряться, бумага – повредиться, а виновника определить будет невозможно. Акты создаются с целью документально подтвердить факт перехода ответственности от одного лица к другому, чтобы избежать споров. Подписи свидетельствуют об отсутствии претензий у сторон на определенный момент.