Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заверять копии». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Копии документов могут потребоваться вам для предоставления в налоговые органы и во внебюджетные фонды, при оформлении гражданско-правовых сделок, а также для предъявления в суды и т.п.
Теперь перейдем к вопросу о том, как заверить копию документа в организации, которое его выдало (или просто хранит оригинал документа). Например, копию трудовой книжки можно заверить в отделе кадров организации, работником которой вы являетесь.
Содержание:
Как правильно заверить копию документа в организации?
Нотариусы, должностные лица органов местного самоуправления, совершающие нотариальные действия, свидетельствуют верность копий документов, выданных предприятиями, учреждениями и организациями, при условии, что эти документы не противоречат закону, имеют юридическое значение и свидетельствование верности их копий не запрещено законом.
Скреплять листы необходимо в обязательном порядке. Недопустим вариант с проставлением на каждой странице документа (с большим количеством страниц) отметки «ВЕРНО».
В соответствии с п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Однако подобные бумаги не будут иметь необходимой юридической силы до тех пор, пока вы их соответствующим образом не заверите.
Данный реквизит содержит в себе: слово «Верно» (пишется с прописной буквы), наименование должностного положения, а также личную подпись того лица, которым была заверена копия.
Почти у каждого из нас появляется ситуация, когда необходимо предоставлять документацию, заверенную определенным способом. Определенные органы требуют заверения каждого документа должностных лиц. Без выполнения подобных отметок бывает невозможным осуществление некоторых действий.
В некоторых случаях работнику, занимающемуся подготовкой дубликатов, необязательно скреплять все отксерокопированные страницы. Действующие нормативы разрешают руководству компании ставить специальные отметки на каждой из страниц, подтверждающие сходство с оригинальным экземпляром.
При этом разрешение от сторонних организаций не требуется в случаях разрешения вопросов, связанных с приемом граждан на работу, а также при оформлении личных дел на сотрудников, работающих в организации. В копии, которая была снята с оригинального документа, должны быть воспроизведены все реквизиты этого документа.
При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными. Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить «копия верна», подпись и печать: М.П. Копия верна (оттиск штампа или слова вручную) Генеральный директор Подпись А. А.
Как правильно заверить копию документа?
Для ответа на данный вопрос давайте определимся с некоторыми понятиями, которыми необходимо знать и понимать отличия между ними. Для этого нам предстоит ответить на вопросы: что такое копия документа?
Также вам поможет нотариус. К сожалению, не во всех случаях достаточно лишь заверения копий документов должностными лицами организации. В специально оговоренных случаях законодательством предусмотрен нотариальный порядок заверения копий документов.
Если в нормативном документе прямо не указывается необходимость предоставления нотариально заверенных копий, их подлинность вы можете заверить самостоятельно.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, в учреждении, организации. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Если копия на нескольких листах, заверить можно каждый из них по отдельности или прошить и пронумеровать листы и в заверяющей надписи указать: «Копия на 3 листах верна».
В любом случае копии любых бумаг могут удостоверять нотариусы, к которым требуется обращаться, если существует сомнение, что данный документ может быть заверен в организации.
Как заверить копию документа самостоятельно
Согласно сообщению, вместе с заявлением о государственной регистрации прав и их отягощений в бумажной форме подаются оригиналы документов, необходимые для этого и их копии, заверенные в установленном порядке.
Заявитель вместе с заявлением о госрегистрации подает органу государственной регистрации прав, нотариусу необходимые документы, определенные Порядком, их копии, а также документ, подтверждающий внесение платы за предоставление выписки из Государственного реестра прав, и документ об уплате государственной пошлины.
Гражданину это необходимо когда:
- ему требуется поступить на учебу или устроиться на работу, ему понадобится копия диплома или трудовой.
- нужно оформить льготу или пособие;
- при вступлении в наследство;
- при заключении договора купли-продажи объекта недвижимости.
Обязательно следует скрепить все листы в соответствии с нумерацией документа, сшиваются они железной скобой или нитью. Место соединения располагается в той зоне, где отсутствует текст.
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности.
Кем в соответствии с законом заверяются копии документов
Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для того, чтобы заверить копию документа у нотариуса, обратитесь в нотариальную контору. Копию документа можно изготовить самостоятельно (дома, в типографии и т.д.), либо в самой нотариальной конторе. Не забудьте взять с собой копию документа, удостоверяющего личность.
Итак, давайте более детально рассмотрим, каким образом производится заверение копии документа на основании действующих норм и правил делопроизводства.
В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа. Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ.
Как заверить копию документа у нотариуса
Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.
После того как документация прошита нужно проставить сквозную нумерацию (обычно номера страниц ставятся либо внизу в центре, либо в правом углу).
Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.).
Очень часто при совершении каких-либо сделок или оформлении справок, свидетельств и пр. требуется предоставить копии каких-либо документов, поскольку их оригиналы хранятся у владельца в единственном экземпляре. Но, чтобы копии имели какую-то юридическую силу, они должны быть заверены в соответствии с установленными нормами и правилами.
Кто имеет право заверять бумаги
Для ответа на данный вопрос давайте определимся с некоторыми понятиями, которыми необходимо знать и понимать отличия между ними. Для этого нам предстоит ответить на вопросы: что такое копия документа? что такое заверенная копия документа? в чем отличие копии документа от заверенной копии документа?
В зависимости от случая различают обычное и нотариальное заверение. Так, чтобы выдать работнику копию трудовой книжки достаточно обычного, однако, при участие в тендере часто требуется нотариальное заверение документации. При заверении у нотариуса организация обязана заплатить пошлину, а также подождать какое-то время пока нотариус совершить данную процедуру.
Правильное заверение ксерокопий документа означает присутствие всех реквизитов, определенных законодательно.
В то же время если такая бумага рассчитана на использование на самом предприятии, упоминать данный факт не требуется.
Заверение иностранной документации для отправки в зарубежные страны
После того как вы приклеили стикер, выполните действия по проставлению необходимых для заверения реквизитов. Как правило, подписи и надписи типа «Копия верна» ставятся около стикера, печать же организации обязательно должна заходить на него.
Проставят реквизиты на бумагу у нотариуса вам не сразу. Как правило, в нотариальных конторах длинные очереди, более того, после того, как вы передадите сотруднику конторы бумаги, вам нужно будет подождать какое-то время пока над документом совершат все необходимые сверяющие и фиксирующие действия.
Органы контроля имеют законные основания для отказа в приеме неверно составленных бумаг. В большинстве вышеперечисленных случаев, достаточно предоставить органам контроля качественную ксерокопию.
Действующие законы предоставляют предпринимателям правило на выдачу дубликатов кадровых документов. Большинство копий, изготовленных организацией, используются для последующей передачи органам контроля. Некоторые из таких бланков необходимо заверять в нотариальной конторе. Многие начинающие бизнесмены часто задают вопросы, касаемо правильной заверки документов.
Помимо этого для документа, который оформляется для посторонней организации, требуется указать, где хранится подлинник. Основным способом заверения копии документа является его нотариальное удостоверение, помимо этого заверить копию документа возможно в организации, которая непосредственно выдала оригинал документа.